Το Word^(Word) έχει δύο πραγματικά χρήσιμα χαρακτηριστικά που σχεδόν κανείς δεν χρησιμοποιεί ποτέ: Συγκρίνετε έγγραφα^{( Compare Documents)} και Συνδυάστε έγγραφα^{( Combine Documents)} . Όπως υποδηλώνουν τα ονόματά τους, οι λειτουργίες σάς επιτρέπουν είτε να συγκρίνετε δύο έγγραφα Word μεταξύ τους είτε να συνδυάσετε δύο μαζί.

Πότε λοιπόν θα χρειαστεί να το χρησιμοποιήσετε; Λοιπόν, αν είστε σαν εμένα, πιθανότατα έχετε 20 διαφορετικές εκδόσεις του βιογραφικού σας αποθηκευμένες σε διάφορες τοποθεσίες κατά τη διάρκεια των ετών. Μερικές φορές τροποποιώ ελαφρώς ένα βιογραφικό για μια συγκεκριμένη εταιρεία για να τονίσω μια συγκεκριμένη δεξιότητα ή μερικές φορές έχω προσθέσει πράγματα και απλώς αποθηκεύω ένα νέο αντίγραφο.

Τέλος πάντων, θα ήταν ωραίο να δω γρήγορα τη διαφορά μεταξύ του πιο πρόσφατου βιογραφικού μου και των παλαιότερων, για να δω αν υπάρχει κάτι που πρέπει να προσθέσω στο πιο πρόσφατο ή ενδεχομένως να αφαιρέσω. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας δείξω πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δύο δυνατότητες για να βρείτε γρήγορα διαφορές μεταξύ δύο εγγράφων και να τα συγχωνεύσετε αν θέλετε.

Συγκρίνετε & Συνδυάστε έγγραφα

Στο παράδειγμά μου, ήθελα να δω ποια ήταν η διαφορά μεταξύ του παλιού βιογραφικού μου που γράφτηκε το 2007 και του πιο πρόσφατου που ενημερώθηκε το 2013. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Word , κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ^(Review)Σύγκριση^(Compare) .

Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Σύγκριση εγγράφων^{(Compare Documents)} όπου πρέπει να επιλέξετε το αρχικό σας έγγραφο και το αναθεωρημένο έγγραφο.

Στο κάτω μέρος, θα δείτε μια ολόκληρη σειρά ρυθμίσεων σύγκρισης, τις οποίες μπορείτε απλώς να αφήσετε όλες επιλεγμένες. Από προεπιλογή, θα εμφανίζει επίσης όλες τις αλλαγές σε ένα νέο έγγραφο, κάτι που είναι καλύτερο από το να μπερδεύετε με τα πρωτότυπα ή τα αναθεωρημένα έγγραφά σας.

Θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο με πολλές διαφορετικές ενότητες: μια λίστα αναθεωρήσεων με δυνατότητα κύλισης στην άκρη αριστερά, το συνδυασμένο έγγραφο που δείχνει όλες τις αλλαγές στη μέση και τα δύο πρωτότυπα έγγραφα στη δεξιά πλευρά. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε κάθε ενότητα.

Όπως μπορείτε να δείτε εδώ, έχω διαγράψει μερικά πράγματα και έχω εισάγει μερικές άλλες γραμμές κειμένου. Εάν κάνετε διπλό κλικ σε οποιαδήποτε από τις επικεφαλίδες ( Aseem Kishore^{(Aseem Kishore Inserted)} Inserted ή Aseem Kishore Deleted ), θα μετακινηθεί ο κέρσορας σε αυτήν ακριβώς τη θέση στο έγγραφο.

Στο κέντρο, θα δείτε αυτές τις αναθεωρήσεις σε διάφορα χρώματα. Από προεπιλογή, οτιδήποτε έχει διαγραφή διαγραφής είναι αυτό που έχει διαγραφεί και οτιδήποτε με κόκκινο και υπογραμμισμένο είναι αυτό που έχει προστεθεί στο αναθεωρημένο έγγραφο. Οτιδήποτε με πράσινο χρώμα έχει μετακινηθεί. Το μέρος από το οποίο μετακινήθηκε θα είναι διπλό πράσινο και το σημείο στο οποίο έχει μετακινηθεί θα είναι διπλά υπογραμμισμένο πράσινο όπως φαίνεται εδώ:

Τέλος, στη δεξιά πλευρά, θα δείτε το πρωτότυπο έγγραφο στην κορυφή και το αναθεωρημένο έγγραφο παρακάτω. Καθώς κάνετε κύλιση στο επάνω έγγραφο, ακολουθεί το κάτω έτσι ώστε να είναι συγχρονισμένα. Ωστόσο, μπορείτε να κάνετε κύλιση στο κάτω μέρος ανεξάρτητα από την επάνω οθόνη.

Εκτός από αυτήν την προβολή, μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε και τα δύο έγγραφα προέλευσης από το δεξιό παράθυρο και να εμφανίσετε μπαλόνια για να δείτε εύκολα τις αλλαγές. Για να δείτε τι εννοώ, προχωρήστε και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Σύγκριση^(Compare) , μετά στο Εμφάνιση εγγράφων προέλευσης^{(Show Source Documents)} και, τέλος, κάντε κλικ στο Απόκρυψη εγγράφων προέλευσης^{(Hide Source Documents)} .

Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σήμανσης^{(Show Markup)} κάτω από την Παρακολούθηση^(Tracking) και κάντε κλικ στο Μπαλόνια^(Balloons) και μετά στο Εμφάνιση αναθεωρήσεων στα Μπαλόνια^{(Show Revisions in Balloons)} .

Στη δεξιά πλευρά του εγγράφου, θα δείτε τώρα όλες τις αναθεωρήσεις με γραμμές που προέρχονται από το έγγραφο. Αυτό μπορεί να διευκολύνει την προβολή όλων των αλλαγών εάν έχετε πολλές από αυτές.

Σημειώστε ότι εάν θέλετε απλώς να δείτε τις διαφορές μεταξύ των εγγράφων, τότε πραγματικά δεν χρειάζεται να κάνετε κάτι άλλο. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα τελικό έγγραφο από αυτά τα δύο έγγραφα, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε αλλαγή και να επιλέξετε Αποδοχή^(Accept) ή Απόρριψη^(Reject) .

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να αποθηκεύσετε το νέο έγγραφο με όλες τις αλλαγές που κάνατε. Το Combine Documents^{(Combine Documents)} είναι σχεδόν το ίδιο με το Compare . Εάν επιλέξετε Συνδυασμός^(Combine) , θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου όπου πρέπει να επιλέξετε το πρωτότυπο και το αναθεωρημένο έγγραφο.

Μόλις το κάνετε αυτό, θα έχετε την ίδια διάταξη όπως πριν, όπου βλέπετε τις συνδυασμένες αλλαγές στη μέση. Και πάλι^(Again) , το κείμενο διαγραφής διαγράφεται, το κόκκινο υπογραμμισμένο κείμενο προστίθεται και το πράσινο κείμενο έχει μετακινηθεί. Απλώς^(Just) κάντε δεξί κλικ σε κάθε αλλαγή και επιλέξτε εάν θα αποδεχτείτε ή θα απορρίψετε κάθε αλλαγή. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε το νέο συνδυασμένο έγγραφο.

Συνολικά, αυτά είναι πολύ χρήσιμα για περιπτώσεις που έχετε πολλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου ή όταν πολλά άτομα επεξεργάζονται ένα έγγραφο του Word και καταλήγετε να συνδυάσετε πολλά έγγραφα σε ένα. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word haѕ two really υsеful features that almost no one ever uѕes: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

• Χρησιμοποιήστε το Format Painter στο Word για αντιγραφή και επικόλληση μορφοποίησης

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τύπους σε πίνακες στο Word

• Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη μορφή MLA στο Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα του Office σε τοπικό υπολογιστή από προεπιλογή

• Πώς να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Word

• Πώς να διορθώσετε πότε το Word ανοίγει σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Word

• Προσθέστε μια συνοδευτική σελίδα σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να αποκτήσετε το Microsoft Word δωρεάν

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια στο Word

• Χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις σύνοψης για τη σύνοψη δεδομένων στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• 15 Συμβουλές και κόλπα PowerPoint για να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας

• Οι 30+ καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Word

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• Χρησιμοποιήστε το Excel ως εργαλείο για την αντιγραφή δεδομένων από τον Ιστό

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel