Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google: Οδηγός για αρχάριους

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ τα Έγγραφα Google(Google Docs) στο παρελθόν, χάνετε έναν από τους πιο γεμάτους δυνατότητες, βολικούς επεξεργαστές κειμένου που βασίζονται σε σύννεφο που θα θέλατε ποτέ.

Τα Έγγραφα Google σάς(Google Docs) επιτρέπουν να επεξεργάζεστε έγγραφα ακριβώς όπως θα κάνατε στο Microsoft Word , χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας όταν είστε συνδεδεμένοι ή εκτός σύνδεσης, καθώς και στις κινητές συσκευές σας χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Έγγραφα Google(Google Docs) για κινητά.

Υπάρχουν πολλές χρήσιμες λειτουργίες για να μάθετε. Επομένως, εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google(Google Docs) , θα καλύψουμε τόσο τις βασικές συμβουλές όσο και ορισμένες από τις πιο προηγμένες λειτουργίες που ίσως δεν γνωρίζετε.

Η σύνδεση στα Έγγραφα Google

Όταν επισκέπτεστε για πρώτη φορά τη σελίδα των Εγγράφων Google(Google Docs page) , εάν δεν έχετε συνδεθεί ακόμη στον λογαριασμό σας Google , θα πρέπει να επιλέξετε έναν λογαριασμό Google για χρήση.

Εάν δεν βλέπετε έναν λογαριασμό για χρήση, επιλέξτε Χρήση άλλου λογαριασμού(Use another account) . Εάν δεν έχετε ακόμη λογαριασμό Google , εγγραφείτε για έναν(sign up for one)

Μόλις συνδεθείτε, θα δείτε ένα κενό(Blank) εικονίδιο στην αριστερή πλευρά της επάνω κορδέλας. Επιλέξτε αυτό για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου από την αρχή.

Σημειώστε ότι η επάνω κορδέλα περιέχει επίσης χρήσιμα πρότυπα Εγγράφων Google που(Google Docs templates) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, ώστε να μην χρειάζεται να ξεκινήσετε από την αρχή. Για να δείτε ολόκληρη τη συλλογή προτύπων, επιλέξτε Συλλογή προτύπων(Template gallery) στην επάνω δεξιά γωνία αυτής της κορδέλας.

Αυτό θα σας μεταφέρει σε ολόκληρη τη βιβλιοθήκη των προτύπων Εγγράφων Google(Google Docs) που είναι διαθέσιμα για χρήση. Αυτά περιλαμβάνουν βιογραφικά, επιστολές, σημειώσεις συνάντησης(meeting notes) , ενημερωτικά δελτία, νομικά έγγραφα και άλλα.

Εάν επιλέξετε κάποιο από αυτά τα πρότυπα, θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο για εσάς χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο εάν γνωρίζετε τι θέλετε να δημιουργήσετε αλλά δεν είστε σίγουροι πώς να ξεκινήσετε.

Μορφοποίηση κειμένου στα Έγγραφα Google

Η μορφοποίηση κειμένου στα Έγγραφα Google(Google Docs) είναι τόσο απλή όσο και στο Microsoft Word . Σε αντίθεση με το Word , η κορδέλα του εικονιδίου στην κορυφή δεν αλλάζει ανάλογα με το μενού που έχετε επιλέξει.

Στην κορδέλα θα δείτε επιλογές για την εκτέλεση όλων των ακόλουθων επιλογών μορφοποίησης:

  • Έντονη, πλάγια γραφή, έγχρωμη και υπογραμμισμένη
  • Μέγεθος και στυλ γραμματοσειράς(Font size and style)
  • Τύποι κεφαλίδων
  • Ένα εργαλείο επισήμανσης κειμένου
  • Εισαγάγετε συνδέσμους URL
  • Εισαγάγετε σχόλια
  • Εισαγάγετε εικόνες
  • Στοίχιση κειμένου
  • Διάστιχο
  • Λίστες και μορφοποίηση λίστας
  • Επιλογές εσοχής

Υπάρχουν μερικές πολύ χρήσιμες επιλογές μορφοποίησης που δεν φαίνονται απλώς κοιτάζοντας την κορδέλα.

Πώς να κάνετε Strikethrough στα Έγγραφα Google(How to Strikethrough in Google Docs)

Θα υπάρξουν φορές που θέλετε να σχεδιάσετε μια γραμμή στο κείμενο. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε διάφορους λόγους. Ωστόσο, θα παρατηρήσετε ότι η διαγράμμιση δεν είναι επιλογή στην κορδέλα.

Για να πραγματοποιήσετε μια διαγραφή στα Έγγραφα Google(Google Docs) , επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να διαγράψετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε το μενού Μορφή(Format) , επιλέξτε Κείμενο(Text) και επιλέξτε Διαγραφή(Strikethrough) .

Τώρα θα παρατηρήσετε ότι το κείμενο που έχετε επισημάνει έχει μια γραμμή που τραβιέται μέσα από αυτό.

Τρόπος χρήσης Superscript και Subscript στα Έγγραφα Google(How to Use Superscript and Subscript in Google Docs)

Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι στο ίδιο μενού παραπάνω, υπάρχει η επιλογή να μορφοποιήσετε το κείμενο είτε ως εκθέτη είτε ως δείκτη(superscript or subscript) .

Η χρήση αυτών των δύο χαρακτηριστικών απαιτεί ένα επιπλέον βήμα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να γράψετε έναν εκθέτη, όπως το X στη δύναμη του 2 σε ένα έγγραφο, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε X2 και, στη συνέχεια, πρώτα να επισημάνετε το 2, ώστε να μπορείτε να το μορφοποιήσετε.

Τώρα επιλέξτε το μενού Μορφή(Format) , επιλέξτε Κείμενο(Text) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Υπεργραφή(Superscript)

Θα δείτε ότι τώρα το "2" έχει μορφοποιηθεί ως εκθέτης (υπέργραφος). 

Εάν θέλετε να μορφοποιηθεί το 2 στο κάτω μέρος (subscript), τότε θα πρέπει να επιλέξετε Subscript από το μενού Format > Text .

Είναι απλό στη χρήση, αλλά απαιτεί κάποιο επιπλέον κλικ στα μενού για να το πετύχετε.

Μορφοποίηση εγγράφων στα Έγγραφα Google

Εκτός από τις επιλογές της γραμμής κορδέλας για τη στοίχιση εσοχής ή αριστερή/δεξιά στοίχιση μπλοκ κειμένου και προσαρμογή του διαστήματος γραμμών, υπάρχουν μερικές άλλες χρήσιμες λειτουργίες που είναι διαθέσιμες για να σας βοηθήσουν στη μορφοποίηση των εγγράφων σας στα Έγγραφα Google(Google Docs) .

Πώς να αλλάξετε τα περιθώρια στα Έγγραφα Google(How to Change Margins in Google Docs)

Πρώτον, τι γίνεται αν δεν σας αρέσουν τα περιθώρια στο πρότυπο που επιλέξατε; Η αλλαγή των περιθωρίων σε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google(Google Docs) είναι απλή.

Για πρόσβαση στις ρυθμίσεις περιθωρίων σελίδας, επιλέξτε Αρχείο(File) και Ρύθμιση σελίδας(Page setup)

Στο παράθυρο ρύθμισης σελίδας(Page) , μπορείτε να αλλάξετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες επιλογές μορφοποίησης για το έγγραφό σας.

  • Ορίστε(Set) το έγγραφο ως Κατακόρυφο(Portrait) ή Οριζόντιο(Landscape)
  • Εκχωρήστε ένα χρώμα φόντου για τη σελίδα
  • Προσαρμόστε(Adjust) τα επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά περιθώρια σε ίντσες

Επιλέξτε OK όταν τελειώσετε και η μορφοποίηση της σελίδας θα εφαρμοστεί αμέσως.

Ορίστε μια κρεμαστή εσοχή στα Έγγραφα Google(Set a Hanging Indent in Google Docs)

Μια επιλογή μορφοποίησης παραγράφου με την οποία οι άνθρωποι συχνά δυσκολεύονται στα Έγγραφα Google(Google Docs) είναι η πρώτη γραμμή ή η κρεμαστή εσοχή. Η εσοχή πρώτης(First) γραμμής είναι όπου προορίζεται μόνο η πρώτη γραμμή της παραγράφου. Η κρεμαστή εσοχή είναι όπου η πρώτη γραμμή είναι η μόνη που δεν έχει(not) εσοχή.

Ο λόγος που αυτό είναι δύσκολο είναι επειδή εάν επιλέξετε είτε την πρώτη γραμμή είτε ολόκληρη την παράγραφο και χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο εσοχής στην κορδέλα, θα δημιουργήσει εσοχή σε ολόκληρη την παράγραφο.

Για να λάβετε μια πρώτη γραμμή ή μια κρεμαστή εσοχή στα Έγγραφα Google(Google Docs) :

  1. Επιλέξτε την παράγραφο στην οποία θέλετε να υπάρχει κρεμαστή εσοχή.
  2. Επιλέξτε το μενού Μορφή(Format) , επιλέξτε Στοίχιση & εσοχή(Align & indent) και επιλέξτε Επιλογές(Indentation options) εσοχής .
  3. Στο παράθυρο Επιλογές εσοχής, αλλάξτε την (Indentation)Ειδική εσοχή(Special indent) σε Ανάρτηση(Hanging) .

Η ρύθμιση θα είναι προεπιλεγμένη στις 0,5 ίντσες. Προσαρμόστε αυτό αν θέλετε και επιλέξτε Εφαρμογή(Apply) . Αυτό θα εφαρμόσει τις ρυθμίσεις σας στην επιλεγμένη παράγραφο.

Το παρακάτω παράδειγμα είναι μια κρεμαστή εσοχή.

Πώς να αριθμήσετε σελίδες στα Έγγραφα Google(How to Number Pages in Google Docs)

Το τελευταίο χαρακτηριστικό μορφοποίησης που δεν είναι πάντα εύκολο να κατανοηθεί ή να χρησιμοποιηθεί είναι η αρίθμηση σελίδων. Είναι μια άλλη λειτουργία των Εγγράφων Google(Google Docs) που είναι κρυμμένη στο σύστημα μενού.

Για να αριθμήσετε τις σελίδες σας στα Έγγραφα Google(Google Docs) (και αρίθμηση μορφής), επιλέξτε το μενού Εισαγωγή(Insert) και επιλέξτε Αριθμοί σελίδων(Page numbers) . Αυτό θα σας δείξει ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο με απλές επιλογές για τη μορφοποίηση των αριθμών της σελίδας σας.

Οι τέσσερις επιλογές εδώ είναι:

  • Αρίθμηση σε όλες τις σελίδες πάνω δεξιά
  • Αρίθμηση σε όλες τις σελίδες κάτω δεξιά
  • Αρίθμηση επάνω δεξιά ξεκινώντας από τη δεύτερη σελίδα
  • Αρίθμηση κάτω δεξιά ξεκινώντας από τη δεύτερη σελίδα

Εάν δεν σας αρέσει καμία από αυτές τις επιλογές, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές(More options) .

Το επόμενο παράθυρο θα σας επιτρέψει να τοποθετήσετε ακριβώς το σημείο που θέλετε να πάει η αρίθμηση σελίδων.

  • Στην κεφαλίδα ή στο υποσέλιδο
  • Αν(Whether) πρέπει ή όχι να ξεκινήσει η αρίθμηση στην πρώτη σελίδα
  • Ποια σελίδα να ξεκινήσει η αρίθμηση σελίδων

Επιλέξτε Εφαρμογή(Apply) όταν τελειώσετε για να εφαρμόσετε τις επιλογές αρίθμησης σελίδων.

Άλλες χρήσιμες λειτουργίες των Εγγράφων Google

Υπάρχουν μερικές άλλες σημαντικές λειτουργίες των Εγγράφων Google(Google Docs) για τις οποίες πρέπει να γνωρίζετε εάν μόλις ξεκινάτε. Αυτά θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε περισσότερο τα Έγγραφα Google(Google Docs) .

Καταμέτρηση λέξεων στα Έγγραφα Google(Word Count on Google Docs)

Αναρωτιέσαι(Curious) πόσες λέξεις έχεις γράψει μέχρι τώρα; Απλώς(Just) επιλέξτε Εργαλεία(Tools) και επιλέξτε Πλήθος λέξεων(Word count) . Αυτό θα σας δείξει τις συνολικές σελίδες, τον αριθμό των λέξεων, τον αριθμό χαρακτήρων και τον αριθμό χαρακτήρων χωρίς κενά. 

Εάν ενεργοποιήσετε την Εμφάνιση καταμέτρησης λέξεων κατά την πληκτρολόγηση(Display word count while typing) και επιλέξετε ΟΚ(OK) , θα δείτε έναν συνολικό αριθμό λέξεων για το έγγραφό σας να ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης.

Κατεβάστε τα Έγγραφα Google(Download Google Docs)

Μπορείτε να κάνετε λήψη του εγγράφου σας σε διάφορες μορφές. Επιλέξτε Αρχείο(File) και Λήψη(Download) για να δείτε όλες τις μορφές. 

Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από αυτά για να λάβετε ένα αντίγραφο του εγγράφου σας ως έγγραφο Word , έγγραφο PDF , απλό κείμενο, HTML και άλλα.

Εύρεση και αντικατάσταση στα Έγγραφα Google(Find and Replace in Google Docs)

Βρείτε γρήγορα(Quickly) και αντικαταστήστε τυχόν λέξεις ή φράσεις στο έγγραφό σας με νέες λέξεις ή φράσεις, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση των (Replace)Εγγράφων Google(Google Docs Find) .

Για να χρησιμοποιήσετε την Εύρεση(Find) και αντικατάσταση(Replace) στα Έγγραφα Google(Google Docs) , επιλέξτε το μενού Επεξεργασία(Edit) και επιλέξτε Εύρεση και αντικατάσταση(Find and replace) . Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Εύρεση(Find) και αντικατάσταση .(Replace)

Μπορείτε να κάνετε την αναζήτηση ευαίσθητη πεζών-κεφαλαίων ενεργοποιώντας την Αντιστοίχιση πεζών(Match case) -κεφαλαίων . Επιλέξτε το κουμπί Επόμενο(Next) για να βρείτε την επόμενη εμφάνιση της λέξης αναζήτησής σας και επιλέξτε Αντικατάσταση(Replace) για να ενεργοποιήσετε την αντικατάσταση. 

Εάν πιστεύετε ότι δεν θα κάνετε λάθη, μπορείτε να επιλέξετε Αντικατάσταση όλων(Replace all) σε για να κάνετε όλες τις αντικαταστάσεις ταυτόχρονα.

Πίνακας περιεχομένων Εγγράφων Google(Google Docs Table of Contents)

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα μεγάλο έγγραφο με πολλές σελίδες και ενότητες, μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων στο επάνω μέρος του εγγράφου σας.

Για να το κάνετε αυτό, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα στην κορυφή του εγγράφου. Επιλέξτε το μενού Εισαγωγή(Insert) και επιλέξτε Πίνακας περιεχομένων(Table of contents)

Μπορείτε να επιλέξετε από δύο μορφές, τον τυπικό αριθμημένο πίνακα περιεχομένων ή μια σειρά συνδέσμων προς καθεμία από τις κεφαλίδες του εγγράφου σας.

Μερικές άλλες λειτουργίες στα Έγγραφα Google(Google Docs) που μπορεί να θέλετε να ελέγξετε περιλαμβάνουν:

  • Παρακολούθηση αλλαγών(Track Changes) : Επιλέξτε Αρχείο(File) , Ιστορικό εκδόσεων(Version history) και Προβολή ιστορικού εκδόσεων(See version history) . Αυτό θα σας δείξει όλες τις προηγούμενες αναθεωρήσεις του εγγράφου σας, συμπεριλαμβανομένων όλων των αλλαγών. Επαναφέρετε τις προηγούμενες εκδόσεις απλώς επιλέγοντάς τις.
  • Έγγραφα Google Εκτός σύνδεσης(Google Docs Offline) : Στις ρυθμίσεις του Google Drive(Google Drive settings) , ενεργοποιήστε την επιλογή Εκτός σύνδεσης(Offline) , έτσι ώστε τα έγγραφα στα οποία εργάζεστε να συγχρονίζονται στον τοπικό σας υπολογιστή. Ακόμα κι αν χάσετε την πρόσβαση στο Διαδίκτυο, μπορείτε να εργαστείτε σε αυτό και θα συγχρονιστεί την επόμενη φορά που θα συνδεθείτε στο Διαδίκτυο.
  • Εφαρμογή Google Docs(Google Docs App) : Θέλετε να επεξεργαστείτε τα έγγραφά σας στα Έγγραφα Google στο τηλέφωνό σας(Google Docs documents on your phone) ; Εγκαταστήστε την εφαρμογή Έγγραφα Google(Google Docs) για κινητά για Android(for Android) ή για iOS(for iOS) .



About the author

Είμαι μηχανικός λογισμικού με περισσότερα από 10 χρόνια εμπειρίας στα προϊόντα Windows, Office και Google. Είμαι ειδικός στο Word, το Excel και το PowerPoint και έχω γράψει αρκετά βιβλία για το θέμα. Στον ελεύθερο χρόνο μου, μου αρέσει να παίζω βιντεοπαιχνίδια, να διαβάζω βιβλία και να βλέπω ταινίες.



Related posts