Είναι πάντα μια τρομερή τραγωδία όταν κάποιος χάνει κάτι σημαντικό στο οποίο εργάζονταν επειδή δεν αποθήκευσε το έγγραφό του σωστά. Αυτό συμβαίνει πιο συχνά από ό,τι νομίζετε στους χρήστες του Excel και του Word !

Ευτυχώς, η Microsoft έχει προσθέσει πολλές δυνατότητες στις δύο τελευταίες εκδόσεις που συμβάλλουν στη μείωση των πιθανοτήτων απώλειας δεδομένων λόγω σφαλμάτων, διακοπές ρεύματος, τυχαίες διαγραφές κ.λπ. Η μία λειτουργία ονομάζεται AutoRecover και η δεύτερη, λιγότερο γνωστή δυνατότητα ονομάζεται AutoBackup .

Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσω για το πώς να διαμορφώσετε και τις δύο επιλογές, ώστε τα δεδομένα σας να είναι όσο το δυνατόν πιο ασφαλή. Θα ήθελα επίσης να αναφέρω ότι οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του Office σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε έγγραφα απευθείας στο OneDrive , κάτι που είναι μια καλή επιλογή που πρέπει να λάβετε υπόψη, επειδή θα εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση στην εργασία σας ακόμα κι αν ο σκληρός σας δίσκος αποτύχει.

Excel AutoRecover

Η λειτουργία αυτόματης ανάκτησης^{(Auto Recover)} είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και ουσιαστικά αποθηκεύει το έγγραφό σας αυτόματα σε μια προσωρινή θέση μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Για να προβάλετε τις ρυθμίσεις αυτόματης ανάκτησης , κάντε κλικ στο ^{(AutoRecover)}Αρχείο^(File) και μετά στο Επιλογές^(Options) .

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση^(Save) στο αριστερό μενού και θα δείτε την επιλογή Αυτόματη Ανάκτηση στην περιοχή ^{(AutoRecover)}Αποθήκευση βιβλίων εργασίας^{( Save Workbooks)} .

Από προεπιλογή, οι πληροφορίες AutoRecover αποθηκεύονται κάθε 10 λεπτά. Εκτός από το διάστημα, το Excel^(Excel) πρέπει να παραμείνει σε αδράνεια για 30 δευτερόλεπτα πριν αποθηκευτούν τα δεδομένα. Επίσης, οι πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί αυτόματα αποθηκεύονται στη θέση του αρχείου AutoRecover που^{(AutoRecover file location)} αναφέρεται εδώ. Πως λειτουργεί, λοιπόν? Βασικά^(Basically) , ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας όπως το παρακάτω και το έχετε αποθηκεύσει.

Τώρα ας υποθέσουμε ότι προσθέτω τα ακόλουθα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel και περιμένω περίπου 10 λεπτά χωρίς να αποθηκεύσω το έγγραφό μου. Δεδομένου ότι το διάστημα αυτόματης ανάκτησης^{(AutoRecover)} έχει οριστεί για 10 λεπτά, πρέπει να περιμένετε τουλάχιστον τόσο πολύ για να αποθηκευτούν τα δεδομένα.

Στην περίπτωσή μου, προσομοίωσα ένα σφάλμα του Excel ανοίγοντας τη διαχείριση εργασιών και σκοτώνοντας τη διαδικασία του Excel . Μετά από αυτό, άνοιξα ξανά το Excel^(Excel) και αμέσως είδα μια επιλογή που ονομάζεται Εμφάνιση ανακτημένων αρχείων^{(Show Recovered Files)} .

Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα με αρχεία Excel που μπορούν να ανακτηθούν. Στην περίπτωσή μου, είχε το αρχικό αρχείο, το οποίο είχε δεδομένα μόνο σε A1 και A2, και είχε επίσης το αρχείο AutoRecovered , το οποίο περιλάμβανε τα δεδομένα που δεν είχα αποθηκεύσει στο δίσκο.

Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από τα στοιχεία της λίστας θα ανοίξει μια άλλη παρουσία του Excel που δείχνει τα δεδομένα στο συγκεκριμένο αρχείο. Συνολικά, αυτή είναι μια πραγματικά χρήσιμη δυνατότητα για τις στιγμές που δεν αποθηκεύσατε όλη την εργασία σας, αλλά το Excel^(Excel) τελειώνει απροσδόκητα.

Το σημαντικότερο μειονέκτημα αυτής της δυνατότητας είναι ότι τα δεδομένα της Αυτόματης Ανάκτησης^{(AutoRecover)} αποθηκεύονται στον ίδιο σκληρό δίσκο με το αρχείο σας, οπότε αν συμβεί κάτι στον σκληρό σας δίσκο, όλα θα εξαφανιστούν. Μπορείτε να αλλάξετε τη θέση στις παραπάνω ρυθμίσεις σε ξεχωριστό σκληρό δίσκο ή ακόμα και σε τοποθεσία δικτύου, κάτι που συνιστώ ανεπιφύλακτα.

Σημειώστε ότι οι πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης^{(AutoRecover)} διαγράφονται επίσης αυτόματα από το Excel στις ακόλουθες περιπτώσεις:

1. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιώντας το Αρχείο^(File) – Αποθήκευση ως^{(Save As)} .
2. Κλείνετε το αρχείο ή τερματίζετε το Excel^(Excel) (είτε αποθηκεύετε το αρχείο είτε όχι)
3. Απενεργοποιείτε πλήρως την Αυτόματη Ανάκτηση^{(AutoRecover)} ή μόνο για το βιβλίο εργασίας

Έτσι, βασικά, κάθε φορά που αποθηκεύετε το αρχείο, απαλλαγεί από τα δεδομένα αυτόματης ανάκτησης^{(AutoRecover)} . Επιπλέον, εάν κλείσετε με μη αυτόματο τρόπο το Excel^(Excel) και επιλέξετε να μην αποθηκεύσετε τα δεδομένα, θα διαγραφούν τα δεδομένα αυτόματης ανάκτησης^{(AutoRecover)} . Απλώς^(Just) έχετε αυτό υπόψη όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα. Εάν είστε βαρύς χρήστης του Excel , θα πρότεινα να ορίσετε το διάστημα Αυτόματης Ανάκτησης^{(AutoRecover)} σε περίπου 2 ή 3 λεπτά αντί για 10.

Αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που δεν γνωρίζουν πολλοί άνθρωποι είναι το AutoBackup . Για να το χρησιμοποιήσετε, πρέπει πρώτα να μεταβείτε και να αποθηκεύσετε το αρχείο σας για να μεταβείτε στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση . ^(Save)Εάν έχετε ήδη ένα αποθηκευμένο έγγραφο του Excel , μεταβείτε στο Αρχείο^(File) και, στη συνέχεια , στην επιλογή Αποθήκευση ως^{(Save As)} και επιλέξτε μια τοποθεσία. Όταν το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως^{(Save As)} .

Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία^(Tools) που βρίσκεται στα αριστερά του κουμπιού Αποθήκευση^(Save) . Θα δείτε μερικές επιλογές, μία από τις οποίες είναι Γενικές επιλογές^{(General Options)} . Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο με μερικές ακόμη επιλογές.

Προχωρήστε και επιλέξτε το πλαίσιο Να δημιουργείται πάντα αντίγραφο ασφαλείας^{(Always create backup)} . Κάντε κλικ στο OK^{(Click OK)} και τώρα όταν αποθηκεύσετε το αρχείο, θα δημιουργηθεί επίσης ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας του Excel με επέκταση .XLK. Σημειώστε ότι την πρώτη φορά που θα το κάνετε αυτό, τα αρχεία θα είναι ακριβώς τα ίδια. Εάν κάνετε αλλαγές στο αρχικό αρχείο και μετά το αποθηκεύσετε ξανά, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας θα παραμείνει το ίδιο (τα αρχικά δεδομένα). Ωστόσο, την τρίτη φορά που θα το αποθηκεύσετε, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας θα ενημερωθεί με πληροφορίες μέχρι τη δεύτερη αποθήκευση.

Βασικά, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας βρίσκεται πάντα μία έκδοση πίσω από την τρέχουσα έκδοση. Επομένως, εάν κάνατε πολλές αλλαγές, αποθηκεύσατε το αρχείο σας και μετά θέλετε να επιστρέψετε στην έκδοση που δεν είχε αυτές τις αλλαγές, θα μπορούσατε απλώς να ανοίξετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας.

Το αρχείο αποθηκεύεται στην ίδια θέση με το αρχικό αρχείο και δεν φαίνεται να υπάρχει τρόπος να το αλλάξετε. Αυτή η δυνατότητα δεν προσθέτει μεγάλη ασφάλεια στο έγγραφό σας, αλλά είναι καλή σε ορισμένες περιπτώσεις.

Η ενεργοποίηση αυτών των δυνατοτήτων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης στο Excel ελπίζουμε ότι θα σας σώσει από την απώλεια σημαντικών δεδομένων. Είναι πάντα μια καλή επιλογή να χρησιμοποιείτε τον χώρο αποθήκευσης στο cloud (όπως το OneDrive ) ως πρόσθετο δίχτυ ασφαλείας σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας αποτύχει καταστροφικά. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s alwayѕ a terrible tragedy when someonе loses something important they were working on because they didn’t sаve their document properlу. This happens more often than you would think to Excel and Word uѕers!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

• Πώς να ανοίξετε πολλές παρουσίες του Excel

• Πώς να προσθέσετε και να εκτυπώσετε εικόνες φόντου του Excel

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS στο Excel

• Πώς να βρείτε αντίστοιχες τιμές στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε, να σπάσετε ή να σπάσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης Excel XLS

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας

• Πώς να αφαιρέσετε ημερομηνίες στο Excel

• Χρησιμοποιήστε το Excel για να υπολογίσετε ένα πραγματικό επιτόκιο από ένα ονομαστικό επιτόκιο

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel