Το Microsoft Office Word^{(Microsoft Office Word)} προσφέρει μια δυνατότητα αναθεώρησης^{(Review Feature)} , η οποία επιτρέπει σε κάποιον να παρακολουθεί τις αλλαγές^(Changes) σε ένα έγγραφο. Σε αυτόν τον οδηγό, κοινοποιούμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναθεώρησης^{(Review Feature)} ή παρακολούθησης αλλαγών^{(Track Changes)} στο Microsoft Word.

Ελέγξτε^{(Review Feature)} τη λειτουργία ή τη δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών^{(Track Changes)} στο Word

Αναλύω τη λειτουργία της δυνατότητας αναθεώρησης^{(Review Feature)} σε πολλές ενότητες και εξήγησα πώς είναι χρήσιμο καθένα από αυτά:

1. Ενεργοποιήστε τις αλλαγές παρακολούθησης
2. Αναθεώρηση και Σχολιασμός
3. Προβολή αλλαγών
4. Αποδοχή και απόρριψη Αλλαγών
5. Ολοκλήρωση του εγγράφου
6. Συγχώνευση σχολίων και αλλαγών^(Changes) σε ένα έγγραφο
7. Συγκρίνετε δύο^{(Compare two)} έγγραφα χωρίς παρακολούθηση

Η συγχώνευση και η σύγκριση εγγράφων είναι προαιρετικές δυνατότητες και πρέπει να τις χρησιμοποιήσετε σε διαφορετικά σενάρια.

1] Ενεργοποίηση Αλλαγών κομματιού

Προτού στείλετε ένα έγγραφο που θα υποβληθεί σε έλεγχο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes)} . Μόλις ενεργοποιηθεί, οι αλλαγές που έγιναν από οποιονδήποτε από τους αναθεωρητές θα καταγραφούν με το όνομά τους. Αυτές οι αλλαγές μπορούν να εγκριθούν ή να απορριφθούν από άλλο άτομο. Η λειτουργία προσφέρει επίσης έναν τρόπο να κλειδώσετε τις Αλλαγές Παρακολούθησης^{(Track Changes)} , ώστε να μην μπορεί κανείς να την απενεργοποιήσει. Ας τα μάθουμε και τα δύο.

• Βεβαιωθείτε^(Make) ότι το έγγραφο είναι έτοιμο για έλεγχο.
• Ανοίξτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην Review section > click on Track Changes, και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο μενού Παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes)} .
• Μόλις ενεργοποιηθεί, θα πρέπει να παρατηρήσετε ότι το κουμπί έχει γκρι φόντο.
• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κλείδωμα παρακολούθησης και εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης,^{( Lock Tracking, and enter a password,)} επιβεβαιώστε και κάντε κλικ στο ok.
• Μετά από αυτό, η παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes)} θα απενεργοποιηθεί για εσάς ή για οποιονδήποτε άλλο, εκτός εάν απενεργοποιηθεί χρησιμοποιώντας ξανά τον ίδιο κωδικό πρόσβασης.

Σημείωση:^(Note:) Εάν χάσετε ή ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, η Microsoft δεν θα μπορεί να τον ανακτήσει για εσάς. Φροντίστε να το σημειώσετε κάπου σχετικά με το έγγραφο.

2] Ανασκόπηση και Σχολιασμός

Μετά από αυτό, όποιες αλλαγές γίνονται στο έγγραφο θα καταγράφονται ανεξάρτητα από το πού γίνεται κοινή χρήση και επεξεργασία του εγγράφου. Δείτε πώς θα καταγραφούν οι αλλαγές:

• Οι διαγραφές επισημαίνονται με διαγραφή
• Οι προσθήκες εμφανίζονται με υπογράμμιση
• Κάθε συγγραφέας παίρνει το χρώμα του για τις αλλαγές
• Επιλέξτε μια παράγραφο ή ένα σύνολο λέξεων και κάντε κλικ στο κουμπί σχολίων για να προσθέσετε τα σχόλιά σας

Μια κόκκινη οριζόντια γραμμή^{(red horizontal line)} θα εμφανιστεί δίπλα στη γραμμή ή την παράγραφο, διευκολύνοντας την αναγνώριση. Κάντε κλικ^(Click) σε αυτό και όλες οι αλλαγές και τα σχόλια θα είναι ορατά. Προσθέτοντας σε αυτό, μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω τα χρώματα κάνοντας κλικ στο βέλος^{(customize colors by clicking on the arrow)} στην κάτω δεξιά γωνία της ενότητας Παρακολούθηση^(Tracking) .

Σημείωση:^(Note:) Ακόμα κι αν απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση, οι έγχρωμες υπογραμμίσεις και η διαγράμμιση θα είναι ορατές στο έγγραφο.

3] Προβολή αλλαγών

Υποθέτοντας ότι ένα έγγραφο έχει επιστρέψει σε εσάς μετά από έλεγχο και πρέπει να βρείτε όλες τις αλλαγές και τα σχόλια. Μεταβείτε στην επιλογή Αναθεώρηση ^(Review ) >  Παρακολούθηση ^(Tracking ) >  Εμφάνιση για έλεγχο^{(Display for Review)} .

• Μεταβείτε στην επιλογή Review > παρακολούθηση > αλλαγή από Απλή σήμανση^{( Simple Markup )} σε Σήμανση όλων^{(All Markup)}
• Εάν επιλέξετε Χωρίς Σήμανση^{(No Markup)} , τότε το έγγραφο θα εμφανίζεται μόνο ως η τελική έκδοση
• Εάν επιλέξετε Πρωτότυπο^(Original) , μπορείτε να προβάλετε το πρωτότυπο έγγραφο χωρίς αλλαγές

4] Αποδοχή και απόρριψη αλλαγών

Εάν είστε εντάξει με μια διαφορά, κάντε κλικ στο Αποδοχή^(Accept) και προχωρήστε στη συνέχεια, αλλά εάν δεν σας αρέσει, κάντε κλικ στο Απόρριψη^(Reject) και μεταβείτε στο επόμενο. Θα αναιρέσει την αλλαγή στην προηγούμενη αναθεώρηση. Θα πρέπει να δείτε ότι η διαφορά σημειώνεται με μια υπογράμμιση^{( marked with an underline)} . Έχετε επίσης επιλογές για να

• Αποδοχή όλων των αλλαγών στο έγγραφο
• Απόρριψη όλων των αλλαγών στο έγγραφο.

Έχετε επίσης την ενότητα σχολίων, η οποία μπορεί να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε σε όλα τα σχόλια. Μπορείτε να απαντήσετε σε σχόλια, να το επισημάνετε ως επιλυμένο όταν κάνετε μια αλλαγή ή να το διαγράψετε.

5] Ολοκλήρωση του εγγράφου

Όταν γνωρίζετε ότι όλα έχουν ολοκληρωθεί, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αφαιρέσετε τυχόν ορατές σημάνσεις και σχόλια.

• Διαγράψτε^(Delete) όλα τα σχόλια κάνοντας κλικ στα Σχόλια > Delete > Delete όλων των σχολίων
• Κάντε κλικ^(Click) στο Αποδοχή όλων των^{(Accept All)} αλλαγών και διακόψτε την παρακολούθηση
• Μπορεί να σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης εάν η παρακολούθηση ήταν κλειδωμένη.

Με αυτόν τον τρόπο, η δυνατότητα αναθεώρησης^(Review) στο έγγραφο του Office Word έχει ολοκληρωθεί. Ωστόσο, υπάρχουν δύο ακόμη δυνατότητες που προσθέσαμε στον οδηγό. Μπορούν να είναι χρήσιμα σε διαφορετικό σενάριο.

6] Συγχώνευση^(Merge) σχολίων και αλλαγών από διαφορετικά έγγραφα σε ένα Έγγραφο

Εάν έχετε δώσει ένα έγγραφο για έλεγχο από πολλούς χρήστες, τότε μπορείτε να το συνδυάσετε σε ένα τελικό έγγραφο για έλεγχο.

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο της Microsoft και μεταβείτε στην Review > Compare > Combine
2. Επιλέξτε δύο έγγραφα, πρωτότυπα στην αριστερή πλευρά και επεξεργασμένα στη δεξιά.
3. Κάντε κλικ^(Click) στο ok και επαναλάβετε για όλα τα έγγραφα μέχρι να τελειώσει.

Η αλλαγή που έγινε από τους συγγραφείς θα είναι ορατή σε διαφορετικά χρώματα. Εάν θέλετε να φιλτράρετε κατά συγγραφέα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Show Markup > Specific άτομα και να αφαιρέσετε τους συγγραφείς που δεν χρειάζεστε.

Όταν το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Προστασίας για^{(Protect feature)} να κλειδώσετε τους συντάκτες και να ρυθμίσετε περιορισμούς επεξεργασίας. Είναι χρήσιμο όταν ένα έγγραφο είναι διαθέσιμο σε μια κοινόχρηστη τοποθεσία.

7] Συγκρίνετε δύο^{(Compare two)} έγγραφα χωρίς παρακολούθηση

Τέλος, εάν δεν ήταν ενεργοποιημένη η παρακολούθηση και έγιναν αλλαγές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο σύγκρισης για να βρείτε τις διαφορές.^(Compare)

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην Αναθεώρηση^(Review) > κάντε κλικ στο κουμπί Σύγκριση^{( Compare button)} και, στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο Σύγκριση.^{(Compare again.)}
2. Θα εμφανίσει ένα παρόμοιο πλαίσιο διαλόγου όπου μπορείτε να επιλέξετε το αρχικό έγγραφο, το αναθεωρημένο έγγραφο, το όνομα του συγγραφέα και πολλά άλλα.
3. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να συγκρίνετε σχόλια, κεφαλίδες, υποσέλιδα, πίνακες και άλλα.

Αυτό ολοκληρώνει τον οδηγό μας για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες αναθεώρησης για παρακολούθηση, σχολιασμό και σύγκριση στο Microsoft Word . Είναι ένα ισχυρό εργαλείο για εταιρείες όπου τα έγγραφα εξετάζονται σε διαφορετικά επίπεδα.

Ελπίζω ότι ο οδηγός ήταν εύκολο να κατανοηθεί και να ακολουθηθεί.

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

Related posts

• Τρόπος χρήσης των Προτάσεων Επανεγγραφής στην εφαρμογή Word για Web

• Το Excel, το Word ή το PowerPoint δεν μπόρεσαν να ξεκινήσουν την τελευταία φορά

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο ή ένα βιβλίο με το Microsoft Word

• Πώς να απενεργοποιήσετε τα σημάδια παραγράφου στο Microsoft Word

• Τα καλύτερα πρότυπα τιμολογίων για το Word Online για τη δημιουργία επιχειρηματικών τιμολογίων δωρεάν

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Word

• Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου δεν λειτουργούν στο Word

• Πώς να κατεβάσετε το Page Borders για το Microsoft Word δωρεάν

• Πώς να αφαιρέσετε όλες τις αλλαγές ενότητας στο Word ταυτόχρονα

• Τρόπος αναζήτησης διαδικτυακών προτύπων στο Microsoft Word

• Πώς να εξαγάγετε τις διευθύνσεις email από το έγγραφο του Word

• Πώς να σχεδιάσετε στο Microsoft Word χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της καρτέλας Σχέδιο

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Measurement Converter στο Microsoft Office

• Τρόπος εισαγωγής στυλ από ένα έγγραφο σε άλλο στο Word

• Πώς να εισαγάγετε κείμενο από αρχείο Word σε μια δημοσίευση του Publisher

• Διορθώστε το κίτρινο τρίγωνο με θαυμαστικό στο Excel ή στο Word

• Το Word ανοίγει έγγραφα σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows 11/10

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Συνδεδεμένο κείμενο στο Word για την ενημέρωση πολλών εγγράφων

• Αφαιρέστε το φόντο μιας εικόνας με το Microsoft Word

• Προσθήκη, Αλλαγή, Αφαίρεση Συντάκτη από Ιδιότητα Συντάκτη στο έγγραφο του Office