Ένας ανιχνευτής δαπανών είναι ζωτικής σημασίας εάν σχεδιάζετε προϋπολογισμό ή εάν πρέπει να γνωρίζετε πού πηγαίνουν τα χρήματά σας. Το Google Forms^{(Google Forms)} είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα δημιουργίας φορμών που λειτουργεί εξαιρετικά ως παρακολούθηση δαπανών.

Οι Φόρμες Google^{(Google Forms)} προσαρμόζονται σε μεγάλο βαθμό, επομένως, ενώ μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως έρευνα, εργαλείο RSVP , φόρμα επικοινωνίας, φύλλο εγγραφής προϊόντος ή οποιαδήποτε άλλη φόρμα ερωτήσεων/απαντήσεων, μπορείτε να το μετατρέψετε σε προσαρμοσμένο πρόγραμμα παρακολούθησης εξόδων επιλέγοντας ερωτήσεις σχετικά με τα έξοδα .

Μια συσκευή παρακολούθησης εξόδων Google Forms μπορεί να παρακολουθεί οτιδήποτε θέλετε σχετικά με μια συναλλαγή και, καθώς λειτουργεί τέλεια από ένα τηλέφωνο, θα το έχετε μαζί σας όπου κι αν πάτε.

Μπορείτε να σταματήσετε να αποθηκεύετε αποδείξεις ή να προσπαθείτε να αποκρυπτογραφήσετε μια χρέωση στην πιστωτική σας κάρτα. Απλώς τραβήξτε το πρόγραμμα παρακολούθησης εξόδων αμέσως αφού ξοδέψετε χρήματα για να καταγράψετε όλες τις σημαντικές λεπτομέρειες και να το υποβάλετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο που μπορείτε να ελέγξετε αργότερα.

Συμβουλή^(Tip) : Δείτε τη λίστα μας με τις καλύτερες εφαρμογές προϋπολογισμού και παρακολούθησης δαπανών^{(best budgeting and expense tracking apps)} για μερικούς άλλους τρόπους παρακολούθησης των εξόδων. Δεν είναι τόσο προσαρμόσιμα όσο οι Φόρμες Google^{(Google Forms)} , αλλά έχουν τα δικά τους οφέλη.

Αποφασίστε τι να παρακολουθείτε^{(Decide What To Track)}

Η ιδέα ενός συστήματος παρακολούθησης εξόδων είναι να παρακολουθείτε τι ξοδεύετε τα χρήματά σας, επομένως υπάρχουν μερικές βασικές λεπτομέρειες που πρέπει να περιλαμβάνει η φόρμα. Αλλά ανάλογα με το τι θέλετε να παρακολουθήσετε, μπορεί να χρειαστείτε κάποια επιπλέον πεδία στη φόρμα.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα για το τι μπορεί να θέλετε να παρακολουθήσετε:

• Τιμή^(Price) : Πόσο κοστίζει αυτή η συναλλαγή;
• Κατάστημα^(Store) : Πού ξοδεύετε τα χρήματα;
• Περιγραφή^{(Description)} : Σε τι ξοδεύετε χρήματα;
• Κατηγορία^(Category) : Τι είδους αγορά είναι (ψυχαγωγία, φαγητό, λογαριασμός κ.λπ.);
• Χρησιμοποιήθηκε τρόπος πληρωμής^{(Payment method used)} : Πώς πληρώνετε για αυτό (ποια κάρτα/τράπεζα/εφαρμογή);
• Ποιος ανέλαβε τη δαπάνη^{(Who ran the expense)} : Εάν υπάρχουν πολλά άτομα που χρησιμοποιούν τη φόρμα
• Σημειώσεις^(Notes) : Πρέπει να κάνετε κάποιες επιπλέον σημειώσεις;

Όταν αποφασίζετε τι να συμπεριλάβετε σε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης δαπανών στο Google Forms , έχετε κατά νου ότι θέλετε τα πεδία να είναι όσο το δυνατόν ευρύτερα, ώστε να μπορούν να ισχύουν για οτιδήποτε αγοράζετε. Δεν χρειάζεστε απαραιτήτως ένα πεδίο που θα σας ρωτάει τι είδους τρόφιμα αγοράζετε, για παράδειγμα, εκτός εάν πρόκειται αποκλειστικά για παρακολούθηση εξόδων τροφίμων. μπορεί να θέλετε να το χρησιμοποιήσετε και για την καταγραφή πληρωμής ενοικίου και λογαριασμών τηλεφώνου.

Σε αυτήν τη σημείωση, μπορείτε να ορίσετε οποιοδήποτε από τα πεδία στη φόρμα παρακολούθησης εξόδων σας να είναι υποχρεωτικά ή μη υποχρεωτικά. Επομένως, εάν θέλετε ένα πραγματικά συγκεκριμένο πεδίο για κάτι, απλώς κάντε το να μην απαιτείται, ώστε να μην χρειάζεται να το χρησιμοποιείτε για κάθε συναλλαγή.

Δημιουργήστε το Google Forms Expense Tracker^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Αυτό είναι ένα δείγμα παρακολούθησης εξόδων, επομένως το δικό σας, σε καμία περίπτωση, δεν χρειάζεται να μοιάζει ακριβώς με αυτό. Χρησιμοποιούμε ευρείες ερωτήσεις με ακόμη ευρύτερες επιλογές απαντήσεων για να δείξουμε πώς λειτουργεί. Θα μάθετε ότι η επεξεργασία της φόρμας είναι εξαιρετικά εύκολη, επομένως δεν θα πρέπει να έχετε κανένα πρόβλημα να την προσαρμόσετε μόνοι σας.

• Ανοίξτε τις Φόρμες Google^{(Open Google Forms)} .
• Επιλέξτε Κενό^(Blank) για να ξεκινήσετε μια νέα φόρμα.
• Μετονομάστε τη φόρμα σας σε κάτι αναγνωρίσιμο.
• Επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο και αλλάξτε το σε Σύντομη απάντηση^{(Short answer)} .

• Ονομάστε αυτό το Price , επιβεβαιώστε ότι εμφανίζεται ο αριθμός Is^{(Is number)} και, στη συνέχεια, σημειώστε το κουμπί Required .

• Χρησιμοποιήστε το σύμβολο συν από το μενού προς τα δεξιά για να προσθέσετε μια νέα ερώτηση, αλλά αυτή τη φορά επιλέξτε Πολλαπλές επιλογές^{(Multiple choice)} .
• Ονομάστε αυτό το κατάστημα^(Store) και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τις επιλογές απαντήσεων με τα συνηθισμένα καταστήματα στα οποία ψωνίζετε. Το άλλο^(Other) προστίθεται από προεπιλογή, οπότε αν καταλήξετε να κάνετε μια αγορά από διαφορετικό κατάστημα, μπορείτε να το πληκτρολογήσετε εκεί.

• Συνεχίστε^(Continue) μέσα από τη φόρμα κάνοντας όλες τις διαφορετικές ερωτήσεις που θέλετε να κάνετε στον εαυτό σας κάθε φορά που αγοράζετε κάτι. Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω προτάσεις, όπως την ερώτηση για τον τρόπο πληρωμής και την περιγραφή, για να δώσετε στον εαυτό σας όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Αυτό θα σας φανεί χρήσιμο αργότερα όταν ερμηνεύσουμε όλα τα αποτελέσματα από τη φόρμα.
• Χρησιμοποιήστε το κουμπί προεπισκόπησης (το εικονίδιο του ματιού) στο επάνω μέρος των Φορμών Google^{(Google Forms)} για να λάβετε τη διεύθυνση URL^(URL) στη φόρμα σας. Μπορείτε να το μοιραστείτε με οποιονδήποτε θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα ή να το στείλετε στον εαυτό σας, ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμο από το τηλέφωνό σας.

Αυτό δεν είναι απαραίτητο, αλλά η φόρμα σας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει εικόνες, επικεφαλίδες και έναν μοναδικό συνδυασμό χρωμάτων. Μια πολύχρωμη φόρμα μπορεί να κάνει την παρακολούθηση των δαπανών διασκεδαστική, αν αυτό είναι καθόλου δυνατό! Το εικονίδιο ζωγραφικής στο επάνω μέρος της σελίδας είναι το σημείο όπου πηγαίνετε για αυτές τις αλλαγές.

Ρύθμιση υπολογισμών^{(Set Up Calculations)}

Κάθε καταχώριση από τη φόρμα σας συγκεντρώνεται σε ένα όμορφα διαμορφωμένο υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} . Επιλέξτε RESPONSES από την κορυφή της φόρμας σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο του υπολογιστικού φύλλου για να μετονομάσετε το υπολογιστικό φύλλο (αν θέλετε).

Αφού ανοίξει το υπολογιστικό φύλλο, δημιουργήστε μια νέα καρτέλα στο κάτω μέρος και ονομάστε την κάτι σαν Υπολογισμοί^{(Calculations)} . 

Από εκεί, μπορείτε να κάνετε οτιδήποτε υποστηρίζει τα Φύλλα ^(Sheets)Google : να προσθέσετε όλα τα έξοδά σας για μια δεδομένη χρονική περίοδο, να δημιουργήσετε γραφήματα για μια οπτική κατανόηση των εξόδων σας, να δείτε ποιος ξοδεύει τα περισσότερα χρήματα, να εντοπίσετε ποια καταστήματα σας κοστίζουν περισσότερο κ.λπ. .

Η χρήση αυτών των τύπων τύπων στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής αυτού του άρθρου, αλλά ας δούμε κάτι πολύ απλό, όπως να αθροίσουμε όλα τα έξοδα για κάθε άτομο, ώστε να μπορούμε πραγματικά να δούμε ποιος ξοδεύει τα περισσότερα. Μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε τον τύπο στο συνολικό ποσό που ξοδεύετε σε κάθε κατάστημα.

Ο ευκολότερος τρόπος για να αθροίσετε όλα τα έξοδα ανεξάρτητα από το άτομο που έκανε τη συναλλαγή, είναι να εκτελέσετε τον τύπο αθροίσματος , ως εξής:^(sum)

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Αυτός ο υπολογισμός λειτουργεί για το παράδειγμά μας επειδή η στήλη τιμής από τις απαντήσεις της φόρμας βρίσκεται στη στήλη Β.

Ακολουθεί ένας τύπος Φύλλων Google^{(Google Sheets)} που δείχνει μια πολύ πιο λεπτομερή ματιά στο πόσα ξοδεύει κάθε άτομο:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Ο τρόπος που λειτουργεί αυτό είναι εισάγοντας το sumif^(sumif) και μετά επιλέγοντας τη στήλη που περιέχει τα ονόματα ( G στο παράδειγμά μας). Το επόμενο μέρος είναι η αναγνώριση του ονόματος, Jeff . Τέλος, επιλέξτε την επικεφαλίδα της στήλης με τις τιμές, ώστε όταν η άλλη στήλη ταιριάζει με το όνομα που αναζητούμε, να προσθέσει ακριβώς αυτές τις τιμές.

Ανατρέξτε στη λίστα της Google με τις λειτουργίες των Φύλλων Google^{(list of Google Sheets functions)} για κάποιους άλλους τρόπους για να ερμηνεύσετε τα δεδομένα από τη φόρμα σας. Ένας άλλος τρόπος για να δείτε τα έξοδά σας είναι με ένα γράφημα ή ένα γράφημα. Η Google έχει ένα σεμινάριο^{(Google has a tutorial)} για να το κάνει αυτό.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense trаcker is vital if you’re budgeting or you need to know where уour money is going. Google Forms is a free form bυіlder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 Λειτουργίες σεναρίου Φύλλων Google που πρέπει να γνωρίζετε

• Πώς να αφαιρέσετε περιγράμματα πίνακα στα Έγγραφα Google

• 4 τρόποι για να μετατρέψετε το Excel σε Φύλλα Google

• Πώς η Συζήτηση Εγγράφων Google σάς βοηθά να συνεργάζεστε σε έγγραφα

• Πώς να εισαγάγετε ένα υδατογράφημα στο Word και στα Έγγραφα Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα κινούμενο GIF στο PowerPoint

• 7 εναλλακτικές λύσεις για το PowerPoint που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Διαδίκτυο

• Διορθώστε το σφάλμα ασυμφωνίας ετικετών έναρξης τέλους ετικέτας κατά το άνοιγμα αρχείων DOCX

• Αλλαγή σε Οριζόντιος προσανατολισμός στα Έγγραφα Google

• Εισαγάγετε μια κουκκίδα στη μέση μιας πρότασης στο Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill In Excel

• Πώς να προσθέσετε υποσημειώσεις στο Word

• 9 τρόποι για να ανοίξετε ένα έγγραφο Word χωρίς Word

• Google Slides εναντίον Microsoft PowerPoint – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Πώς να εκκαθαρίσετε την προσωρινή μνήμη του Outlook

• Χρήση του εργαλείου αναζήτησης στόχου ανάλυσης What-If του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CONCATENATE στα Φύλλα Google

• Πώς να ανακτήσετε τα διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Office 365

• Λάβετε στατιστικά στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook χρησιμοποιώντας το StatView