Η προσπάθεια συμπλήρωσης κελιών στο Excel που ενσωματώνουν κείμενο ή δεδομένα από πολλά άλλα κελιά σε ένα φύλλο μπορεί να είναι μια πολύ χρονοβόρα διαδικασία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν υπάρχουν εκατοντάδες ή χιλιάδες σειρές στο υπολογιστικό φύλλο.

Αφού μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε σωστά το Flash Fill in Excel , μπορείτε να αφήσετε το Excel^(Excel) να κάνει όλη τη δουλειά. Απλώς παρέχετε μερικές μη αυτόματες καταχωρίσεις κελιών για να βοηθήσετε το Excel^(Excel) να καταλάβει ακριβώς τι προσπαθείτε να κάνετε. Στη συνέχεια, το Excel^(Excel) κάνει την υπόλοιπη εργασία για το υπόλοιπο υπολογιστικό φύλλο.

Εάν αυτό σας φαίνεται σαν μια συμβουλή εξοικονόμησης χρόνου που θα θέλατε να δοκιμάσετε, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να βελτιώσετε τη δική σας παραγωγικότητα.

Σημείωση^(Note) : Η δυνατότητα Flash Fill στο Excel είναι διαθέσιμη μόνο στο Excel 2013 και μεταγενέστερα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill In Excel

Η απλούστερη εφαρμογή του Flash Fill στο Excel είναι ο συνδυασμός δύο λέξεων μαζί^{(combining two words together)} . Στο παρακάτω παράδειγμα, θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill^{(Flash Fill)} για να συνδυάσετε γρήγορα ένα όνομα και ένα επώνυμο σε ένα τρίτο κελί για το πλήρες όνομα.

Σε αυτό το παράδειγμα, η στήλη Γ περιέχει το όνομα, η στήλη Δ το επώνυμο και η στήλη Ε είναι η στήλη για το πλήρες όνομα.

1. Αρχικά, πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα στο πρώτο κελί όπως θα θέλατε να φαίνεται (συνδυάζοντας τα περιεχόμενα του κελιού Όνομα^{(First Name)} και του κελιού Επώνυμο.

1. Μετά από αυτό, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το ίδιο πράγμα στο επόμενο κελί (το Όνομα^{(First Name)} και το Επώνυμο από τα κελιά στα αριστερά). Θα παρατηρήσετε ότι η δυνατότητα Flash Fill του Excel θα ανιχνεύσει αυτόματα το μοτίβο από το περιεχόμενο του κελιού πάνω από αυτό που πληκτρολογήσατε μη αυτόματα.
   
   Χρησιμοποιώντας αυτήν την «μάθηση», το Excel^(Excel) θα παρέχει μια προεπισκόπηση του τι πιστεύει ότι θέλετε να πληκτρολογήσετε. Θα σας δείξει ακόμη και πώς θα συμπληρώσουν τα υπόλοιπα κελιά για την υπόλοιπη στήλη.

1. Απλώς πατήστε Enter για να αποδεχτείτε αυτήν την προεπισκόπηση. Θα δείτε τη δυνατότητα Excel Flash Fill να εκτελεί τα μαγικά της καθώς συμπληρώνει όλα τα υπόλοιπα κελιά αυτής της στήλης για εσάς.

Όπως μπορείτε να δείτε, η λειτουργία Flash Fill μπορεί να εξοικονομήσει τεράστιο χρόνο εάν συγκρίνετε τη μη αυτόματη πληκτρολόγηση ενός κελιού και το Enter με το να πρέπει να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα τα ονόματα για όλα τα κελιά στη νέα στήλη.

Εάν έχετε παρατηρήσει ότι η λειτουργία Flash Fill δεν λειτουργεί, πρέπει να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Flash Fill στο Excel . Μπορείτε να δείτε πώς να το κάνετε αυτό στην τελευταία ενότητα αυτού του άρθρου.

Επιλογές πλήρωσης του Excel Flash

Όταν εκτελείτε τα παραπάνω βήματα Flash Fill , θα παρατηρήσετε ότι θα εμφανιστεί ένα μικρό εικονίδιο δίπλα στα συμπληρωμένα κελιά. Εάν επιλέξετε το αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά αυτού του εικονιδίου, θα δείτε ορισμένες πρόσθετες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με τη λειτουργία Flash Fill . 

Χρησιμοποιώντας τις επιλογές Flash Fill σε αυτό το αναπτυσσόμενο πλαίσιο, μπορείτε:

• Αναίρεση Flash Fill^{(Undo Flash Fill)} : Αναίρεση της ενέργειας που συμπλήρωσε ολόκληρη τη στήλη αφού πατήσετε Enter
• Αποδοχή προτάσεων^{(Accept suggestions)} : Αυτό θα πει στη δυνατότητα Flash Fill του Excel για αυτήν τη στήλη ότι είστε εντάξει με τις αλλαγές στη στήλη και θέλετε να τις διατηρήσετε
• Επιλέξτε xx κενά κελιά^{(Select xx blank cells)} : Σας επιτρέπει να προσδιορίσετε τυχόν κελιά που δεν συμπληρώθηκαν και είναι κενά, ώστε να μπορείτε να τα διορθώσετε εάν χρειάζεται
• Επιλογή xx αλλαγμένων κελιών^{(Select xx changed cells)} : Σας επιτρέπει να επιλέξετε όλα τα κελιά που άλλαξαν αυτόματα μετά την ενημέρωση αυτών των κελιών από τη λειτουργία Flash Fill

Μόλις επιλέξετε Αποδοχή προτάσεων, θα δείτε ότι οι αριθμοί "επιλογής" για τα "αλλαγμένα κελιά" θα πέσει στο μηδέν. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μόλις αποδεχτείτε τις αλλαγές, αυτά τα περιεχόμενα κελιών δεν θεωρούνται πλέον "αλλαγμένα" από τη δυνατότητα Flash Fill .

Πώς να ενεργοποιήσετε το Flash Fill In Excel

Εάν έχετε παρατηρήσει ότι το Excel δεν παρέχει προεπισκόπηση Flash Fill όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε το δεύτερο κελί, ίσως χρειαστεί να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα.

Για να το κάνω αυτό:

Επιλέξτε Αρχείο^(File) > Επιλογές^(Options) > Για προχωρημένους^(Advanced) . Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Επιλογές επεξεργασίας^{(Editing options)} και βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί τόσο η Ενεργοποίηση αυτόματης συμπλήρωσης για τιμές κελιών^{(Enable AutoComplete for cell values)} όσο και η Αυτόματη πλήρωση φλας^{(Automatically Flash Fill)} .

Επιλέξτε ΟΚ^(OK) για να τελειώσετε. Τώρα, την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε στο δεύτερο κελί αφού συμπληρώσετε το πρώτο, το Excel^(Excel) θα πρέπει να εντοπίσει το μοτίβο και να σας παρέχει μια προεπισκόπηση για το πώς πιστεύει ότι θέλετε να συμπληρώσετε τα υπόλοιπα κελιά στη στήλη.

Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Flash Fill για το κελί που έχετε επισημάνει επιλέγοντας το εικονίδιο Flash Fill στο μενού Δεδομένα κάτω από την ομάδα ^(Data)Εργαλεία δεδομένων^{(Data Tools)} στην κορδέλα. 

Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε πατώντας Ctrl + E στο πληκτρολόγιο.

Πότε να χρησιμοποιήσετε το Flash Συμπληρώστε το Excel

Η συνένωση πλήρων ονομάτων από δύο στήλες είναι ένα απλό παράδειγμα του πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill στο Excel , αλλά υπάρχουν πολλές πιο προηγμένες χρήσεις για αυτήν την ισχυρή δυνατότητα.

• Εξαγωγή μιας δευτερεύουσας συμβολοσειράς από μια μεγάλη συμβολοσειρά (όπως ένας ταχυδρομικός κώδικας από μια πλήρη διεύθυνση) σε μια άλλη στήλη
• Τραβήξτε^(Pull) αριθμούς από αλφαριθμητικές συμβολοσειρές
• Αφαιρέστε κενά από πριν ή μετά τις συμβολοσειρές
• Εισαγάγετε^(Insert) δευτερεύουσες συμβολοσειρές (όπως κόμμα ή παύλα) σε υπάρχουσες συμβολοσειρές
• Αναμορφώστε τις ημερομηνίες
• Αντικαταστήστε^(Replace) μέρος μιας συμβολοσειράς με νέο κείμενο

Λάβετε υπόψη ότι, όσο χρήσιμη κι αν είναι η λειτουργία Flash Fill , δεν θα ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάξετε τα αρχικά κελιά.

Για παράδειγμα, στο παράδειγμα ονόματος και επωνύμου στην πρώτη ενότητα αυτού του άρθρου, θα μπορούσατε να επιτύχετε την ίδια έξοδο χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Concatenate^{(Concatenate function)} και, στη συνέχεια, γεμίζοντας την υπόλοιπη στήλη με αυτήν τη συνάρτηση.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Όταν το κάνετε αυτό, εάν αλλάξει κάποιο από τα δύο πρώτα κελιά, το πλήρες όνομα^{(Full Name)} θα ενημερωθεί. Ένα μειονέκτημα αυτού είναι ότι εάν διαγράψετε μία από τις δύο πρώτες στήλες, η στήλη Πλήρες όνομα^{(Full Name)} θα διαγράψει ή θα εμφανίσει ένα σφάλμα.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η συνάρτηση Flash Fill στο Excel χρησιμοποιείται καλύτερα όταν θέλετε να μετατρέψετε πλήρως και μόνιμα τις αρχικές στήλες σε μια νέα μορφοποιημένη συμβολοσειρά ή αριθμό.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cellѕ in Excel that incorporate text or data from multiple other cells in a sheet can be a vеry time consuming рrocess. This is especially truе if thеrе are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Πώς να διορθώσετε μια σειρά στο Excel

• Διατηρήστε τις αναφορές κελιών κατά την αντιγραφή ενός τύπου στο Excel

• Πώς να συγχωνεύσετε κελιά, στήλες και γραμμές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα πίτας στο Excel

• Πώς να αφαιρέσετε γραμμές πλέγματος στο Excel

• Διαφορές μεταξύ του Microsoft Excel Online και του Excel για επιτραπέζιους υπολογιστές

• Γρήγορη γραφή αριθμών σε Word και Excel

• Πώς να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία στο Excel

• Πώς να εισαγάγετε γρήγορα πολλές σειρές στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• 10 Συμβουλές και κόλπα του Excel για το 2019

• Πότε να χρησιμοποιήσετε το Index-Match αντί για το VLOOKUP στο Excel

• Πώς να μετακινήσετε στήλες στο Excel

• Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε επώνυμες περιοχές στο Excel

• Πώς να γράψετε έναν τύπο/δήλωση IF στο Excel

• 4 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε ένα σημάδι ελέγχου στο Excel