Στην επαγγελματική σας ζωή το email είναι ίσως ένα από τα πιο σημαντικά μέσα επικοινωνίας. Το κάνεις σε καθημερινή βάση και αν είσαι κάτι σαν εμένα, πνίγεσαι σε αυτό.

Σίγουρα, μπορείτε να αφιερώσετε μια συγκεκριμένη ώρα ή δύο την ημέρα ειδικά στη διαχείριση του email σας. Αλλά αν αφιερώνετε 10 λεπτά ή περισσότερο σε κάθε απάντηση, το email σύντομα θα καταλαμβάνει ολόκληρη την ημέρα σας – και η απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων Gmail δεν πρόκειται να σας σώσει.

Γι' αυτό είναι απαραίτητο να μάθετε να γράφετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν απαντήσεις ΚΑΙ^(AND) δεν χρειάζονται περισσότερα από λίγα λεπτά για να τα γράψετε. Ευτυχώς, σήμερα δεν χρειάζεται να είσαι σπουδαίος συγγραφέας ή γκουρού παραγωγικότητας για να το πετύχεις αυτό. Το παν είναι να βρεις τη σωστή στρατηγική και ένα σύνολο εργαλείων για να την ακολουθήσεις. 

Ρύθμιση προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Κανονισμένες απαντήσεις)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Η δημιουργία προτύπων email είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο για όσους λαμβάνουν συχνά τις ίδιες ερωτήσεις ή σχόλια μέσω email. Αφιερώστε μια μέρα για να ρυθμίσετε τις κανονικές απαντήσεις και δεν θα χρειάζεται πλέον να γράφετε τις ίδιες απαντήσεις δέκα φορές την ημέρα. Τόσο το Gmail όσο και το Outlook διαθέτουν αυτήν τη δυνατότητα, η οποία θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυτοματοποιήσετε το email σας δωρεάν. 

Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε επαγγελματικά πρότυπα email στο Gmail με λίγα μόνο κλικ:

• Αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι και επιλέξτε Ρυθμίσεις^(Settings) .
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Advanced και κάντε κλικ στο Enable δίπλα στην επιλογή Templates . Κάντε κύλιση^(Scroll) προς τα κάτω στο κάτω μέρος της σελίδας για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

• Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε στα δικά σας πρότυπα email. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αποθηκεύσετε σε ένα νέο email. Στη συνέχεια, κάντε κλικ σε τρεις κάθετες κουκκίδες κάτω δεξιά και επιλέξτε Πρότυπα^(Templates) για να αποθηκεύσετε το πρόχειρό σας ως πρότυπο. 

Μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα για απαντήσεις που περιέχουν μεγάλες παραγράφους καθώς και γρήγορες απαντήσεις 2-3 προτάσεων. Θα εκπλαγείτε με το πόσο χρόνο θα σας εξοικονομήσουν στο μέλλον. 

Δικτύωση email^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Σε περίπτωση που το πρόβλημά σας δεν είναι η χρήση των προτύπων email αλλά η δημιουργία τους, δώστε μια ευκαιρία στο Networking Emails . Είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο με δεκάδες πρότυπα email που μπορούν να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε το επαγγελματικό σας δίκτυο. 

Δημιουργήθηκε από το Resume Worded , το Networking Emails είναι ένας εξαιρετικός πόρος για τη βελτιστοποίηση της επικοινωνίας σας. Μερικά παραδείγματα των προτύπων που προσφέρουν περιλαμβάνουν ψυχρές/θερμές εισαγωγές, παρακολούθηση με κάποιον που δεν ανταποκρίνεται, ακόμη και γραπτές ευχαριστίες. 

Κάθε πρότυπο συνοδεύεται επίσης με χρήσιμες συμβουλές και προτάσεις που μπορούν να βελτιώσουν περαιτέρω την επικοινωνία σας με τον παραλήπτη. 

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί αναζήτησης ή να περιηγηθείτε στη λίστα για να βρείτε το σωστό email. Στη συνέχεια, το μόνο που μένει να κάνετε είναι να το κάνετε αντιγραφή-επικόλληση στο πλαίσιο μηνύματός σας και να αλλάξετε μερικές λεπτομέρειες. 

Word Counter Plus

Εάν είστε κάποιος που γράφει περισσότερα από 10 email την ημέρα, είναι απαραίτητο να κρατάτε μερικά από αυτά σύντομα και γλυκά. Επομένως, εάν καταλήγετε συχνά με πολύ μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο μέτρησης λέξεων για να σταματήσετε τον εαυτό σας. Μια επέκταση Chrome Word Counter Plus μπορεί να κάνει τη δουλειά για εσάς. 

Επισημάνετε^(Highlight) το κείμενο στο email σας και λάβετε τον αριθμό των λέξεων και των χαρακτήρων που χρησιμοποιήσατε με ένα κλικ. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεχίσετε είτε να συνεχίσετε να γράφετε το email σας είτε να το ολοκληρώσετε πριν γίνει διμερές. 

Σχέδιο Χάρτη^{(DraftMap)(DraftMap)}

Μπορείτε να βρείτε πολλά εξαιρετικά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράφετε καλύτερα και έτσι να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στη διόρθωση και την επανεγγραφή των email σας. Το DraftMap^(DraftMap) είναι ένα από αυτά. Σκεφτείτε Grammarly ή Hemingway , καθώς επίσης ελέγχει για περιττή επανάληψη λέξεων και σας βοηθά να τηρείτε ένα στυλ γραφής. 

Αυτή η επέκταση Chrome σάς δίνει προτάσεις σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα γραπτά σας που είναι χρωματικά κωδικοποιημένες. Θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τη χρήση παθητικής φωνής, τυπογραφικά λάθη, κλισέ, καθώς και συμβουλές σχετικά με την αναγνωσιμότητα του email σας. Όλες οι προτάσεις βασίζονται στους κανόνες γραφής του Έρνεστ Χέμινγουεϊ. Το DraftMap^(DraftMap) είναι ιδιαίτερα βολικό, καθώς όλες οι διαδικασίες συμβαίνουν ακριβώς μέσα στο πλαίσιο σύνθεσης email.

Μην ανησυχείτε αν εξακολουθείτε να έχετε επισημασμένες λέξεις αφού ολοκληρώσετε την επεξεργασία του email σας. Ο παραλήπτης δεν θα δει τα χρώματα, οι προτάσεις είναι ορατές μόνο σε εσάς. 

Το email σας θα μπορούσε να είναι καλύτερο^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Το email σας θα μπορούσε να είναι καλύτερο^(Better) είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνετε στη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκπαιδεύοντας τους πάντες σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Όταν συντάσσετε ένα επαγγελματικό email ακολουθείτε ορισμένους κανόνες. Όπως να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας έχει σαφή γραμμή θέματος ή να αφήσετε τα περιττά συνημμένα. Θα εκπλαγείτε από το πόσο συχνά οι άνθρωποι παραβιάζουν αυτούς τους κανόνες, κάτι που τελικά έχει ως αποτέλεσμα και τα δύο μέρη να ξοδεύουν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια. 

Το email σας Could Better^{(Your Email Could Be Better)} έχει μια λίστα με 10 κοινά σφάλματα. Κάθε ένα από τα σημεία συνοδεύεται από μια εξήγηση και παραδείγματα για το πώς να βελτιώσετε το email σας. Αυτό μπορεί να σας φανεί χρήσιμο σε περίπτωση που θέλετε να ενημερώσετε τους συναδέλφους σας σχετικά με αυτούς τους κανόνες, αλλά δεν ξέρετε πώς να το κάνετε. Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας λόγια είτε να τους στείλετε έναν σύνδεσμο προς το email σας Θα μπορούσε να είναι καλύτερα^{(Your Email Could Be Better)} για να επεξηγήσετε την άποψή σας. 

Όλοι ευχόμαστε το email μας να γίνει πλήρως αυτοματοποιημένο και να μην απαιτεί καθόλου προσοχή. Αν και αυτό δεν είναι ακριβώς δυνατό σήμερα, κάθε λίγο βοηθάει. Είτε μειώνετε τη διάρκεια του email σας είτε συγχρονίζετε τον εαυτό σας όταν γράφετε, μόλις θεσπίσετε ορισμένους κανόνες θα παρατηρήσετε τις πρώτες σας βελτιώσεις. 

Αν απλά δεν μπορείτε να σταματήσετε να γράφετε χρονοβόρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως είναι καιρός να εγκαταλείψετε εντελώς τα email. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το Customer Relationship Manager ( CRM ) ή το Slack για να ανταλλάξετε μηνύματα με τους συναδέλφους σας . Αν μη τι άλλο, θα σας βοηθήσει να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στο email. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is рrobаbly one of the most important meanѕ of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Πώς να διορθώσετε ένα σφάλμα εγγραφής δίσκου στο Steam

• Πώς να προγραμματίσετε τα email που θα σταλούν αργότερα

• Πώς να σταματήσετε τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να φτάνουν στα Εισερχόμενά σας

• 3 τρόποι για να τραβήξετε μια φωτογραφία ή ένα βίντεο σε ένα Chromebook

• Πώς να εντοπίσετε λογισμικό παρακολούθησης ή κατασκοπείας υπολογιστή και email

• Πώς να στείλετε ένα ανώνυμο μήνυμα κειμένου που δεν μπορεί να εντοπιστεί σε εσάς

• Πώς να βρείτε αναμνήσεις στο Facebook

• Ο υπολογιστής σας ενεργοποιείται τυχαία μόνος του;

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP στα Φύλλα Google

• Πώς να χωρίσετε την οθόνη σε ένα Chromebook

• Πώς να κάνετε σίγαση σε κάποιον στο Discord

• Τι είναι η λειτουργία Discord Streamer Mode και πώς να τη ρυθμίσετε

• Πώς να κατεβάσετε τα βίντεο Twitch

• OLED vs MicroLED: Πρέπει να περιμένετε;

• Πώς να απενεργοποιήσετε έναν λογαριασμό Facebook αντί να τον διαγράψετε

• Πώς να δημοσιεύσετε ένα άρθρο στο Linkedin (Και οι καλύτερες στιγμές για δημοσίευση)

• Πώς να ανοίξετε ένα αρχείο χωρίς επέκταση

• Πώς να διορθώσετε τον κωδικό σφάλματος 83 της Disney Plus

• Πώς να χωρίσετε ένα κλιπ στο Adobe Premiere Pro

• Μπορείτε να αλλάξετε το όνομά σας στο Twitch; Ναι, αλλά να είστε προσεκτικοί