Αναζητάτε έναν τρόπο να συνεργαστείτε με άλλους σε ένα έγγραφο του Word ; Αν ναι, μπορείτε να το κάνετε πολύ εύκολα στο ίδιο το Word . Η δυνατότητα υπάρχει για μερικές εκδόσεις του Office και λειτουργεί ακόμα κι αν ο παραλήπτης δεν έχει εγκατεστημένο το Word στο σύστημά του.^(Word)

Σημειώστε ότι για να ξεκινήσετε με την κοινή χρήση εγγράφων στο Word , πρέπει να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας στο cloud. Όχι όλα τα έγγραφά σας, αλλά τουλάχιστον αυτό που πρόκειται να κοινοποιηθεί. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε έναν λογαριασμό OneDrive και στη συνέχεια να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Microsoft από το Word .

Κοινή χρήση Word Doc

Αφού ρυθμίσετε σωστά το OneDrive στο Word , προχωρήστε και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση^(Share) στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

Αυτό θα εμφανίσει ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Εάν το έγγραφο δεν έχει αποθηκευτεί ακόμα στο cloud, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στο Cloud^{(Save to Cloud)} .

Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως^{( Save As)} , το οποίο θα πρέπει να έχει ήδη οριστεί στο OneDrive . Δώστε ένα όνομα στο αρχείο σας και αποθηκεύστε το.

Αφού αποθηκευτεί και μεταφορτωθεί στο cloud, επιστρέψτε στο παράθυρο διαλόγου Κοινή χρήση^(Share) και τώρα θα μπορείτε να προσκαλείτε άτομα να συμμετάσχουν. Πληκτρολογήστε^(Type) μια διεύθυνση email, επιλέξτε εάν μπορούν να την επεξεργαστούν ή απλώς να την προβάλουν και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε ένα προαιρετικό μήνυμα.

Στο άκρο λήψης, θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στον λογαριασμό OneDrive του αποστέλλοντος μέρους :

Όταν ο χρήστης κάνει κλικ στον σύνδεσμο, θα τον μεταφέρει σε μια έκδοση προγράμματος περιήγησης του Word που ονομάζεται Word Online , όπου μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στο πρόγραμμα περιήγησης^{(Edit in Browser)} και θα λάβετε τη γνωστή διεπαφή κορδέλας του προγράμματος του Word desktop . Ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται εγκατάσταση του Word ή να χρειάζεται να έχει λογαριασμό OneDrive.

Το έγγραφο αποθηκεύεται αυτόματα, επομένως ο χρήστης δεν χρειάζεται να ανησυχεί για την προσπάθεια αποθήκευσης του εγγράφου ο ίδιος. Στο τέλος σας, θα δείτε ένα αναδυόμενο μήνυμα που θα λέει ότι άλλα άτομα επεξεργάζονται το έγγραφο και θα σας ρωτούν εάν θέλετε να κοινοποιήσετε αυτόματα τις αλλαγές καθώς συμβαίνουν. Συνιστώ να κάνετε κλικ στο Ναι^(Yes) εδώ.

Σημειώστε ότι δεν θα δείτε τις αλλαγές από άλλους χρήστες μέχρι να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Εάν κάνετε κλικ στο Αρχείο^(File) , θα δείτε ένα νέο μήνυμα στην καρτέλα Πληροφορίες^(Info) που λέει Διαθέσιμες ενημερώσεις εγγράφων^{(Document Updates Available)} .

Προχωρήστε και αποθηκεύστε το έγγραφό σας και θα λάβετε ένα άλλο μήνυμα που εξηγεί ότι οι νέες αλλαγές που έγιναν από άλλους θα εμφανίζονται με μια πράσινη επικάλυψη.

Κάντε κλικ στο OK^{(Click OK)} και περιηγηθείτε στο έγγραφό σας. Οτιδήποτε με πράσινο χρώμα είναι αυτό που έχει αλλάξει ή προστεθεί από κάποιον άλλο. Στη δοκιμή μου, αν κάποιος διέγραψε κάτι από το έγγραφο, δεν έδειχνε τίποτα με πράσινο χρώμα.

Σημειώστε ότι μόλις αποθηκεύσετε το έγγραφο, η πράσινη επισήμανση θα εξαφανιστεί μέχρι να γίνουν νέες αλλαγές. Εάν θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές που γίνονται, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση αλλαγών^{( Track Changes)} στο έγγραφο προτού το κοινοποιήσετε, διαφορετικά είναι κάπως δύσκολο να καταλάβετε τι συμβαίνει, ειδικά εάν πολλά άτομα επεξεργάζονται το έγγραφο.

Πάνω, έχω ενεργοποιήσει τις Αλλαγές παρακολούθησης^{(Track Changes)}  στην καρτέλα Αναθεώρηση^(Review) και τώρα εκτός από το πράσινο επισημασμένο κείμενο, έχω επίσης τις κόκκινες κάθετες γραμμές στην αριστερή στήλη. Επειδή οι διαγραφές δεν εμφανίζονται με πράσινο χρώμα, μπορείτε να τις δείτε μόνο παρακολουθώντας τις αλλαγές. Κάντε κλικ^(Click) στην κόκκινη γραμμή και θα εμφανιστεί το διαγραμμένο περιεχόμενο σε διαγραφή.

Συνολικά, το Word είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο με πολλούς συγγραφείς ή συντάκτες και η πτυχή συγχρονισμού λειτουργεί πολύ καλά. Ένα χαρακτηριστικό που παρατήρησα είναι ότι όταν κάποιος άλλος επεξεργάζεται μια συγκεκριμένη παράγραφο, εμποδίζει τους άλλους να επεξεργαστούν αυτήν την ενότητα μέχρι να τελειώσει το πρώτο άτομο. Αυτό διασφαλίζει ότι οι χρήστες δεν αντικαθιστούν τις ίδιες ενότητες ταυτόχρονα. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking fоr a way to collaborate with othеrs on a Word doc? If so, you can do it very easily in Word itself. The feature has been around for a couple of versions of Office and it works even if the receivіng party does not havе Word installed on theіr system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Προσθέστε γρήγορα έναν πίνακα περιεχομένων σε ένα έγγραφο του Word

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια στο Word

• Πώς να ταξινομήσετε κείμενο στο Word

• Πώς να αποκτήσετε το Microsoft Word δωρεάν

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή σε ένα έγγραφο του Microsoft Word

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Τι είναι το Microsoft MyAnalytics και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

• Χρησιμοποιήστε το Format Painter στο Word για αντιγραφή και επικόλληση μορφοποίησης

• OneDrive για το σχολείο ή την εργασία: 8 συμβουλές για αρχάριους

• Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel

• Απόκρυψη κειμένου και εμφάνιση κρυφού κειμένου στο Word

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Word

• Προσθέστε μια συνοδευτική σελίδα σε ένα έγγραφο του Word

• Απόλυτος οδηγός για την επιδιόρθωση κατεστραμμένου ή κατεστραμμένου αρχείου Word