Μια συνάρτηση του Excel που χρησιμοποιώ αρκετά στους τύπους μου είναι η συνάρτηση IF . Η συνάρτηση IF χρησιμοποιείται για τον έλεγχο μιας λογικής συνθήκης και την παραγωγή δύο διαφορετικών αποτελεσμάτων ανάλογα με το αν η λογική συνθήκη επιστρέφει TRUE ή FALSE .

Ας χρησιμοποιήσουμε τον παρακάτω πίνακα πωλήσεων κινητών τηλεφώνων ως παράδειγμα. Μπορείτε να κατεβάσετε το αρχείο του παραδείγματος εδώ .

Λειτουργία IF με μονή κατάσταση^{(IF Function with Single Condition)}

Εξετάστε ένα σενάριο όπου πρέπει να υπολογίσετε την προμήθεια^{(Commission Fee)} για κάθε σειρά πωλήσεων, ανάλογα με το πού πραγματοποιήθηκαν οι πωλήσεις ( Στήλη Δ^{(Column D)} ). Εάν οι πωλήσεις έγιναν στις ΗΠΑ^(USA) , η προμήθεια^{(Commission Fee)} είναι 10%, διαφορετικά οι υπόλοιπες τοποθεσίες θα έχουν Προμήθεια^{(Commission Fee)} 5%.

Ο πρώτος τύπος που πρέπει να εισαγάγετε στο κελί F2^{(Cell F2)} είναι όπως φαίνεται παρακάτω:

=IF(D2="USA", E2*10%, E2*5%)

Ανάλυση φόρμουλας:

1. =IF( – Το “=” υποδηλώνει την αρχή ενός τύπου στο κελί και το IF είναι η συνάρτηση excel που χρησιμοποιούμε.
2. D2=”USA” – Λογική^(Logical) δοκιμή που εκτελούμε (δηλ. εάν τα δεδομένα στη στήλη D2 είναι ΗΠΑ^(USA) ).
3.  E2*10% – Αποτέλεσμα^(Result) που θα επιστραφεί από τον τύπο εάν η αρχική λογική δοκιμή καταλήξει σε TRUE (δηλαδή η τιμή στη στήλη D2 είναι ΗΠΑ^(USA) ).
4. E2*5% – Αποτέλεσμα^(Result) που θα επιστραφεί από τον τύπο εάν η αρχική λογική δοκιμή καταλήξει σε FALSE (δηλαδή η τιμή στη στήλη D2 ΔΕΝ^(NOT) είναι ΗΠΑ^(USA) ).
5. ) – Κλείσιμο^(Closing) παρένθεσης που δείχνει το τέλος του τύπου.

Στη συνέχεια, μπορείτε να αντιγράψετε τον τύπο από το κελί F2^{(Cell F2)} στις υπόλοιπες σειρές στη στήλη F^{(Column F)} και θα υπολογίσει το τέλος προμήθειας^{(Commission Fee)} για κάθε γραμμή, είτε κατά 10% είτε κατά 5%, ανάλογα με το εάν η λογική δοκιμή IF επιστρέφει TRUE ή FALSE σε κάθε γραμμή σειρά.

Συνάρτηση IF με πολλαπλές συνθήκες^{(IF Function with Multiple Conditions)}

Τι θα γινόταν αν οι κανόνες ήταν λίγο πιο περίπλοκοι όταν πρέπει να ελέγξετε για περισσότερες από μία λογικές συνθήκες με διαφορετικά αποτελέσματα να επιστρέφονται για κάθε συνθήκη;

Το Excel^(Excel) έχει μια απάντηση σε αυτό! Μπορούμε να συνδυάσουμε πολλαπλές συναρτήσεις IF μέσα στο ίδιο κελί, το οποίο μερικές φορές είναι γνωστό ως ένθετο IF^{(Nested IF)} .

Εξετάστε ένα παρόμοιο σενάριο όπου οι προμήθειες^{(Commissions)} είναι διαφορετικές για κάθε τοποθεσία πωλήσεων^{(Sales Location)} , όπως παρακάτω:

• ΗΠΑ^(USA) 10%
• Αυστραλία^(Australia) 5%
• Σιγκαπούρη^(Singapore) 2%

Στο κελί F2^{(Cell F2)} (το οποίο αργότερα θα αντιγραφεί στις υπόλοιπες σειρές της ίδιας στήλης F), εισαγάγετε τον τύπο ως εξής:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

Ανάλυση φόρμουλας:

1. =IF( – Αρχή^(Beginning) του τύπου χρησιμοποιώντας μια δήλωση IF
2. D2=”USA” – Η πρώτη^(First) λογική δοκιμή που εκτελούμε (δηλ. εάν τα δεδομένα στη στήλη D2 είναι ΗΠΑ^(USA) ).
3.  E2*10% – Αποτέλεσμα^(Result) που θα επιστραφεί από τον τύπο εάν η αρχική λογική δοκιμή καταλήξει σε TRUE (δηλαδή η τιμή στη στήλη D2 είναι ΗΠΑ^(USA) ).
4. IF(D2=”Australia”,E2*5%,E2*2%) – δεύτερη δήλωση Excel IF που θα αξιολογηθεί εάν η αρχική λογική δοκιμή είχε ως αποτέλεσμα FALSE (δηλαδή η τιμή στη στήλη D2 ΔΕΝ είναι ^(NOT) ΗΠΑ^(USA) ). Αυτή είναι μια παρόμοια σύνταξη του " IF Function with Single Condition" που συζητήθηκε νωρίτερα σε αυτό το άρθρο, όπου εάν η τιμή στο Cell D2 είναι Αυστραλία^(Australia) , το αποτέλεσμα E2*5% θα επιστραφεί. Διαφορετικά, εάν η τιμή δεν είναι Αυστραλία^(Australia) , η συνάρτηση θα εμφανίσει αποτέλεσμα E2*2%.
5. ) – Κλείσιμο^(Closing) παρένθεσης που δείχνει το τέλος του τύπου για την πρώτη συνάρτηση IF .

Καθώς το Excel^(Excel) θα αξιολογήσει τον τύπο από τα αριστερά προς τα δεξιά, όταν επιτευχθεί μια λογική δοκιμή (π.χ. D2=“USA”, η συνάρτηση θα σταματήσει και θα επιστρέψει το αποτέλεσμα, αγνοώντας οποιαδήποτε περαιτέρω λογική δοκιμή μετά (π.χ. D2=“Australia” . )

Έτσι, εάν το πρώτο λογικό τεστ επιστρέψει FALSE (δηλαδή η τοποθεσία δεν είναι ΗΠΑ^(USA) ), θα συνεχίσει να αξιολογεί το δεύτερο λογικό τεστ. Εάν το δεύτερο λογικό τεστ επιστρέψει επίσης FALSE (δηλαδή η τοποθεσία δεν είναι η Αυστραλία^(Australia) ), δεν χρειάζεται να κάνουμε περαιτέρω δοκιμή, καθώς γνωρίζουμε ότι η μόνη δυνατή τιμή στο Cell D2 είναι η Σιγκαπούρη^(Singapore) , επομένως θα πρέπει να εμφανίσει αποτέλεσμα E2*2% .

 Εάν προτιμάτε για λόγους σαφήνειας, μπορείτε να προσθέσετε την τρίτη λογική δοκιμή IF(D2=”Singapore”, “value if TRUE” , “value if FALSE”) . Επομένως, ο πλήρης εκτεταμένος τύπος είναι όπως φαίνεται παρακάτω:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,IF(D2="Singapore",E2*2%)))

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, τα παραπάνω θα επιστρέψουν το ίδιο αποτέλεσμα με τον αρχικό τύπο που είχαμε.

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

Γρήγορες συμβουλές^{(Quick Tips)}

• Για κάθε μεμονωμένη συνάρτηση IF( , πρέπει να υπάρχει ένα στρογγυλό στρογγυλό στήριγμα ανοίγματος και κλεισίματος. Όταν υπάρχουν τρεις συναρτήσεις IF σύμφωνα με ένα από τα παραπάνω παραδείγματα, ο τύπος θα χρειαστεί τρεις αγκύλες κλεισίματος ")))" , καθεμία από τις οποίες σηματοδοτεί το τέλος του μια αντίστοιχη αρχική δήλωση IF( .
• Εάν δεν καθορίσουμε το δεύτερο αποτέλεσμα της λογικής δοκιμής (όταν η λογική δοκιμή κατέληξε σε FALSE ), η προεπιλεγμένη τιμή που εκχωρείται από το Excel θα είναι το κείμενο "FALSE". Ο τύπος =IF(D2=”USA”,E2*10%) θα επιστρέψει το κείμενο “FALSE” αν το D2 δεν είναι “USA” .
• Εάν έχετε πολλά διαφορετικά λογικά τεστ το καθένα με το δικό του διαφορετικό αποτέλεσμα, μπορείτε να συνδυάσετε/εντοπίσετε τη συνάρτηση IF πολλές φορές, η μία μετά την άλλη, παρόμοια με το παραπάνω παράδειγμα.

How to Use If and Nested If Statements in Excel

One Excel function that I use quite a bit in my formulas is the IF function. The IF function is used to test a logical condition and produce two different results depending on whether the logical condition returns TRUE or FALSE.

Let’s use the mobile phone sales table below as an example. You can download the example file here.

IF Function with Single Condition

Consider a scenario where you need to calculate the Commission Fee for each sales row, depending on where the sales was made (Column D). If the sales was made in the USA, the Commission Fee is 10%, otherwise the remaining locations will have Commission Fee of 5%.

The first formula that you need to enter on Cell F2 is as shown below:

=IF(D2="USA", E2*10%, E2*5%)

Formula breakdown:

1. =IF( – The “=” indicates the beginning of a formula in the cell and IF is the excel function that we are using.
2. D2=”USA” – Logical test that we perform (i.e. if data in column D2 is USA).
3.  E2*10% – Result that will be returned by the formula if the initial logical test results in TRUE (i.e. value in column D2 is USA).
4. E2*5% – Result that will be returned by the formula if the initial logical test results in FALSE (i.e. value in column D2 is NOT USA).
5. ) – Closing bracket indicating the end of the formula.

Then you can copy down the formula from Cell F2 to the rest of the rows in Column F and it will calculate the Commission Fee for each line, either by 10% or 5% dependent on whether the IF logical test returns TRUE or FALSE on each row.

IF Function with Multiple Conditions

What if the rules were a bit more complicated where you need to test for more than one logical condition with different results being returned for each condition?

Excel has an answer to this! We can combine multiple IF functions within the same cell, which is sometimes known as a Nested IF.

Consider a similar scenario where the Commissions are different for each Sales Location as below:

• USA 10%
• Australia 5%
• Singapore 2%

In Cell F2 (which later will be copied to the rest of the rows in the same column F), enter the formula as follow:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

Formula breakdown:

1. =IF( – Beginning of the formula using an IF statement
2. D2=”USA” – First logical test that we perform (i.e. if data in column D2 is USA).
3.  E2*10% – Result that will be returned by the formula if the initial logical test results in TRUE (i.e. value in column D2 is USA).
4. IF(D2=”Australia”,E2*5%,E2*2%) – second Excel IF statement that will be assessed if the initial logical test resulted in FALSE (i.e. value in column D2 is NOT USA). This is a similar syntax of “IF Function with Single Condition” discussed earlier in this article where if value on Cell D2 is Australia, the result of E2*5% will be returned. Otherwise, if the value is not Australia, the function will return result of E2*2%.
5. ) – Closing bracket indicating the end of the formula for the first IF function.

As Excel will assess the formula from the left to the right, when a logical test is met (e.g. D2=“USA”, the function will stop and return the result, ignoring any further logical test after (e.g. D2=“Australia”.)

So if the first logical test returns FALSE (i.e. location is not USA), it will continue to assess the second logical test. If the second logical test returns FALSE as well (i.e. location is not Australia), we do not need to test further as we know the only possible value on Cell D2 is Singapore hence it should return a result of E2*2%.

 If you prefer for clarity, you can add the third logical test IF(D2=”Singapore”, “value if TRUE” , “value if FALSE”). Therefore, the full extended formula is as shown below:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,IF(D2="Singapore",E2*2%)))

As mentioned earlier, the above will return the same result as the initial formula that we had.

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

Quick Tips

• For every single IF( function, there needs to be an opening and closing round bracket. When there are three IF functions as per one of the examples above, the formula will need three closing brackets “)))”, each marking the ending of a corresponding opening IF( statement.
• If we do not specify the second outcome of the logical test (when the logical test resulted in FALSE), the default value assigned by Excel will be the text “FALSE”. So formula =IF(D2=”USA”,E2*10%) will return the text “FALSE” if D2 is not “USA”.
• If you have several different logical tests each with its own different outcome, you can combine/nest the IF function multiple times, one after another, similar to the example above.

Related posts

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• 2 τρόποι χρήσης της συνάρτησης Transpose του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε έναν απλό συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel

• Πώς να μετακινήσετε στήλες στο Excel

• Πώς να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία στο Excel

• Χρήση του εργαλείου αναζήτησης στόχου ανάλυσης What-If του Excel

• 5 τρόποι για να μετατρέψετε κείμενο σε αριθμούς στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις απόλυτες αναφορές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση PMT στο Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• Πώς να γράψετε έναν τύπο/δήλωση IF στο Excel

• Πώς να συγχωνεύσετε κελιά, στήλες και γραμμές στο Excel

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google