Όταν δημιουργείτε Φύλλα Google που πρέπει να συμπληρώσουν άλλα άτομα, μια αναπτυσσόμενη λίστα μπορεί να απλοποιήσει τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων.

Μπορείτε να τραβήξετε τα στοιχεία για την αναπτυσσόμενη λίστα σας από άλλο εύρος κελιών ή μπορείτε να τα εισαγάγετε απευθείας. Μάθετε πώς να κάνετε και τα δύο, καθώς και πώς να τροποποιήσετε μια υπάρχουσα αναπτυσσόμενη λίστα.

Δημιουργήστε μη αυτόματες αναπτυσσόμενες λίστες^{(Create Manual Dropdown Lists)} στα Φύλλα Google

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα Φύλλων Google^{(Google Sheets)} είναι να καταχωρίσετε τα στοιχεία μέσα στις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων.

Για να το κάνω αυτό:

1. Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Επιλέξτε Δεδομένα^(Data) από το μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων^{(Data validation)} .

2. Δίπλα στα Κριτήρια, επιλέξτε Λίστα στοιχείων^{(List of items)} . 

3. Στο πεδίο δίπλα σε αυτήν την επιλογή, πληκτρολογήστε τα στοιχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναπτυσσόμενη λίστα, διαχωρισμένα με κόμματα.

4. Επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση^(Save) και θα δείτε ότι το κελί που επιλέξατε έχει τώρα μια αναπτυσσόμενη λίστα.

Επιλογές επικύρωσης δεδομένων

Υπάρχουν μερικές σημαντικές ρυθμίσεις στο παράθυρο επικύρωσης δεδομένων που πρέπει να σημειώσετε.^(Data)

Εάν καταργήσετε την επιλογή Εμφάνιση αναπτυσσόμενης λίστας στο κελί^{(Show dropdown list in cell)} , το αναπτυσσόμενο βέλος δεν θα εμφανιστεί. Ωστόσο, όταν ο χρήστης αρχίσει να πληκτρολογεί, θα εμφανιστούν τα στοιχεία της λίστας.

Στην ενότητα Σε μη έγκυρα δεδομένα^{(On invalid data)} , εάν επιλέξετε Εμφάνιση προειδοποίησης^{(Show warning)} , θα εμφανιστεί μια κόκκινη προειδοποιητική ένδειξη. Εμφανίζει ένα μήνυμα που προειδοποιεί τον χρήστη ότι το πληκτρολόγιο δεν ταιριάζει με τίποτα στη λίστα.

Αν επιλέξετε Απόρριψη εισαγωγής^{(Reject input)} , τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} θα απορρίψουν την καταχώριση και θα την αντικαταστήσουν με το πρώτο στοιχείο της αναπτυσσόμενης λίστας.

Στην ενότητα Εμφάνιση^(Appearance) , εάν επιλέξετε Εμφάνιση κειμένου βοήθειας επικύρωσης^{(Show validation help text)} και πληκτρολογήσετε κείμενο στο πεδίο κάτω από αυτό, αυτό το κείμενο θα εμφανιστεί όταν ο χρήστης επιλέξει το αναπτυσσόμενο κελί.

Δημιουργήστε αναπτυσσόμενες^{(Create Dropdown)} λίστες από μια περιοχή Φύλλων Google^{(Google Sheets Range)}

Ένας πιο δυναμικός τρόπος^{(dynamic way)} για τη δημιουργία αναπτυσσόμενων λιστών των Φύλλων Google^{(Google Sheets)} είναι να χρησιμοποιήσετε τα περιεχόμενα μιας σειράς κελιών^{(range of cells)} για να γεμίσετε τη λίστα.

Για να το κάνω αυτό:

1. Αρχικά^(First) , δημιουργήστε τις λίστες επικύρωσης σε οποιοδήποτε εύρος κελιών. Αυτά δεν χρειάζεται να βρίσκονται στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να επιλέξετε αυτές τις λίστες και σε άλλες καρτέλες υπολογιστικών φύλλων.

2. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Επιλέξτε Δεδομένα^(Data) από το μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων^{(Data validation)} .

3. Αυτή τη φορά, επιλέξτε Λίστα από μια περιοχή^{(List from a range)} από την αναπτυσσόμενη λίστα Κριτήρια . ^(Criteria)Στη συνέχεια, επιλέξτε το εικονίδιο επιλογής μικρού πλέγματος για να ανοίξετε το παράθυρο επιλογής εύρους.

4. Επιλέξτε το εύρος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως λίστα και θα δείτε το κείμενο εύρους να εμφανίζεται στο πεδίο Επιλογή εύρους δεδομένων^{(Select a data range)} .

5. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο επιλογής και να επιστρέψετε στο παράθυρο επικύρωσης. Διαμορφώστε τις υπόλοιπες αναπτυσσόμενες επιλογές που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση^(Save) για να ολοκληρώσετε.

6. Τώρα, θα δείτε τα δεδομένα εύρους να εμφανίζονται ως στοιχεία της αναπτυσσόμενης λίστας στο κελί που επιλέξατε.

7. Συνεχίστε την ίδια διαδικασία για τυχόν άλλες στήλες που θέλετε να προσθέσετε ως δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα.

Η χρήση περιοχών ως πηγής των δεδομένων σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρείτε ενημερωμένα τα υπολογιστικά φύλλα σας χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε και να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε αναπτυσσόμενη λίστα που έχετε δημιουργήσει.

Ενδιαφέροντα γεγονότα σχετικά με τις αναπτυσσόμενες λίστες των Φύλλων Google^{(Google Sheets Dropdown)}

Οι αναπτυσσόμενες λίστες των Φύλλων Google^{(Google Sheets)} που συνδέονται με εύρη είναι οι πιο χρήσιμες επειδή μειώνουν δραματικά τη συνολική συντήρηση του υπολογιστικού φύλλου σας.

Ενημερώστε πολλαπλά κελιά με μία αλλαγή εύρους^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν έχετε πολλά κελιά που αντλούν δεδομένα από ένα εύρος στοιχείων. Εάν θέλετε να ενημερώσετε ή να αλλάξετε αυτά τα στοιχεία της λίστας, θα πρέπει να κάνετε την αλλαγή μόνο σε ένα εύρος.

Ακόμα κι αν υπάρχουν εκατοντάδες κελιά με αυτά τα στοιχεία της λίστας, η ενημέρωση του εύρους μία φορά θα ενημερώσει όλα αυτά τα αναπτυσσόμενα κελιά αμέσως.

Αντιγραφή επικυρωμένων κελιών για εξοικονόμηση χρόνου^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε χρόνο αντιγράφοντας επικυρωμένα αναπτυσσόμενα κελιά^{(copying validated dropdown cells)} σε οποιαδήποτε άλλα κελιά. Αυτό εξοικονομεί χρόνο για να χρειαστεί να περάσετε ξανά στη διαδικασία μετάβασης στις οθόνες επικύρωσης.

Η αντιγραφή επικυρωμένων κελιών είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για λίστες επιλογής όπως ημέρες, μήνες, ώρα και άλλα τυπικά σύνολα δεδομένων.

Γρήγορη κατάργηση επικύρωσης κελιού^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Ας υποθέσουμε^(Suppose) ότι δεν θέλετε τα στοιχεία της λίστας να περιλαμβάνονται σε κανένα κελί. Μπορείτε να τα αφαιρέσετε γρήγορα κάνοντας δεξί κλικ στο κελί, επιλέγοντας Επικύρωση^(Validation) και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Κατάργηση επικύρωσης^{(Remove validation)} στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων.

Θα δείτε το αναπτυσσόμενο βέλος να εξαφανίζεται από το κελί και όλα τα αναπτυσσόμενα στοιχεία να εξαφανίζονται. Το κελί θα γίνει απλώς ένα άλλο κανονικό κελί υπολογιστικού φύλλου.

Χρήση διπλών αναπτυσσόμενων λιστών^{(Double Dropdown Lists)} στα Φύλλα Google

Ένας ακόμη χρήσιμος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τις αναπτυσσόμενες λίστες των Φύλλων Google είναι να ^{(Google Sheets)}μεταβιβάσετε πληροφορίες μεταξύ των φύλλων^{(pass information between sheets)} . Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική για να μεταδώσετε πληροφορίες μεταξύ ανθρώπων.

Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα πρωτότυπο φύλλο που περιέχει μια λίστα εργασιών που ολοκληρώθηκαν από μία ομάδα, μπορείτε να βασίσετε ένα δεύτερο υπολογιστικό φύλλο σε αυτές τις ολοκληρωμένες εργασίες.

Μπορεί να θέλετε ή να μην θέλετε να δημιουργήσετε αυτήν την πρώτη λίστα με βάση τις ίδιες δυναμικές αναπτυσσόμενες λίστες όπως περιγράφεται στην τελευταία ενότητα.

Είτε έτσι είτε αλλιώς, επιλέξτε το κελί στο φύλλο στο οποίο θέλετε να στείλετε τις ολοκληρωμένες εργασίες ως άλλη αναπτυσσόμενη λίστα και ανοίξτε το παράθυρο επικύρωσης όπως περιγράφεται στην τελευταία ενότητα. Όταν επιλέγετε το εύρος δεδομένων, μεταβείτε σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο εργασίας προέλευσης και επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη των εργασιών (συμπεριλαμβανομένων των κενών κελιών).

Τώρα, στο υπολογιστικό φύλλο προορισμού, θα δείτε ότι ανασύρονται τα δεδομένα από τη στήλη εργασιών. Αυτό σημαίνει ότι η δεύτερη ομάδα σας μπορεί να εκτελέσει τις δικές της εργασίες έργου με βάση τις ολοκληρωμένες εργασίες από την πρώτη ομάδα.

Η πρώτη ομάδα μπορεί να συνεχίσει να προσθέτει πρόσφατα ολοκληρωμένες εργασίες στο αρχικό υπολογιστικό φύλλο πηγής.

Εφόσον συμπεριλάβατε τα κενά κελιά στην περιοχή προέλευσης, αυτές οι νέες μοναδικές εργασίες θα εμφανιστούν στην αναπτυσσόμενη λίστα της δεύτερης ομάδας. 

Λάβετε υπόψη ότι μόνο μοναδικές εργασίες θα εμφανίζονται στη δεύτερη αναπτυσσόμενη λίστα. Δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να μεταβιβάσετε συγκεκριμένα στοιχεία σειράς από την πηγή, αλλά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για μια δεύτερη ομάδα να βλέπει όλα τα μοναδικά στοιχεία που έχουν προστεθεί σε ένα υπολογιστικό φύλλο από άλλα άτομα.

Πώς θα χρησιμοποιήσετε τις ^(Will)αναπτυσσόμενες^(Dropdown) λίστες των Φύλλων Google ;

Όπως μπορείτε να δείτε, τα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} προσφέρουν πολλούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να αντλήσετε πληροφορίες από άλλα κελιά για να συμπληρώσετε αναπτυσσόμενες λίστες. Ή, εάν οι ανάγκες σας για εισαγωγή δεδομένων είναι αρκετά απλές, μπορείτε να επιμείνετε στη μη αυτόματη εισαγωγή στοιχείων στην αναπτυσσόμενη λίστα διαχωρισμένα με κόμματα. 

Είτε έτσι είτε αλλιώς, θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε την εισαγωγή δεδομένων για οποιοδήποτε από τα υπολογιστικά φύλλα σας όσο το δυνατόν πιο εύκολη και απλή.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

Whеn creating Google Sheets that other people need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 Πρακτικά Πρότυπα Φύλλων Google για Καθημερινή Χρήση

• 10 Χρήσιμοι τύποι στα Φύλλα Google για εξοικονόμηση χρόνου

• 9 κρυφές λειτουργίες στους Χάρτες Google που πρέπει να ελέγξετε

• Πώς να φιλτράρετε στα Φύλλα Google

• Τι είναι η εφαρμογή Google και πώς να τη χρησιμοποιήσετε

• Πώς να διαγράψετε το ιστορικό YouTube και τη δραστηριότητα αναζήτησης

• 8 Συμβουλές Αναζήτησης Google: Βρίσκετε πάντα αυτό που ψάχνετε

• Τι είναι η βελτιωμένη προστασία στο Google Chrome και πώς να την ενεργοποιήσετε

• 3 τρόποι δημιουργίας περιγραμμάτων στα Έγγραφα Google

• Μια ματιά στην εφαρμογή Google Messages για Android. Είναι καθόλου καλό?

• Πώς να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε κατά χρώμα στα Φύλλα Google

• Πώς λειτουργεί ο αλγόριθμος YouTube;

• Πώς να διορθώσετε το Gmail όταν δεν λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Πώς να διεκδικήσετε μια επιχείρηση στο Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το SUMIF στα Φύλλα Google

• Τι είναι μια μέτρηση και μια ιδιότητα στο Google Analytics;

• Πώς να στείλετε ιδιωτικά email στο Gmail

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα Έγγραφα Google

• Τα 20 καλύτερα πρόσθετα και επεκτάσεις Gmail για ισχυρούς χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Τα 7 καλύτερα πρόσθετα Gmail