Η συνεργασία είναι σημαντική σε πολλούς χώρους εργασίας. Δεδομένου ότι τα περισσότερα έργα απαιτούν πρόσβαση σε αρχεία από πολλούς χρήστες, έχουν καταστεί απαραίτητες οι συνεργατικές ρυθμίσεις.

Το Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} είναι ένα μόνο από τα πολλά προγράμματα που χρησιμοποιούνται από εταιρείες παγκοσμίως. Ως εκ τούτου, η ανάγκη για κοινόχρηστα βιβλία εργασίας είναι ζωτικής σημασίας.

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μάθετε πώς μπορείτε να συνεργαστείτε εσείς και η ομάδα σας χρησιμοποιώντας το Excel 2016^{(Excel 2016)} και άλλες εκδόσεις του Excel στο διαδίκτυο.

Κοινή χρήση αρχείων Excel εκτός σύνδεσης

Εάν διαθέτετε τοπική σύνδεση, όλοι οι χρήστες του δικτύου μπορούν να έχουν πρόσβαση σε οποιοδήποτε αρχείο. Όχι μόνο αυτό, μπορούν να παρακολουθηθούν τυχόν αλλαγές που έγιναν στο αρχείο. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ποιοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στο αρχείο.

Ξεκινήστε αποθηκεύοντας το αρχείο σε μια τοποθεσία στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι στην ομάδα σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε το αρχείο σας για συνεργασία.

Επιστροφή της δυνατότητας Κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας

Οι χρήστες του Office 365 θα βρουν τη δυνατότητα Κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας^{(Shared Workbook)} κρυμμένη από προεπιλογή. Αυτό συμβαίνει επειδή η Microsoft ενθαρρύνει τους χρήστες να μοιράζονται βιβλία εργασίας στο διαδίκτυο.

Δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα. Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Excel , μπορείτε να μεταβείτε στην επόμενη ενότητα – Κοινή χρήση εγγράφου.^{(Sharing a Document.)}

• Μεταβείτε στο File > Options > Quick Access Toolbar .

• Κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού Επιλογή εντολών από , επιλέξτε ^{(Choose Commands From)}Όλες οι εντολές^{(All Commands)} . Κάντε κύλιση^(Scroll) στη λίστα μέχρι να δείτε Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας (παλαιού τύπου)^{(Share Workbook (Legacy))} και επιλέξτε αυτό το στοιχείο.

• Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη^(Add) .
• Κάντε το ίδιο για τις παρακάτω εντολές:

1. Παρακολούθηση αλλαγών (παλαιού τύπου)
2. Προστασία κοινής χρήσης (παλαιού τύπου)
3. Συγκρίνετε και συγχωνεύστε βιβλία εργασίας

• Κάντε κλικ στο OK^(OK) όταν τελειώσετε.

Κοινή χρήση εγγράφου

• Στην καρτέλα Αναθεώρηση , κάντε κλικ στο κουμπί ^(Review)Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας^{(Share Workbook)} .

Όσοι ακολούθησαν τα βήματα στην ενότητα Προσθήκη πίσω λειτουργίας κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} θα βρουν το κουμπί Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας^{(Share Workbook)} (μαζί με τις άλλες εντολές που προσθέσατε) στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης^{(Quick Access Toolbar)} .

• Αυτό θα σας ζητήσει να εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Επιλέξτε την επιλογή που ενεργοποιεί τη δυνατότητα κοινόχρηστων βιβλίων εργασίας.

• Μεταβείτε στην καρτέλα Για προχωρημένους και ενεργοποιήστε την ^(Advanced)παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes )} και άλλες ρυθμίσεις που ίσως θέλετε να ενεργοποιήσετε.

Προστατέψτε το αρχείο σας

Τα παραπάνω βήματα δίνουν σε όλους πρόσβαση στο αρχείο σας. Αλλά δίνει επίσης σε όλους πρόσβαση διαχειριστή από προεπιλογή. Η προστασία του αρχείου σας σημαίνει ότι η πρόσβαση στο αρχείο θα είναι περιορισμένη και θα παρακολουθείται.

• Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση και κάντε κλικ στο κουμπί ^(Review)Προστασία και κοινή χρήση βιβλίου εργασίας^{(Protect and Share Workbook)} .
• Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κοινή χρήση με Αλλαγές παρακολούθησης^{(Sharing With Track Changes)} .

• Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, διαφορετικά ο καθένας μπορεί να επαναφέρει το βιβλίο εργασίας στις αρχικές του ρυθμίσεις.
• Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και βγείτε.

Κοινή χρήση αρχείων Excel στο Διαδίκτυο

Ενώ η εργασία εκτός σύνδεσης είναι μια εξαιρετική λύση, σας εμποδίζει η ανάγκη για μια κοινόχρηστη τοπική μονάδα δίσκου. Η εργασία στο διαδίκτυο είναι σαφώς η καλύτερη επιλογή. Δείτε πώς το κάνετε.

Χρήση του OneDrive

• Ανοίξτε το αρχείο και μεταβείτε στο File > Share > Save to Cloud .

• Προσκαλέστε άτομα με τα οποία θα θέλατε να συνεργαστείτε εισάγοντας τη διεύθυνση email τους. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων.
• Κάντε κλικ στο Κοινή χρήση^(Share) όταν τελειώσετε.

Χρήση του Google Drive

Το Google Drive^{(Google Drive)} είναι ίσως ο ευκολότερος τρόπος για να εργαστείτε ταυτόχρονα σε ένα έργο. Οποιοσδήποτε έχει λογαριασμό Google μπορεί να έχει πρόσβαση στα αρχεία και να τα επεξεργάζεται όπως απαιτείται.

• Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και μεταβείτε στο Google Drive .
• Μόλις εισέλθετε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο ή να ανεβάσετε ένα υπάρχον.

• Μόλις δημιουργηθεί ή μεταφορτωθεί το έγγραφό σας, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση^(Share) στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου εργασίας.

Αυτό θα σας δώσει την επιλογή να μοιραστείτε το υπολογιστικό φύλλο εισάγοντας μια διεύθυνση email ή κοινοποιώντας έναν σύνδεσμο με τους συναδέλφους σας.

Όλες οι αλλαγές παρακολουθούνται και αποθηκεύονται αυτόματα. Μπορείτε να εργαστείτε στο έγγραφο μαζί σε πραγματικό χρόνο, κάτι που είναι πολύ βολικό.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work spaces. Since most projects require files to be accessed by a lot of userѕ, collaboratіve setups haνе become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• Πώς να διαγράψετε κενές γραμμές στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Speak Cells του Excel

• Πώς να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση What-If του Excel

• Δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων του Outlook: 4 επιδιορθώσεις για δοκιμή

• Πώς να κάνετε αναζήτηση στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε πολλαπλές συνδεδεμένες αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill In Excel

• Πώς να δημιουργήσετε έναν απλό συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel

• 3 τρόποι για να χωρίσετε ένα κελί στο Excel

• Ομαδοποιήστε γραμμές και στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση PMT στο Excel

• Διατηρήστε τις αναφορές κελιών κατά την αντιγραφή ενός τύπου στο Excel

• Τι είναι ένας πίνακας VBA στο Excel και πώς να προγραμματίσετε ένα

• Πώς να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία στο Excel

• Φύλλα Google εναντίον Microsoft Excel – Ποιες είναι οι διαφορές;

• Πώς να διαγράψετε τη λίστα αρχείων που άνοιξαν πρόσφατα στο Word

• Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων #N/A σε τύπους Excel όπως το VLOOKUP

• Πώς να εισαγάγετε CSV ή TSV σε ένα φύλλο εργασίας του Excel

• Πώς να ανακτήσετε τα διαγραμμένα αρχεία από ένα αρχείο PST στο Outlook