Ενώ όλοι οι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούν πλέον μια ασφαλή σύνδεση, εάν θέλετε να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή-πελάτη του Microsoft Outlook και στο ^{(Microsoft Outlook)}Outlook στο Web , τότε μπορείτε να το κάνετε. Η διαδικασία όμως είναι διαφορετική. Εδώ μιλάμε για κρυπτογράφηση του email^{(encrypting the email)} και όχι για τη σύνδεση. Μπορείτε να το σκεφτείτε ως ένα επιπλέον στρώμα προστασίας.

Αν και είναι εύκολο στη χρήση, έχετε κατά νου τον τελικό χρήστη και τον πελάτη που χρησιμοποιεί. Αν και ο αποστολέας και ο παραλήπτης δεν υποστηρίζουν τη μορφή κρυπτογράφησης, θα είναι δύσκολο να αποστέλλονται τέτοιου είδους μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Υπάρχουν δύο τύποι κρυπτογράφησης^(Encryption) που υποστηρίζονται από το Outlook—

1. Κρυπτογράφηση S/MIME και
2. Κρυπτογράφηση μηνυμάτων του Office 365.

Το τελευταίο λειτουργεί μόνο όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί την άδεια χρήσης Office 365 Enterprise E3 . Το πρώτο, ωστόσο, χρησιμοποιείται ευρέως και λειτουργεί με τις περισσότερες από τις εφαρμογές email εκτός του Outlook .

Το Outlook Web^{(Outlook Web)} προσφέρει εσωτερική κρυπτογράφηση^(Encryption) , την οποία μπορείτε να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε για μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ είναι η λίστα με τα πράγματα που θα συζητήσουμε σε αυτό το θέμα

1. Πώς να κρυπτογραφήσετε τα email του Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Πώς να κρυπτογραφήσετε τα email του Outlook Web
3. Τρόπος ανάγνωσης κρυπτογραφημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου^{(Encrypted email)} εκτός Office Clients

Σημείωση:^(Note:) Δεν υπάρχει τρόπος προστασίας με κωδικό πρόσβασης ατόμων ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook . Μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα αρχεία PST^{( password protect the PST)} , ώστε όλα τα email σας να μην είναι προσβάσιμα από κανέναν, αλλά διαφέρει από την Κρυπτογράφηση.

Πώς να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook στα Windows 10

Πριν ξεκινήσουμε, εάν χρησιμοποιείτε την κρυπτογράφηση S/MIME , ο αποστολέας και ο παραλήπτης πρέπει να έχουν μια εφαρμογή αλληλογραφίας που να υποστηρίζει το πρότυπο S/MIME . Το Outlook^(Outlook) υποστηρίζει το πρότυπο S/MIME . Μπορείτε είτε να επιλέξετε να κρυπτογραφήσετε όλα τα email είτε να κρυπτογραφήσετε μεμονωμένα email. Η επιλογή εξαρτάται από την επιβολή της πολιτικής του τμήματος πληροφορικής. Επίσης, θα πρέπει να έχετε εγκαταστήσει ένα πιστοποιητικό S/MIME . Φροντίστε^(Make) να συνδεθείτε με το κατάλληλο άτομο για να το κάνετε. Μόλις εγκατασταθεί, θα έχετε την επιλογή διαθέσιμη στο αναπτυσσόμενο μενού ψηφιακού πιστοποιητικού στο Outlook .

Κρυπτογράφηση μεμονωμένου email

• Όταν βρίσκεστε στο New Email Composer, μεταβείτε στην καρτέλα Επιλογές^(Options)
• Στη συνέχεια, αναπτύξτε την ενότητα Περισσότερες επιλογές κάνοντας κλικ στο βέλος κάτω δεξιά.
• Θα ανοίξει την ενότητα ιδιότητες. Κάντε κλικ^(Click) στο κουμπί Ρυθμίσεις ασφαλείας^{(Security Settings)} .
  • Πρώτα, επιλέξτε το πλαίσιο που λέει " Κρυπτογράφηση^(Encrypt) περιεχομένου και συνημμένων μηνυμάτων".
  • Στη συνέχεια, στην περιοχή Ασφάλεια^(Security) , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στις ρυθμίσεις ασφαλείας και επιλέξτε το πιστοποιητικό S/MIME
  • Τέλος, επιλέξτε την ετικέτα ασφαλείας εάν υπάρχει.
• Όταν στέλνετε το email, θα κρυπτογραφείται χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο.

Σημείωση:^(Note:) Εάν δεν έχετε πιστοποιητικό S/MIME , το πρόγραμμα-πελάτης του Outlook θα σας ζητήσει να προσθέσετε ένα. Εάν δεν μπορείτε, δεν θα σας επιτρέψει να στείλετε ένα κρυπτογραφημένο email.

Κρυπτογράφηση όλων των email

• Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο μενού Αρχείο^(File)
• Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στις Επιλογές και μεταβείτε στο Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Επιλέξτε το πλαίσιο που λέει « Κρυπτογράφηση^(Encrypt) περιεχομένων και συνημμένων μηνυμάτων».
• Στην περιοχή Κρυπτογραφημένο^(Encrypted) email, κάντε κλικ^(Click) στις Settings > Πιστοποιητικά^{(Certificates)} και Algorithms > επιλέξτε το πιστοποιητικό S/MIME .
• Επιλέξτε ΟΚ

Όταν το ενεργοποιήσετε, όλα τα email σας θα είναι κρυπτογραφημένα. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο δέκτης έχει επίσης έναν πελάτη που υποστηρίζει το πιστοποιητικό S/MIME για να διαβάσει το email.

Διαβάστε^(Read) : Δωρεάν πρόσθετα κρυπτογράφησης email για το Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Πώς να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook στο Web

Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για συνδρομή Office 365 Home ή Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Είναι χρήσιμο όταν δεν εμπιστεύεστε την ασφάλεια του παρόχου email του παραλήπτη. Ωστόσο, θα πρέπει να κατανοήσετε σαφώς πώς λειτουργούν αυτές οι δυνατότητες. Διαφορετικά, ο παραλήπτης δεν θα μπορεί να διαβάσει το email ή να αποκτήσει πρόσβαση σε οποιοδήποτε περιεχόμενο.

Συνδεθείτε^(Log) στο λογαριασμό Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί νέου μηνύματος. Ακριβώς^(Right) δίπλα στο Επισύναψη^(Attach) , υπάρχει ένας σύνδεσμος Κρυπτογράφηση , κάντε κλικ σε αυτόν. ^(Encrypt)Θα έχετε δύο επιλογές:

• Κρυπτογράφηση:^(Encrypt:)

  • Το μήνυμα παραμένει κρυπτογραφημένο και δεν φεύγει από το Office 365.

  • Οι παραλήπτες με λογαριασμούς Outlook.com και Office 365 μπορούν να κάνουν λήψη συνημμένων χωρίς κρυπτογράφηση

  • Μπορούν να το κάνουν όταν χρησιμοποιούν το Outlook.com, την εφαρμογή Outlook για κινητά ή την εφαρμογή Mail στα Windows 10.

Ωστόσο, εάν χρησιμοποιούν οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης για τη λήψη των συνημμένων από την πύλη κρυπτογράφησης μηνυμάτων του ^{(Message Encryption)}Office 365 .

• Κρυπτογράφηση και αποτροπή προώθησης^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Το μήνυμά σας παραμένει κρυπτογραφημένο στο Office 365
  • Δεν μπορεί να αντιγραφεί ή να προωθηθεί.
  • Τα έγγραφα του Office όπως το Word ή το Excel^(Excel) παραμένουν κρυπτογραφημένα ακόμα και μετά τη λήψη.
  • Άλλα συνημμένα, όπως αρχεία PDF ή αρχεία εικόνας, μπορούν να ληφθούν χωρίς κρυπτογράφηση^(Encryption) .

Πώς να διαβάσετε κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός των προγραμμάτων- πελατών του Office^(Office)

Εάν θέλετε να στείλετε κρυπτογραφημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να το διαβάσουν άλλοι που χρησιμοποιούν εφαρμογές όπως το Gmail , τότε πρέπει να μοιραστείτε τη μέθοδο που περιγράφεται παρακάτω. Αυτή η μέθοδος θα ζητήσει έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο email. Ωστόσο, είναι ένας κωδικός πρόσβασης που προσφέρεται από τη Microsoft για τον έλεγχο της γνησιότητας του δέκτη.

• Συνθέστε^(Compose) και στείλτε email χρησιμοποιώντας Κρυπτογράφηση^(Encryption)
• Ο παραλήπτης θα λάβει ένα email που θα αποκαλύψει πληροφορίες για το άτομο και το αναγνωριστικό του email.
• Στη συνέχεια, για να διαβάσετε το μήνυμα, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάγνωση^(Read) του μηνύματος^(Message)
• Θα σας μεταφέρει στο κέντρο του Office 365, όπου μπορείτε να επαληθεύσετε χρησιμοποιώντας είτε έναν κωδικό^(Time) πρόσβασης μίας χρήσης είτε πραγματοποιώντας σύνδεση στο Google .
• Μόλις ολοκληρωθεί η επαλήθευση, το email θα αποκαλυφθεί.

Σημείωση:^(Note:) Ένα OTP αποστέλλεται στο email του παραλήπτη.

Όπως μπορείτε να παρατηρήσετε, το email δεν φεύγει ποτέ από τους διακομιστές του Office 365 . Το email φιλοξενείται εκεί και επιτρέπεται να διαβαστεί μετά την επαλήθευση. Εάν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα-πελάτη του Outlook , δεν θα χρειαστεί να προχωρήσετε στη διαδικασία.

Ελπίζω ότι η ανάρτηση ήταν εύκολη στην παρακολούθηση και μπορέσατε να κατανοήσετε τις λεπτομέρειες της κρυπτογράφησης email^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email serνers now υse a secure connection, if you want to encrypt emaіls in the Microsoft Outlook desktop client and Оutlook on the Web, then you can do so. The process is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Τρόπος αυτόματης προώθησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook

• Πώς να ανακαλέσετε ένα email στο Outlook; Κατάργηση αποστολής email

• Πώς να μεταφράσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.com

• Πώς να διαγράψετε ή να κλείσετε οριστικά τον λογαριασμό email του Outlook.com

• Πώς να δημιουργήσετε, να προσθέσετε, να διαγράψετε, να χρησιμοποιήσετε το Outlook Email Alias ​​ή τους λογαριασμούς Microsoft

• Δωρεάν πρόσθετα κρυπτογράφησης email για το Outlook

• Απάτες Microsoft: Απάτες μέσω τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κάνουν κατάχρηση του Microsoft Name

• Τρόπος αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν κολλήσει στα Εξερχόμενα του προγράμματος-πελάτη Microsoft Outlook

• Δεσποινίς Hotmail; Επεξήγηση των υπηρεσιών email του Microsoft Outlook

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Gmail στο Microsoft Outlook

• Πώς να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε το Microsoft Outlook από τα Windows 11/10

• Πώς να επισυνάψετε ένα άλλο στοιχείο του Outlook (email, επαφή, εργασία ή στοιχείο ημερολογίου) σε ένα email

• Πώς να ανακτήσετε ζητήματα καταστροφής δεδομένων στο Microsoft Outlook

• Υποστήριξη Microsoft: Αριθμός τηλεφώνου, Ζωντανή συνομιλία, Αναγνωριστικό email, Χρήσιμοι σύνδεσμοι

• Πώς να ενεργοποιήσετε τη σκοτεινή λειτουργία στο Microsoft Outlook (Windows, Mac και Mobile)

• Αναζήτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook κατά αποστολέα, ημερομηνία, λέξη-κλειδί, μέγεθος και άλλα

• Πώς να δημιουργήσετε και να ρυθμίσετε προσαρμοσμένο αναγνωριστικό email τομέα στο Outlook

• Το Email Insights για Windows σάς επιτρέπει να αναζητάτε γρήγορα το Outlook email και Gmail

• Πώς να αδειάσετε τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Outlook

• Πώς να αλλάξετε το όνομα του email σας στο Gmail, το Outlook, το Yahoo