Ένα σενάριο τι θα γίνει είναι αρκετά εύκολο να γίνει κατανοητό – με απλά λόγια, η ερώτησή σας είναι, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” Στην πιο βασική του μορφή, αυτό είναι που έχει σχεδιαστεί να κάνει το What-If Analysis – προβολές.

Όπως συμβαίνει με όλα τα άλλα στο Excel , αυτή η δυνατότητα είναι ισχυρή. Σας επιτρέπει να εκτελείτε τα πάντα, από σχετικά απλές προβολές What-If έως εξαιρετικά εξελιγμένα σενάρια. Και, όπως συμβαίνει συνήθως με τις δυνατότητες του Excel , δεν υπάρχει περίπτωση να καλύψω όλες τις δυνατότητες σε αυτό το σύντομο σεμινάριο.

Αντίθετα, θα εξετάσουμε τα βασικά σήμερα και θα σας δώσω μερικές σχετικά εύκολες ιδέες What-If για να ξεκινήσετε.

Κάνοντας Βασικές Προβολές^{(Making Basic Projections)}

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε, στα σωστά χέρια, το σωστό σύνολο αριθμών μπορεί να χειριστεί για να πει σχεδόν οτιδήποτε. Αναμφίβολα το έχετε ακούσει αυτό να εκφράζεται με διάφορους τρόπους, όπως Σκουπίδια μέσα, σκουπίδια έξω. ^{(Garbage in, garbage out.)}Ή ίσως οι Προβολές είναι τόσο καλές όσο και οι υποθέσεις τους.^{(Projections are only as good as their presumptions. )}

Το Excel^(Excel) παρέχει πολλούς, πολλούς τρόπους για να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If. Ας δούμε λοιπόν μια αρκετά απλή και απλή μέθοδο προβολής, τους Πίνακες Δεδομένων. ^{(Data Tables.)}Αυτή η μέθοδος σάς δίνει τη δυνατότητα να δείτε πώς η αλλαγή μιας ή δύο μεταβλητών, όπως, ας πούμε, πόσους φόρους πληρώνετε, επηρεάζει τα αποτελέσματα της επιχείρησής σας.

Δύο άλλες σημαντικές έννοιες είναι το Goal Seek και το Excel's Scenario Manager . Με το Goal Seek , προσπαθείτε να προβάλετε τι πρέπει να συμβεί για να επιτύχετε έναν προκαθορισμένο στόχο, όπως, για παράδειγμα, ένα κέρδος εκατομμυρίων δολαρίων, και το Scenario Manager σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τη δική σας συλλογή What-If (και άλλα) σενάρια.

Η μέθοδος των πινάκων δεδομένων – Μία μεταβλητή^{(The Data Tables Method – One Variable)}

Για να ξεκινήσετε, ας δημιουργήσουμε έναν νέο πίνακα και ας ονομάσουμε τα κελιά δεδομένων μας. Γιατί; Λοιπόν, αυτό μας επιτρέπει να χρησιμοποιούμε ονόματα στους τύπους μας, αντί για συντεταγμένες κελιών. Όχι μόνο αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο – πολύ πιο ακριβές και ακριβές – όταν εργάζεστε με μεγάλα τραπέζια, αλλά μερικοί άνθρωποι (συμπεριλαμβανομένου εμένα) το βρίσκουν πιο εύκολο.

Σε κάθε περίπτωση, ας ξεκινήσουμε με μία μεταβλητή και μετά ας προχωρήσουμε σε δύο.

• Ανοίξτε ένα κενό φύλλο εργασίας στο Excel.
• Δημιουργήστε τον παρακάτω απλό πίνακα.

Σημειώστε ότι για να δημιουργήσω τον τίτλο του πίνακα στη σειρά 1^{(Row 1)} , συγχώνευσα τα κελιά A1 και B1. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα δύο κελιά και, στη συνέχεια, στην αρχική^(Home) κορδέλα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος Συγχώνευση & Κέντρο και επιλέξτε ^{(Merge & Center )}Συγχώνευση κελιών^{(Merge Cells)} .

• Εντάξει^(Okay) , τώρα ας ονομάσουμε τα κελιά Β2 και Β3. Κάντε δεξί κλικ στο^{(Right-click)} κελί B2 και επιλέξτε Ορισμός ονόματος^{(Define Name)} για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα .^{(New Name)}

Όπως μπορείτε να δείτε, το New Name^{(New Name)} είναι απλό. Όσον αφορά το αναπτυσσόμενο μενού Πεδίο^(Scope) , αυτό σας επιτρέπει να ονομάσετε το κελί σε σχέση με ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ή απλώς με το ενεργό φύλλο εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, οι προεπιλογές είναι καλές.

• Κάντε κλικ στο OK^(OK) .
• Ονομάστε το κελί B3 Growth_2019 , το οποίο είναι επίσης το προεπιλεγμένο, σε αυτήν την περίπτωση, οπότε κάντε κλικ στο OK^(OK) .
• Μετονομασία κελιού C5 Sales_2019

Τώρα παρατηρήστε ότι εάν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά τα κελιά που ονομάσατε, το όνομα, αντί για τη συντεταγμένη του κελιού, εμφανίζεται στο πλαίσιο Όνομα^(Name) (που περιγράφεται με κόκκινο παρακάτω) στην επάνω αριστερή γωνία πάνω από το φύλλο εργασίας.

Για να δημιουργήσουμε το σενάριο What-If , πρέπει να γράψουμε έναν τύπο στο C5 (τώρα Sales_2019 ). Αυτό το μικρό φύλλο προβολής σάς επιτρέπει να δείτε πόσα χρήματα θα κερδίσετε ανά ποσοστό ανάπτυξης.

Αυτήν τη στιγμή, αυτό το ποσοστό είναι 2. Για να λάβετε διαφορετικές απαντήσεις με βάση τα διαφορετικά ποσοστά ανάπτυξης, όταν ολοκληρώσουμε το υπολογιστικό φύλλο, απλώς θα αλλάξετε την τιμή στο κελί B3 (τώρα, Growth_2019 ). Αλλά προλαβαίνω.

• Εισαγάγετε^(Enter) τον ακόλουθο τύπο στο κελί C5 (που περιγράφεται με κόκκινο χρώμα στην παρακάτω εικόνα):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή του τύπου, θα πρέπει να λάβετε τον προβλεπόμενο αριθμό στο κελί C5. Τώρα μπορείτε να προβάλλετε τις πωλήσεις σας με βάση ένα ποσοστό ανάπτυξης αλλάζοντας απλώς την τιμή στο κελί B3.

Προχωρήστε και δοκιμάστε το. Αλλάξτε την τιμή στο κελί B3 σε 2.25%.Τώρα δοκιμάστε, 5% . Έχεις την ιδέα; Απλό ναι, αλλά μπορείτε να δείτε τις δυνατότητες;

Μέθοδος πίνακα δεδομένων – Δύο μεταβλητές^{(The Data Table Method – Two Variables)}

Δεν θα ήταν υπέροχο να ζεις σε έναν κόσμο όπου όλο το εισόδημά σου είναι κέρδος – δεν έχεις έξοδα! Αλίμονο^(Alas) , αυτό δεν ισχύει. Επομένως, τα υπολογιστικά φύλλα μας What-If δεν είναι πάντα τόσο ρόδινα.

Οι προβλέψεις μας πρέπει επίσης να λαμβάνουν υπόψη τις δαπάνες μας. Με άλλα λόγια, η προβολή σας θα έχει δύο μεταβλητές: έσοδα και έξοδα.

Για να το ρυθμίσουμε, ας ξεκινήσουμε προσθέτοντας μια άλλη μεταβλητή στο υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήσαμε νωρίτερα.

• Κάντε κλικ στο κελί A4 και πληκτρολογήστε Expenses 2019 , ως εξής:

• Τύπος 10.00% στο κελί B4.
• Κάντε δεξί κλικ στο κελί C4 και επιλέξτε Ορισμός ονόματος^{(Define Name)} από το αναδυόμενο μενού.
• Στο παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα , κάντε κλικ στο πεδίο ^{(New Name)}Όνομα^(Name) και πληκτρολογήστε Έξοδα_2019.^{(Expenses_2019.)}

Εύκολο^(Easy) μέχρι εδώ, σωστά; Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να τροποποιήσουμε τον τύπο μας για να συμπεριλάβουμε την τιμή στο κελί C4, ως εξής:

• Τροποποιήστε τον τύπο στο κελί C5 ως εξής (προσθέστε *Expenses_2019 στο τέλος των δεδομένων παρένθεσης.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

Όπως είμαι σίγουρος ότι μπορείτε να φανταστείτε, τα What-If σας μπορεί να είναι πολύ πιο περίπλοκα, ανάλογα με πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων που συμπεριλαμβάνετε, των δεξιοτήτων σας στη σύνταξη τύπων κ.λπ.

Σε κάθε περίπτωση, τώρα μπορείτε να κάνετε προβολές από δύο οπτικές γωνίες, έσοδα ( Ανάπτυξη^(Growth) ) και Έξοδα^(Expenses) . Προχωρήστε και αλλάξτε τις τιμές στα κελιά B3 και B4. Συνδέστε τους δικούς σας αριθμούς και κάντε μια περιστροφή στο μικρό σας φύλλο εργασίας What-If.

Πρόσθετες Μελέτες^{(Additional Studies)}

Όπως σχεδόν με οτιδήποτε άλλο μπορείτε να κάνετε στο Excel , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα ανάλυσης What-If σε ορισμένα αρκετά περίπλοκα σενάρια. Στην πραγματικότητα, θα μπορούσα να γράψω αρκετά άρθρα για σενάρια προβολής και να μην πλησιάσω καν στο να καλύψω το θέμα λεπτομερώς.

Εν τω μεταξύ, εδώ είναι μερικοί σύνδεσμοι για μερικά πιο περίτεχνα σενάρια και σενάρια What-If .

• Ανάλυση What-If^{(What-If Analysis)} : Αυτό το καλά εικονογραφημένο πώς να εξετάζει, μεταξύ άλλων, τη Διαχείριση Σεναρίων^{(Scenario Manager)} του Excel , όπου μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τη δική σας συλλογή από σενάρια What-If (και άλλα).
• Εισαγωγή στην ανάλυση What-If^{(Introduction to What-If Analysis)} : Ακολουθεί η εισαγωγή του ιστότοπου υποστήριξης του Microsoft Office στην ανάλυση What-If. ^{(Microsoft Office Support)}Υπάρχουν πολλές πληροφορίες εδώ με συνδέσμους προς μια σειρά από χρήσιμες οδηγίες What-If.
• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Goal Seek στο Excel για ανάλυση What-If^{(How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis)} : Ακολουθεί μια εισαγωγή στη δυνατότητα ανάλυσης ^(Analysis)Goal Seek What-If του Excel .

How To Understand What-If Analysis In Microsoft Excel

A what-if scenario is fairly easy to understand – put simply, your question is, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” At its basest form, this is what What-If Analysis is designed to do – projections.

As with most everything else in Excel, this feature is robust. It allows you to perform everything from relatively simple What-If projections to highly sophisticated scenarios. And, as is usually the case with Excel features, there’s no way I can cover all the possibilities in this short tutorial.

Instead we’ll look at the basics today, and I’ll provide you with a few relatively easy What-If concepts to get you started.

Making Basic Projections

As you probably know, in the right hands, the right set of numbers can be manipulated to say just about anything. You’ve undoubtedly heard this expressed in all sorts of ways, such as Garbage in, garbage out. Or perhaps Projections are only as good as their presumptions.

Excel provides many, many ways to set up and use What-If Analysis. So let’s look at a fairly simple and straightforward projection method, Data Tables. This method enables you to see how changing one or two variables, such as, say, how much taxes you pay, affects your business’s bottom line.

Two other significant concepts are Goal Seek and Excel’s Scenario Manager. With Goal Seek, you try to project what has to happen for you to achieve a predetermined objective, such as, say, making a million-dollar profit, and Scenario Manager allows you to create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.

The Data Tables Method – One Variable

To get started, let’s create a new table and name our data cells. Why? Well, this allows us to use names in our formulas, rather than cell coordinates. Not only can this be useful – much more exact and accurate – when working with large tables, but some people (including me) find it easier.

In any case, let’s start with one variable and then move on to two.

• Open a blank worksheet in Excel.
• Create the following simple table.

Note that to create the table title in Row 1, I merged cells A1 and B1. To do so, select the two cells, then, on the Home ribbon, click the Merge & Center down-arrow and choose Merge Cells.

• Okay, now let’s name cells B2 and B3. Right-click cell B2 and choose Define Name to bring up the New Name dialog box.

As you can see, New Name is straightforward. As for the Scope drop-down, this lets you name the cell relative to the entire workbook, or just the active worksheet. In this case, the defaults are fine.

• Click OK.
• Name cell B3 Growth_2019, which is also the default, in this case, so click OK.
• Rename cell C5 Sales_2019

Now notice that if you click any of these cells you named, the name, instead of the cell coordinate, shows up in the Name box (outlined in red below) in the upper-left corner above the worksheet.

To create our What-If scenario, we need to write a formula in C5 (now Sales_2019). This little projection sheet allows you to see how much money you’ll make by percentage of growth.

Right now, that percentage is 2. To get different answers based on varying percentages of growth, when we finish the spreadsheet, you’ll simply change the value in cell B3 (now, Growth_2019). But I’m getting ahead of myself.

• Enter the following formula in cell C5 (outlined in red in the image below):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

When you finish entering the formula, you should get the projected number in cell C5. You can now project your sales based on a percentage of growth by simply changing the value in cell B3.

Go ahead and try it. Change the value in cell B3 to 2.25%. Now try, 5%. Are you getting the idea? Simple yes, but can you see the possibilities?

The Data Table Method – Two Variables

Wouldn’t it be terrific to live in a world where all your income is profit – you have no expenses! Alas, that’s not the case; therefore, our What-If spreadsheets aren’t always so rosy.

Our projections also need to take into account our expenses. In other words, your projection will have two variables: income and expenses.

To set that up, let’s start by adding another variable to the spreadsheet we created earlier.

• Click in cell A4 and type Expenses 2019, like this:

• Type 10.00% in cell B4.
• Right-click in cell C4 and select Define Name from the pop-up menu.
• In the New Name dialog box, click in the Name field and type Expenses_2019.

Easy so far, right? All that’s left to do is modify our formula to include the value in cell C4, like this:

• Modify the formula in cell C5 as follows (add *Expenses_2019 at the end of the parenthetical data.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

As I’m sure you can imagine, your What-If’s can be much more elaborate, depending on several factors, including the data you include, your formula-writing skills, and so on.

In any case, now you can make projections from two perspectives, income (Growth) and Expenses. Go ahead and change the values in cells B3 and B4. Plugin your own numbers and give your little What-If worksheet a spin.

Additional Studies

As with almost everything else you can do in Excel, you can take this What-If Analysis feature to some rather elaborate scenarios. In fact, I could write several articles on projection scenarios and not even come close to covering the topic in detail.

Meanwhile, here are a few links to some more elaborate What-If scripts and scenarios.

• What-If Analysis: This well-illustrated how-to looks at, among other things, Excel’s Scenario Manager, where you can create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.
• Introduction to What-If Analysis: Here’s the Microsoft Office Support site’s introduction to What-If Analysis. There’s lots of information here with links to a slew of useful What-If instructions.
• How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis: Here’s an introduction to Excel’s Goal Seek What-If Analysis feature.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS στο Excel

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να αποκρύψετε φύλλα, κελιά, στήλες και τύπους στο Excel

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας στο Excel

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ή γράφημα στο Excel

• Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel

• Το Microsoft Outlook δεν ανταποκρίνεται; 8 Διορθώσεις για δοκιμή

• Ένας οδηγός για όλες τις επεκτάσεις αρχείων Excel και τι σημαίνουν

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να βρείτε αντίστοιχες τιμές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Microsoft Outlook για email και εργασίες

• Πώς να προσθέσετε γραμμές σφαλμάτων στο Excel

• Χαρτογράφηση των δεδομένων σας Excel