Όταν μια επιχείρηση, οργανισμός ή άτομο θέλει να δημιουργήσει ένα συνεπές έγγραφο, όπως φόρμες, επιστολές ή ετικέτες αλληλογραφίας που είναι πανομοιότυπες εκτός από συγκεκριμένες πληροφορίες, για παράδειγμα, το όνομα, τη διεύθυνση ή τον αριθμό τηλεφώνου του Παραλήπτη^(Recipient) . Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εκτελέσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} , η οποία σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα απλό προσαρμοσμένο έγγραφο.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

Τα Εργαλεία συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} στην καρτέλα αλληλογραφίας του Microsoft Word σάς επιτρέπουν να πραγματοποιείτε Συγχώνευση αλληλογραφίας^{(Mail Merging)} . Αυτά τα εργαλεία είναι

• Start Mail Merge : Το Start Mail Merge δημιουργεί ένα έγγραφο και το στέλνει σε πολλά άτομα. Μπορείτε να εισαγάγετε πεδία όπως Όνομα και Διεύθυνση^(Address) . Το Word^(Word) θα δημιουργήσει ένα αντίγραφο για κάθε Παραλήπτη^(Recipient) και θα αντικαταστήσει αυτά τα πεδία με τα στοιχεία του ατόμου.
• Επιλογή παραλήπτη^{(Select Recipient)} : Η επιλογή Παραλήπτης^(Recipient) σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη λίστα των ατόμων που θέλετε να στείλετε το έγγραφό σας.
• Επεξεργασία λίστας παραληπτών^{(Edit Recipient List)} : Αυτό αλλάζει τη λίστα παραληπτών σας ή επιλέγει συγκεκριμένα άτομα για να λάβουν την αλληλογραφία. Σε αυτό το εργαλείο, μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπα και να επικυρώσετε τις διευθύνσεις της λίστας.

Πώς να ρυθμίσετε μια Μη αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} για γράμματα

• Για να ρυθμίσετε μια Μη αυτόματη συγχώνευση αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} για ένα γράμμα, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα^{(Mailing tab)} Αποστολή .
• Επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Start Mail Merge)} και, στη συνέχεια, επιλέξτε Γράμματα^(Letters) .
• Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών^{(Select Recipients)} .
• Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού. μπορείτε να επιλέξετε να επιλέξετε Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα^{(Type a New List)} , Χρήση υπάρχουσας λίστας^{(Use an Existing List)} , επιλέξτε από τις Επαφές του Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Θα χρησιμοποιήσουμε το Type a New List^{(Type a New List)} .

Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με την ένδειξη Νέα ^{( New)} λίστα διευθύνσεων . ^{(Address List)}Στο πλαίσιο διαλόγου, μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο στις γραμμές και τις στήλες. Στα αριστερά του πλαισίου διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων , ορισμένες εντολές σας επιτρέπουν να τροποποιήσετε τη λίστα σας. ^{(New Address List)}Αυτά ονομάζονται Νέα καταχώριση^{(New Entry)} , Διαγραφή καταχώρισης, Εύρεση^(Find) και Προσαρμογή στηλών^{(Customize Columns)} .

Για να προσθέσετε μια νέα σειρά, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα καταχώρηση^{(New Entry)} . Για να διαγράψετε μια σειρά, επιλέξτε Διαγραφή καταχώρισης^{(Delete Entry)} . Για να προσθέσετε, να διαγράψετε, να μετονομάσετε, να μετακινηθείτε πάνω και κάτω στηλών^(Columns) , επιλέξτε ^(Select) Προσαρμογή στηλών^{(Customize Columns)} . Εισαγάγετε δεδομένα^{(Enter Data)} στη λίστα σας, επιλέξτε ΟΚ^(OK) και Αποθηκεύστε^(Save) το αρχείο σας. Εάν θέλετε να επιστρέψετε και να επεξεργαστείτε τη λίστα σας, κάντε κλικ στην Επεξεργασία λίστας παραληπτών^{(Edit Recipient List)} και τώρα επεξεργαστείτε.

Τώρα μπορείτε να γράψετε ή να αντιγράψετε μια επιστολή στο έγγραφο.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε πεδία και επιλέξτε Εισαγωγή και συγχώνευση πεδίων^{(Insert and Merge Fields)} . επιλέξτε τα πεδία που θέλετε. Μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση των Πεδίων σας κάνοντας κλικ στα Αποτελέσματα προεπισκόπησης ABC^{(ABC Preview Results)} .

Για να επιστρέψετε στα έγγραφα που εμφανίζουν τα πεδία, κάντε ξανά κλικ στα Αποτελέσματα προεπισκόπησης ABC^{(ABC Preview Results)} .

Τώρα επιλέξτε Finish and Merge . Μπορείτε να επιλέξετε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων^{(Edit Individual Documents)} , Εκτύπωση εγγράφου^{(Print Document)} και Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου^{(Send Email Messages)} . Επιλέξτε την επιλογή σας. τότε θα δείτε το αποτέλεσμα.

Χρήση του Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge Wizard)} για το γράμμα^(Letter)

Αυτή τη φορά, θα δημιουργήσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα-προς-βήμα^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , που είναι η πιο εύκολη διαδικασία για τη δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} .

1. Μεταβείτε στο Start Mail Setup στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου μενού^{(Drop-Down Menu)} και επιλέξτε Step-by-Step Mail Merge Wizard .
2. Ένα παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge Pane)} θα εμφανιστεί στα δεξιά. Επιλέξτε έναν τύπο εγγράφου^{(Document Type)} . θα Διαλέξουμε Γράμμα^(Letter) . Τώρα κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) .
3. Θα χρησιμοποιήσουμε το Τρέχον έγγραφο^{(Current Document)} .
4. Επιλογή παραληπτών^(Recipients) : Μπορείτε να επιλέξετε να πληκτρολογήσετε μια νέα λίστα, να επιλέξετε από τις επαφές του Outlook και να γράψετε μια νέα λίστα. Πηγαίνουμε σε μια υπάρχουσα λίστα.
5. Περιηγηθείτε^(Browse) για να επιλέξετε το αρχείο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ ^(Click) στο Επόμενο^(Next) και μετά στο OK^(OK) . Οι παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge recipients)} θα εμφανιστούν
6. Μπορείτε να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τους Παραλήπτες^(Recipients) σημειώνοντας και αποεπιλέγοντας το Πλαίσιο^(Box) . θα κάνουμε κλικ στο ΟΚ^(OK) και μετά στο Επόμενο^(Next) .
7. Γράψε το γράμμα σου^{(Write Your Letter)} . Αυτή η βιτρίνα Προσθήκη^{(Add Recipient)} πληροφοριών παραλήπτη στην επιστολή σας. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλουμε να πάνε οι πληροφορίες.
8. Θα χρησιμοποιήσουμε Μπλοκ Διευθύνσεων^{(Address Block)} . θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου ^{(Dialog Box)}Εισαγωγή διεύθυνσης . ^{(Insert Address)} Μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή στην οποία θέλετε.
9. Υπάρχει ένα κουμπί πλοήγησης^{(Navigation Button)} στα δεξιά του παραθύρου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης^{(Insert Address Block)} που σας επιτρέπει να μετακινηθείτε μέσα από το μπλοκ διευθύνσεων.
10. Επιλέξτε τη διεύθυνση και μετά κάντε κλικ στο OK^(OK) . Στο παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας^{(Mail Merge Pane)} μπορείτε επίσης να εισαγάγετε έναν χαιρετισμό κάνοντας κλικ στη Γραμμή χαιρετισμού,^{(Greeting Line )} επιλέξτε την επιλογή σας, OK   και μετά Επόμενο^(Next) .
11. Προεπισκόπηση των επιστολών σας^{(Preview Your Letters)} . Κάτω από την προεπισκόπηση της παραγράφου του γράμματός σας, υπάρχει ένα κουμπί πλοήγησης που (<< Recipient>>) σας επιτρέπει να πλοηγηθείτε στο μπλοκ διευθύνσεών σας και, στη συνέχεια, Επόμενο^(Next) .
12. Ολοκλήρωση συγχώνευσης – Θα δείτε δύο επιλογές είτε για Επεξεργασία μεμονωμένων^{(Edit Individual)} είτε Εκτύπωση^(Prin) . Επιλέξτε Επεξεργασία ατόμου.^{(Edit Individual.)}

Τώρα έχουμε συγχώνευση αλληλογραφίας^{(Mail Merge)} .

Ενημερώστε μας στα σχόλια εάν έχετε προβλήματα και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, оr individual wants to creаte a consistent doсυment such as forms, letters, or mailing labels that are identical еxcept fоr ѕpecifiс information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recіpient. To do this, yоu need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Πώς να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word

• Τρόπος χρήσης των Προτάσεων Επανεγγραφής στην εφαρμογή Word για Web

• Το Excel, το Word ή το PowerPoint δεν μπόρεσαν να ξεκινήσουν την τελευταία φορά

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο ή ένα βιβλίο με το Microsoft Word

• Το αρχείο δεν μπορεί να ανοίξει επειδή υπάρχουν προβλήματα με το περιεχόμενο

• Το Word ανοίγει έγγραφα σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows 11/10

• Το Jarte είναι ένας δωρεάν φορητός επεξεργαστής κειμένου πλούσιος σε δυνατότητες για υπολογιστή με Windows

• Το FocusWriter είναι ένας δωρεάν επεξεργαστής κειμένου χωρίς περισπασμούς για συγγραφείς

• Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου δεν λειτουργούν στο Word

• Πώς να κατεβάσετε το Page Borders για το Microsoft Word δωρεάν

• Πώς να αφαιρέσετε όλες τις αλλαγές ενότητας στο Word ταυτόχρονα

• Αφαιρέστε το φόντο μιας εικόνας με το Microsoft Word

• Τα έγγραφα του Word ανοίγουν στο WordPad αντί για το Word

• Πώς να αλλάξετε την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου για αποθήκευση σε Word, Excel, PowerPoint

• Πώς να εισαγάγετε κείμενο από αρχείο Word σε μια δημοσίευση του Publisher

• Πώς να απενεργοποιήσετε τα σημάδια παραγράφου στο Microsoft Word

• Πώς να εισαγάγετε μουσικές νότες και σύμβολα στο έγγραφο του Word

• Πώς να αλλάξετε τον χρόνο αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης στο Word

• Τα καλύτερα πρότυπα τιμολογίων για το Word Online για τη δημιουργία επιχειρηματικών τιμολογίων δωρεάν