Είχατε ποτέ ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο με δεδομένα στο Excel και χρειάζεστε έναν εύκολο τρόπο φιλτραρίσματος και εξαγωγής συγκεκριμένων πληροφοριών από αυτό; Εάν μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το VLOOKUP στο Excel , μπορείτε να κάνετε αυτήν την αναζήτηση με μία μόνο, ισχυρή συνάρτηση του Excel .

Η συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) στο Excel τρομάζει πολύ κόσμο γιατί έχει πολλές παραμέτρους και υπάρχουν πολλοί τρόποι χρήσης της. Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε όλους τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VLOOKUP στο Excel και γιατί η συνάρτηση είναι τόσο ισχυρή.

VLOOKUP Παράμετροι στο Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

Όταν ξεκινάτε να πληκτρολογείτε =VLOOKUP( σε οποιοδήποτε κελί στο Excel , θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο που δείχνει όλες τις διαθέσιμες παραμέτρους συνάρτησης.

Ας εξετάσουμε καθεμία από αυτές τις παραμέτρους και τι σημαίνουν.

• lookup_value : Η τιμή που αναζητάτε από το υπολογιστικό φύλλο
• table_array : Το εύρος των κελιών στο φύλλο στο οποίο θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση
• col_index_num : Η στήλη από την οποία θέλετε να αντλήσετε το αποτέλεσμά σας
• [range_lookup] : Λειτουργία αντιστοίχισης ( TRUE = κατά προσέγγιση, FALSE = ακριβής)

Αυτές οι τέσσερις παράμετροι σάς επιτρέπουν να κάνετε πολλές διαφορετικές, χρήσιμες αναζητήσεις για δεδομένα μέσα σε πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Ένα απλό παράδειγμα VLOOKUP Excel^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

Το VLOOKUP δεν είναι μία από τις βασικές συναρτήσεις του Excel^{(the basic Excel functions)} που μπορεί να έχετε μάθει, οπότε ας δούμε ένα απλό παράδειγμα για να ξεκινήσετε.

Για το ακόλουθο παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο βαθμολογιών SAT για σχολεία στις Ηνωμένες ^(United) Πολιτείες^(States) . Αυτό το υπολογιστικό φύλλο περιέχει πάνω από 450 σχολεία μαζί με μεμονωμένες βαθμολογίες SAT για ανάγνωση, μαθηματικά και γραφή. Μη^(Feel) διστάσετε να κατεβάσετε για να ακολουθήσετε. Υπάρχει μια εξωτερική σύνδεση που τραβάει τα δεδομένα, επομένως θα λάβετε μια προειδοποίηση όταν ανοίγετε το αρχείο, αλλά είναι ασφαλές.

Θα ήταν πολύ χρονοβόρο να αναζητήσετε ένα τόσο μεγάλο σύνολο δεδομένων για να βρείτε το σχολείο που σας ενδιαφέρει.

Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια απλή φόρμα στα κενά κελιά στο πλάι του πίνακα. Για να πραγματοποιήσετε αυτήν την αναζήτηση, απλώς δημιουργήστε ένα πεδίο για το Σχολείο^(School) και τρία επιπλέον πεδία για βαθμολογίες ανάγνωσης, μαθηματικών και γραφής.

Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) στο Excel για να λειτουργήσουν αυτά τα τρία πεδία. Στο πεδίο Ανάγνωση^(Reading) , δημιουργήστε τη συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) ως εξής:

1. Τύπος =VLOOKUP(
2. Επιλέξτε το πεδίο Σχολείο^(School) , το οποίο σε αυτό το παράδειγμα είναι I2 . Πληκτρολογήστε ένα κόμμα.
3. Επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή των κελιών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να αναζητήσετε. Πληκτρολογήστε ένα κόμμα.

Όταν επιλέγετε το εύρος, μπορείτε να ξεκινήσετε από τη στήλη που χρησιμοποιείτε για να αναζητήσετε (σε αυτήν την περίπτωση τη στήλη ονόματος σχολείου) και, στη συνέχεια, να επιλέξετε όλες τις άλλες στήλες και σειρές που περιέχουν τα δεδομένα.

Σημείωση^(Note) : Η συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) στο Excel μπορεί να πραγματοποιήσει αναζήτηση μόνο στα κελιά στα δεξιά της στήλης αναζήτησης. Σε αυτό το παράδειγμα, η στήλη ονόματος σχολείου πρέπει να βρίσκεται στα αριστερά των δεδομένων που αναζητάτε.

1. Στη συνέχεια, για να ανακτήσετε τη βαθμολογία Reading , θα πρέπει να επιλέξετε την 3η στήλη από την αριστερή επιλεγμένη στήλη. Έτσι, πληκτρολογήστε ένα 3 και μετά πληκτρολογήστε ένα άλλο κόμμα.
2. Τέλος, πληκτρολογήστε FALSE για ακριβή αντιστοίχιση και κλείστε τη συνάρτηση με ένα ) .

Η τελική σας συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) θα πρέπει να μοιάζει κάπως έτσι:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

Όταν πατήσετε για πρώτη φορά Enter και ολοκληρώσετε τη συνάρτηση, θα παρατηρήσετε ότι το πεδίο Reading θα περιέχει ένα #N/A .

Αυτό συμβαίνει επειδή το πεδίο Σχολείο^(School) είναι κενό και δεν υπάρχει τίποτα για να βρει τη συνάρτηση VLOOKUP . ^(VLOOKUP)Ωστόσο, εάν εισαγάγετε το όνομα οποιουδήποτε λυκείου θέλετε να αναζητήσετε, θα δείτε τα σωστά αποτελέσματα από αυτήν τη σειρά για τη βαθμολογία Reading .

Πώς να αντιμετωπίσετε το VLOOKUP που έχει διάκριση πεζών-κεφαλαίων^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

Μπορεί να παρατηρήσετε ότι αν δεν πληκτρολογήσετε το όνομα του σχολείου στην ίδια περίπτωση με τον τρόπο που αναφέρεται στο σύνολο δεδομένων, δεν θα δείτε αποτελέσματα.

Αυτό συμβαίνει επειδή η συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Αυτό μπορεί να είναι ενοχλητικό, ειδικά για ένα πολύ μεγάλο σύνολο δεδομένων όπου η στήλη στην οποία πραγματοποιείτε αναζήτηση δεν συνάδει με τον τρόπο με τον οποίο γράφονται τα πράγματα με κεφαλαία.

Για να το παρακάμψετε, μπορείτε να αναγκάσετε αυτό που ψάχνετε να αλλάξει σε πεζά προτού αναζητήσετε τα αποτελέσματα. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε μια νέα στήλη δίπλα στη στήλη που αναζητάτε. Πληκτρολογήστε τη συνάρτηση:

=TRIM(LOWER(B2))

Αυτό θα μικρύνει το όνομα του σχολείου και θα αφαιρέσει τυχόν εξωτερικούς χαρακτήρες (κενά) που μπορεί να βρίσκονται στην αριστερή ή τη δεξιά πλευρά του ονόματος.

Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift^(Shift) και τοποθετήστε τον κέρσορα του ποντικιού στην κάτω δεξιά γωνία του πρώτου κελιού μέχρι να αλλάξει σε δύο οριζόντιες γραμμές. Κάντε διπλό^(Double) κλικ με το ποντίκι για αυτόματη συμπλήρωση ολόκληρης της στήλης.

Τέλος, δεδομένου ότι το VLOOKUP θα προσπαθήσει να χρησιμοποιήσει τον τύπο και όχι το κείμενο σε αυτά τα κελιά, πρέπει να τα μετατρέψετε όλα μόνο σε τιμές. Για να το κάνετε αυτό, αντιγράψτε ολόκληρη τη στήλη, κάντε δεξί κλικ στο πρώτο κελί και επικολλήστε μόνο τις τιμές.

Τώρα που εκκαθαρίζονται όλα τα δεδομένα σας σε αυτήν τη νέα στήλη, τροποποιήστε ελαφρώς τη συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) στο Excel για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη νέα στήλη αντί για την προηγούμενη, ξεκινώντας το εύρος αναζήτησης^{(the lookup range)} στο C2 αντί για το B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Τώρα θα παρατηρήσετε ότι εάν πληκτρολογείτε πάντα την αναζήτησή σας με πεζά γράμματα, θα έχετε πάντα ένα καλό αποτέλεσμα αναζήτησης.

Αυτή είναι μια εύχρηστη συμβουλή του Excel^{(handy Excel tip)} για να ξεπεράσετε το γεγονός ότι το VLOOKUP κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

VLOOKUP Κατά προσέγγιση ταίριασμα

Ενώ το παράδειγμα LOOKUP ακριβούς αντιστοίχισης που περιγράφεται στην πρώτη ενότητα αυτού του άρθρου είναι αρκετά απλό, η κατά προσέγγιση αντιστοίχιση είναι λίγο πιο περίπλοκη.

Η κατά προσέγγιση αντιστοίχιση χρησιμοποιείται καλύτερα για αναζήτηση σε εύρη αριθμών. Για να γίνει αυτό σωστά, το εύρος αναζήτησης πρέπει να ταξινομηθεί σωστά. Το καλύτερο παράδειγμα αυτού είναι μια συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) για αναζήτηση ενός βαθμού γραμμάτων που αντιστοιχεί σε έναν βαθμό αριθμού.

Εάν ένας δάσκαλος έχει μια μακρά λίστα με τους βαθμούς των μαθητών για το σπίτι από όλο το έτος με μια στήλη τελικού μέσου όρου, θα ήταν ωραίο να εμφανιστεί αυτόματα ο βαθμός γράμματος που αντιστοιχεί σε αυτόν τον τελικό βαθμό.

Αυτό είναι δυνατό με τη λειτουργία VLOOKUP . Το μόνο που απαιτείται είναι ένας πίνακας αναζήτησης στα δεξιά που περιέχει τον κατάλληλο βαθμό γραμμάτων για κάθε εύρος αριθμητικής βαθμολογίας.

Τώρα, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) και μια κατά προσέγγιση αντιστοίχιση, μπορείτε να βρείτε τον κατάλληλο βαθμό γραμμάτων που αντιστοιχεί στο σωστό αριθμητικό εύρος.

Σε αυτήν τη συνάρτηση VLOOKUP:

• lookup_value : F2, ο τελικός μέσος όρος βαθμολογίας
• table_array : I2:J8, Το εύρος αναζήτησης βαθμού γραμμάτων
• index_column : 2, η δεύτερη στήλη στον πίνακα αναζήτησης
• [range_lookup] : ΑΛΗΘΗΣ, κατά προσέγγιση αντιστοίχιση

Μόλις ολοκληρώσετε τη συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) στο G2 και πατήσετε Enter , μπορείτε να συμπληρώσετε τα υπόλοιπα κελιά χρησιμοποιώντας την ίδια προσέγγιση που περιγράφεται στην τελευταία ενότητα. Θα δείτε όλους τους βαθμούς γραμμάτων σωστά συμπληρωμένους.

Σημειώστε ότι η συνάρτηση VLOOKUP^(VLOOKUP) στο Excel πραγματοποιεί^(Excel) αναζήτηση από το κάτω άκρο του εύρους βαθμών με την εκχωρημένη βαθμολογία γραμμάτων στην κορυφή του εύρους της επόμενης βαθμολογίας γραμμάτων.

Άρα, το "C" πρέπει να είναι το γράμμα που έχει εκχωρηθεί στο χαμηλότερο εύρος (75) και το Β εκχωρείται στο κάτω μέρος (ελάχιστο) του εύρους γραμμάτων του. Το VLOOKUP^(VLOOKUP) θα "βρεί" το αποτέλεσμα για το 60 (D) ως την πλησιέστερη κατά προσέγγιση τιμή για οτιδήποτε μεταξύ 60 και 75.

Το VLOOKUP^(VLOOKUP) στο Excel είναι μια πολύ ισχυρή συνάρτηση που είναι διαθέσιμη εδώ και πολύ καιρό. Είναι επίσης χρήσιμο για την εύρεση τιμών που ταιριάζουν οπουδήποτε σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel^{(finding matching values anywhere in an Excel workbook)} .

Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι οι χρήστες της Microsoft^(Microsoft) που έχουν μηνιαία συνδρομή στο Office 365 έχουν πλέον πρόσβαση σε μια νεότερη λειτουργία XLOOKUP. Αυτή η λειτουργία έχει περισσότερες παραμέτρους και πρόσθετη ευελιξία. Οι χρήστες με εξαμηνιαία συνδρομή θα πρέπει να περιμένουν να κυκλοφορήσει η ενημέρωση τον Ιούλιο του 2020^{(July 2020)} .

How to Use VLOOKUP in Excel

Haνe you ever had a large spreadsheet with datа in Excel and need an easy way to filter and extract specific information from it? If you lеarn how tо uѕe VLОOKUP in Exсel, you can do this lookup with just a single, powerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

Related posts

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS στο Excel

• Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel και να επισημάνετε τις διαφορές

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να βρείτε και να υπολογίσετε το εύρος στο Excel

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ή γράφημα στο Excel

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel

• Πώς να υπολογίσετε τη διακύμανση στο Excel

• Αυτόματη προσαρμογή πλάτη στηλών και ύψη γραμμής στο Excel