Πώς να χρησιμοποιήσετε το Smartsheet: Ένα σεμινάριο για αρχάριους

Για ένα εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο και web για την παρακολούθηση έργων, εργασιών, λιστών, μελών ομάδας και πολλά άλλα, το Smartsheet.com(Smartsheet.com) προσφέρει εκτεταμένες και ευέλικτες δυνατότητες.

Εάν σκέφτεστε να το δοκιμάσετε ή έχετε ήδη εγγραφεί για μια δωρεάν δοκιμή, η αξιοποίηση του εργαλείου σημαίνει ότι γνωρίζετε τι μπορεί να κάνει για εσάς και την ομάδα σας. Ας εμβαθύνουμε στο πώς να χρησιμοποιήσετε το Smartsheet για αρχάριους μόλις ξεκινήσετε.

Τι είναι το Smartsheet;

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ εφαρμογές όπως το Asana(like Asana) , το Monday.com(Monday.com) ή παρόμοιο λογισμικό διαχείρισης έργων, το Smartsheet είναι συγκρίσιμο ως προς τον σκοπό, τη δομή και τις δυνατότητες. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνοι σας ή να συνεργαστείτε με άλλους, να δημιουργήσετε πίνακες εργαλείων για γρήγορη πρόσβαση σε στοιχεία και να απολαύσετε πολλές προβολές όπως το Kanban , το ημερολόγιο και το πλέγμα.

Το Smartsheet(Smartsheet) παρέχει επίσης αυτοματοποιημένες ροές εργασίας, πρότυπα για γρήγορη εκκίνηση, χρήσιμες αναφορές, προσαρμοσμένες φόρμες και ενσωματώσεις με άλλες εφαρμογές για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών σας.

Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το Smartsheet είναι να δημιουργήσετε ή να εισαγάγετε ένα έργο, ένα φύλλο ή μια λίστα εργασιών που θέλετε να παρακολουθήσετε. Στη συνέχεια θα σας καθοδηγήσουμε στις δυνατότητες κάθε εργαλείου.

Δημιουργία, εισαγωγή ή χρήση προτύπου

Επιλέξτε το εικονίδιο Κέντρου λύσεων(Solution Center) (σύμβολο συν) στην αριστερή πλοήγηση. Στη συνέχεια, θα δείτε επιλογές στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης για Δημιουργία(Create) και Εισαγωγή(Import) .

Επιλέξτε Δημιουργία(Create,) και έχετε οκτώ επιλογές για Πλέγμα(Grid) , Έργο(Project) , Κάρτες(Cards) , Λίστα εργασιών(Task List) , Φόρμα(Form) , Αναφορά(Report) και Dashboard/Portal . Επιλέξτε τον τύπο του στοιχείου που θέλετε να δημιουργήσετε, δώστε του ένα όνομα και επιλέξτε Δημιουργία(Create) .

Επιλέξτε Εισαγωγή(Import) εάν έχετε ένα σχέδιο έργου ή ένα φύλλο εργασιών αλλού με το οποίο θα θέλατε να ξεκινήσετε. Επιλέξτε Microsoft Excel(Pick Microsoft Excel) , Microsoft Project , Φύλλα Google(Google Sheets) ή Atlassian Trello . Στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να εισαγάγετε το στοιχείο.

Εάν θέλετε να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο ή σύνολο προτύπων, επιλέξτε Αναζήτηση σε όλες τις λύσεις(Browse All Solutions) , επιλέξτε έναν κλάδο ή χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Αναζήτηση(Search) για να βρείτε κάτι συγκεκριμένο. 

Επιλέξτε ένα πρότυπο ή ρυθμίστε για να δείτε πρόσθετες πληροφορίες. Στη συνέχεια, για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο(use a template) , επιλέξτε το κουμπί Χρήση(Use) .

Για ένα σύνολο προτύπων, επιλέξτε Μάθετε περισσότερα(Learn More) για να λάβετε πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με το τι περιλαμβάνει και να κάνετε λήψη του σετ.

Χρησιμοποιήστε το Project Assistant

Εάν πρόκειται για ένα νέο έργο με το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Project Assistant . Αυτό σας δίνει ένα προβάδισμα για τη ρύθμιση του έργου.

Στο Κέντρο λύσεων(Solution Center) , επιλέξτε Project Assistant . Ονομάστε το έργο σας, εισαγάγετε δύο εργασίες για να ξεκινήσετε και προσθέστε δύο δευτερεύουσες εργασίες για την Εργασία(Task) #1.

Στη συνέχεια, θα δείτε τη διάταξη Προβολή πλέγματος(Grid View) για το νέο σας έργο με τις εργασίες και τις δευτερεύουσες εργασίες που καταχωρίσατε. 

Χαρακτηριστικά έργου

Η παρακολούθηση του έργου σας στο Smartsheet είναι εύκολη με τα εργαλεία διαχείρισης έργου που είναι ενσωματωμένα όπως το Gantt View .

Έχετε θέσεις για την εργασία, τη διάρκεια, την έναρξη, τον τερματισμό, τους προκατόχους, τις οποίες έχουν ανατεθεί, το ποσοστό ολοκλήρωσης, την κατάσταση και τα σχόλια στην αριστερή πλευρά. Στη δεξιά πλευρά είναι το διάγραμμα Gantt .

Μπορείτε να προσθέσετε γραμμές βάσης και να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε την κρίσιμη διαδρομή χρησιμοποιώντας τα εικονίδια επάνω δεξιά.

Επιλέξτε το εικονίδιο με το γρανάζι για να ανοίξετε τις (gear)Ρυθμίσεις έργου(Project Settings) . Στη συνέχεια, προσαρμόστε τις Ρυθμίσεις εξάρτησης(Dependency Settings) , την Εμφάνιση χρονολογίου(Timeline Display) και τη Διαχείριση πόρων(Resource Management) .

Χαρακτηριστικά λίστας εργασιών

Η λίστα εργασιών έχει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για να παρακολουθείτε τις(track your to-dos) υποχρεώσεις σας από την αρχή μέχρι το τέλος. 

Εισαγάγετε(Enter) το όνομα της εργασίας, την ημερομηνία λήξης, τον εκδοχέα και την κατάσταση. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Τέλος για να επισημάνετε τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί και την ενότητα (Done)Σχόλια(Comments) για σημειώσεις.

Χαρακτηριστικά καρτών

Εάν σας αρέσει η μέθοδος Kanban διαχείρισης έργου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διάταξη καρτών, είτε για εσάς είτε για την ομάδα σας.

Θα ξεκινήσετε με λωρίδες για Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress και Complete . Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ετικέτες ανά έργο σας.

Χρησιμοποιήστε τα σημάδια συν για να προσθέσετε κάρτες στις λωρίδες. Οι κάρτες σας μπορούν να περιλαμβάνουν μια λίστα ελέγχου με δευτερεύουσες εργασίες, συνημμένα αρχείων, σχόλια, αποδείξεις και υπενθυμίσεις. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις δευτερεύουσες εργασίες σε μια κάρτα σε μεγαλύτερη προβολή επιλέγοντας το εικονίδιο Επεξεργασία (μολύβι).(Edit)

Επιλέξτε(Choose) ανάμεσα σε μια συμπαγή ή πλήρη προβολή των καρτών σας και προσαρμόστε τις ρυθμίσεις Προβολή κάρτας με το εικονίδιο με το (Card View)γρανάζι(gear) επάνω δεξιά.

Χαρακτηριστικά Πλέγματος

Χρησιμοποιείτε εφαρμογές όπως το Microsoft Excel ή τα Φύλλα Google(Microsoft Excel or Google Sheets) για την παρακολούθηση στοιχείων; Αν ναι, τότε η διάταξη Grid είναι για εσάς. Μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο με στήλες, σειρές και κελιά.

Χαρακτηριστικά Φόρμας

Η δημιουργία μιας προσαρμοσμένης φόρμας(Building a custom form) είναι μια χρήσιμη δυνατότητα για όλα τα είδη έργων. Με το Smartsheet , μπορείτε να σχεδιάσετε τη φόρμα σας και να προσαρμόσετε εύκολα τις ρυθμίσεις της.

Προσθέστε(Add) και αφαιρέστε Στοιχεία (Elements)Φόρμας(Form) με την ενότητα στα αριστερά. Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα πεδίο φόρμας για να προσαρμόσετε τις ιδιαίτερες ρυθμίσεις του στα δεξιά. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο υποχρεωτικό, να συμπεριλάβετε μια ετικέτα ή κείμενο βοήθειας, να χρησιμοποιήσετε επικύρωση και να προσθέσετε λογική.

Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις φόρμας για το θέμα(Theme) και την επωνυμία(Brand) , την ασφάλεια(Security) , την υποβολή φόρμας(Form Submission) και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις υποβολές.

Χαρακτηριστικά αναφοράς

Δημιουργήστε μια αναφορά σειράς(Row Report) , μια συνοπτική αναφορά(Summary Report) ή και τα δύο. Επιλέξτε το φύλλο ή το έργο και προσθέστε τις στήλες. Μπορείτε να προσθέσετε φίλτρα, να ταξινομήσετε και να ομαδοποιήσετε στήλες και να συμπεριλάβετε μια σύνοψη στο επάνω μέρος.

Χαρακτηριστικά πίνακα οργάνων

Δημιουργώντας έναν πίνακα ελέγχου Smartsheet , μπορείτε να δείτε ένα στιγμιότυπο του έργου σας, να ελέγξετε τα ενεργά στοιχεία, να δείτε ένα εύχρηστο γράφημα ή να προβάλετε μετρήσεις.

Δώστε ένα όνομα στον πίνακα ελέγχου σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα γραφικά στοιχεία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Θα δείτε μια ωραία επιλογή γραφικών στοιχείων στα δεξιά και απλώς επιλέξτε ένα για να το προσθέσετε. 

Αφού έχετε τα γραφικά στοιχεία στον πίνακα εργαλείων σας, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις τους. Ανάλογα με τον τύπο του γραφικού στοιχείου, μπορείτε να προσθέσετε και να διαμορφώσετε έναν τίτλο και να επιλέξετε μια ενέργεια όταν κάποιος κάνει κλικ στο γραφικό στοιχείο.

Smartsheet Navigation , Layout και Tools

Το Smartsheet(Smartsheet) προσφέρει έναν εύκολο τρόπο πλοήγησης στην εφαρμογή καθώς και χρήσης εργαλείων. 

Αριστερή πλοήγηση

Στην αριστερή πλευρά έχετε την κύρια πλοήγηση για το Home , τις Ειδοποιήσεις(Notifications) , την Περιήγηση(Browse) , τα Πρόσφατα(Recents) , τα Αγαπημένα(Favorites) , τις Εφαρμογές εργασίας(WorkApps) και το Κέντρο λύσεων(Solution Center) . Όταν συνδέεστε στο Smartsheet , επιλέξτε από πού θέλετε να ξεκινήσετε.

Στο κάτω μέρος, επιλέξτε το εικονίδιο Βοήθειας(Help) (ερωτηματικό) για βοήθεια ή το εικονίδιο Λογαριασμός(Account) για να προσαρμόσετε το προφίλ και τις ρυθμίσεις σας.

Εργαλεία δεξιάς πλευράς

Στη δεξιά πλευρά υπάρχουν εργαλεία. Θα τα δείτε στην οθόνη για κάθε στοιχείο που χρησιμοποιείτε, όπως ένα έργο, μια λίστα εργασιών(Task List) ή κάρτες. Εξαιρέσεις αποτελούν ο Πίνακας ελέγχου(Dashboard) και η αναφορά(Report)

Όταν επιλέγετε ένα εργαλείο, εμφανίζεται μια πλαϊνή γραμμή που περιέχει τα αντίστοιχα στοιχεία. Έχετε συνομιλίες, συνημμένα, αποδείξεις(Proofs) , αιτήματα ενημέρωσης(Update Requests) , δημοσίευση(Publish) , αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων(Activity Log) και περίληψη(Summary)

Οι διαθέσιμες ενέργειες στην πλαϊνή γραμμή εξαρτώνται από το εργαλείο. Ως παραδείγματα, μπορείτε να προβάλετε όλες τις συνομιλίες, αυτές που δεν έχουν αναγνωσθεί ή σχόλια ανά φύλλο ή σειρά. Για συνημμένα, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του αρχείου, να το κατεβάσετε, να το μετονομάσετε ή να προσθέσετε μια περιγραφή.

Κορυφαία γραμμή εργαλείων

Στην κορυφή κάθε στοιχείου, έχετε πρόσθετα εργαλεία. Στην αριστερή πλευρά, μπορείτε να αποθηκεύσετε, να εκτυπώσετε, να αναιρέσετε ή να επαναλάβετε μια ενέργεια. Ακριβώς δίπλα σε αυτό, μπορείτε να αλλάξετε την άποψή σας που είναι αρκετά βολικό. Κάντε εναλλαγή μεταξύ των προβολών Grid , Gantt , Card ή Calendar

Θα δείτε επίσης κουμπιά γραμματοσειράς και μορφής παρόμοια με αυτά που βλέπετε στο Microsoft Word(in Microsoft Word) . Αυτό σας επιτρέπει να αλλάξετε το στυλ, το μέγεθος ή το χρώμα γραμματοσειράς, να αλλάξετε τη στοίχιση, τη μορφή ως νόμισμα και πολλά άλλα.

(Additional Smartsheet Features)Πρόσθετες δυνατότητες και επιλογές Smartsheet

Μόλις μάθετε τα βασικά για το πώς να χρησιμοποιείτε το Smartsheet , ρίξτε μια ματιά σε αυτές τις πρόσθετες δυνατότητες και επιλογές.

Κοινή χρήση(Sharing) : Μαζί με τις συνομιλίες και τα εργαλεία συνεργασίας(collaboration tools) σε πραγματικό χρόνο , μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης και αδειών για την ομάδα σας. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Κοινή χρήση(Share) επάνω δεξιά για να δείτε τις επιλογές σας.

Ενσωματώσεις(Integrations) : Συνδέστε το Smartsheet σε εφαρμογές όπως το Slack , το Google Drive(Google Drive) , το Gmail , το OneDrive , το Jira και άλλα. Για να προβάλετε τις επιλογές σας, μεταβείτε στο Κέντρο λύσεων(Solution Center) , επιλέξτε Αναζήτηση σε όλες τις λύσεις(Browse All Solutions) και επιλέξτε Δείτε περισσότερα πρόσθετα(See More Add-Ons) στην ενότητα Πρόσθετα.

Αυτοματοποιημένες ροές εργασίας(Automated Workflows) : Αυτοματοποιήστε τις εργασίες(Automate tasks) για το έργο ή το φύλλο σας επιλέγοντας ένα έναυσμα και μια ενέργεια. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πράγματα όπως ειδοποιήσεις, αιτήματα έγκρισης, εγγραφή ημερομηνίας ή κλείδωμα σειρών. Επιλέξτε την καρτέλα Αυτοματισμός(Automation) πάνω από την επάνω γραμμή εργαλείων.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας, να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους και να ελέγξετε τη λειτουργικότητα για τη δημιουργία μιας εφαρμογής ιστού ή για κινητά για την εταιρεία σας.

Το Smartsheet(Smartsheet) είναι ένα πλήρες, ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση έργων όλων των μεγεθών. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τις τιμές του προγράμματος συνδρομής(subscription plan pricing) τους για την καλύτερη εφαρμογή για εσάς.

Για παρόμοια εργαλεία, ρίξτε μια ματιά στο πώς να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Todoist Kanban(use the Todoist Kanban tool) ή πώς να είστε παραγωγικοί με το Trello(be productive with Trello) .



About the author

Είμαι προγραμματιστής λογισμικού με πάνω από 10 χρόνια εμπειρία. Ειδικεύομαι στον προγραμματισμό Mac και έχω γράψει πολλές χιλιάδες γραμμές κώδικα για διάφορες εφαρμογές Mac, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, των: TextEdit, GarageBand, iMovie και Inkscape. Έχω επίσης εμπειρία με ανάπτυξη Linux και Windows. Οι δεξιότητές μου ως προγραμματιστής μου επιτρέπουν να γράφω υψηλής ποιότητας, ολοκληρωμένα σεμινάρια για διάφορες πλατφόρμες ανάπτυξης λογισμικού - από macOS έως Linux - καθιστώντας τα σεμινάρια μου την τέλεια επιλογή για όσους θέλουν να μάθουν περισσότερα για τα εργαλεία που χρησιμοποιούν.



Related posts