Αναζητάτε^(Are) έναν τρόπο παρακολούθησης των αλλαγών που έγιναν σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel ; Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου πρέπει να διανείμετε ένα αρχείο σε πολλά άτομα και να παρακολουθείτε ποιες αλλαγές έγιναν. Ίσως θέλετε να παρακολουθείτε πότε έγινε η αλλαγή, ποιος έκανε την αλλαγή, σε ποιο κελί έγινε η αλλαγή και ποια δεδομένα άλλαξαν.

Το Excel^(Excel) διαθέτει ενσωματωμένες δυνατότητες παρακολούθησης που μπορούν να χειριστούν όλες τις παραπάνω περιπτώσεις. Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε όλες τις αλλαγές απευθείας στο φύλλο εργασίας και μπορείτε επίσης να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε κάθε αλλαγή. Υπάρχουν μερικά σημεία που πρέπει να θυμάστε σχετικά με τις δυνατότητες παρακολούθησης του Excel :

1. Η ενεργοποίηση της παρακολούθησης δεν σημαίνει ότι μπορείτε να επαναφέρετε το υπολογιστικό φύλλο πίσω στο χρόνο στην προηγούμενη κατάσταση αναιρώντας τις αλλαγές. Ουσιαστικά είναι ένα αρχείο καταγραφής που καταγράφει τα πάντα και τέλος. Μπορείτε να μεταβείτε με μη αυτόματο τρόπο και να δείτε ποια δεδομένα διαγράφηκαν ή προστέθηκαν, αλλά θα πρέπει να κάνετε μόνοι σας τις αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο.

2. Η ενεργοποίηση της παρακολούθησης δεν σημαίνει ότι κάθε αλλαγή που κάνετε θα καταγράφεται. Οποιαδήποτε δεδομένα είναι αποθηκευμένα σε ένα κελί παρακολουθούνται, αλλά άλλες αλλαγές όπως η μορφοποίηση δεν παρακολουθούνται. Άλλες αλλαγές που δεν παρακολουθούνται περιλαμβάνουν απόκρυψη/απόκρυψη σειρών και στηλών, σχολίων και τιμών κελιών που αλλάζουν λόγω επανυπολογισμού τύπου.

3. Το ιστορικό αλλαγών^(Change) διατηρείται μόνο για 30 ημέρες από προεπιλογή. Εάν κάνετε αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και ανοίξετε ξανά το βιβλίο εργασίας 45 ημέρες αργότερα, τότε θα μπορείτε να δείτε το ιστορικό αλλαγών και για τις 45 ημέρες μέχρι να κλείσετε το βιβλίο εργασίας. Όταν το κλείσετε, τυχόν ιστορικό αλλαγών παλαιότερο των 30 ημερών θα εξαφανιστεί. Αυτό σημαίνει ότι την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε, δεν θα μπορείτε να δείτε την αλλαγή που είχατε κάνει 45 ημέρες νωρίτερα.

4. Κάθε φορά που ενεργοποιείτε την παρακολούθηση, το βιβλίο εργασίας γίνεται κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι πολλοί χρήστες θα κάνουν αλλαγές στο έγγραφο.

Τώρα που γνωρίζετε μερικά βασικά για το πώς λειτουργεί η παρακολούθηση στο Excel , ας μιλήσουμε για το πώς να την ενεργοποιήσετε, να αλλάξετε ρυθμίσεις και να παρακολουθείτε τις αλλαγές!

Ενεργοποίηση παρακολούθησης

Ας προχωρήσουμε και ας ενεργοποιήσουμε πρώτα την παρακολούθηση. Ανοίξτε το Excel^(Excel) και κάντε κλικ στην  καρτέλα Αναθεώρηση στην κορδέλα. ^(Review)Στο άκρο δεξιά, θα πρέπει να δείτε μια επιλογή που ονομάζεται Παρακολούθηση αλλαγών ^{(Track Changes )} στην ενότητα Αλλαγές^(Changes) .

Κάντε κλικ στο κουμπί και επιλέξτε  Επισήμανση αλλαγών^{(Highlight Changes)} . Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου όπου πρέπει τώρα να απενεργοποιήσετε την επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό μοιράζεται επίσης το βιβλίο εργασίας σας»^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Έχετε πολλές επιλογές εδώ, όπως  Πότε^(When) , Ποιος^(Who) και Πού^(Where) . Για Πότε^(When) , Όλα^(All) σημαίνει ότι κάθε αλλαγή θα επισημαίνεται. Έχετε επίσης την επιλογή να επισημάνετε αλλαγές από την τελευταία φορά που αποθηκεύσατε το έγγραφο, από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή αλλαγές που δεν έχουν ακόμη ελεγχθεί.

Εάν επιλέξετε  Ποιος^(Who) , μπορείτε να επιλέξετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν από οποιονδήποτε ή τις αλλαγές που έγιναν από όλους εκτός από εσάς. Η επιλογή Where  σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές μόνο για ένα συγκεκριμένο τμήμα του υπολογιστικού φύλλου. Απλώς^(Just) κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά και επιλέξτε την περιοχή των κελιών που θέλετε να παρακολουθείτε.

Τέλος, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή Επισήμανση αλλαγών στην οθόνη^{(Highlight changes on screen)} εάν δεν θέλετε οι άλλοι να γνωρίζουν ότι παρακολουθείτε τις αλλαγές. Από προεπιλογή, μόλις ξεκινήσετε την παρακολούθηση και επιλεγεί αυτή η επιλογή, κάθε αλλαγμένο κελί θα εμφανίσει ένα μικρό βέλος επάνω αριστερά για να υποδείξει ότι άλλαξε.

Επίσης, εάν κάνετε κλικ σε ένα αλλαγμένο κελί (με ενεργοποιημένη την Επισήμανση αλλαγών στην οθόνη^{(Highlight changes on screen)} ), θα εμφανιστεί ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο που δείχνει από τι άλλαξε η τιμή και σε ποια ώρα άλλαξε. Εάν καταργήσετε την επιλογή Επισήμανση^(Highlight) αλλαγών στην οθόνη, αυτό το μικρό μαύρο τρίγωνο δεν θα εμφανιστεί.

Έτσι, αυτό που μπορείτε να κάνετε, για παράδειγμα, είναι να αποκρύψετε τις αλλαγές στην οθόνη μη τσεκάροντας το πλαίσιο, να στείλετε το αρχείο σας σε όλους όσους πρέπει να κάνουν αλλαγές σε αυτό και όταν το λάβετε πίσω, απλώς μεταβείτε στο Track Changes και ελέγξτε ξανά το κιβώτιο.

Διαμόρφωση Παρακολούθησης

Το επόμενο βήμα είναι να ρίξετε μια ματιά στις ρυθμίσεις παρακολούθησης και να τις προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας^{(Share Workbook)} που βρίσκεται ακριβώς στα αριστερά του κουμπιού Παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes)} . Κάντε κλικ στην καρτέλα Για προχωρημένους^(Advanced) όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας .^{(Share Workbook)}

Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τον αριθμό των ημερών για τη διατήρηση του ιστορικού αλλαγών σε κάτι διαφορετικό από 30 ημέρες. Από προεπιλογή, οι αλλαγές ενημερώνονται όταν το αρχείο αποθηκεύεται, αλλά μπορείτε να το κάνετε έτσι ώστε να γίνεται αυτόματα κάθε λίγα λεπτά. Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε πώς θέλετε να αντιμετωπίσετε τις διενέξεις: είτε ζητώντας σας είτε απλώς αφήνοντας την τελευταία αλλαγή κατά την αποθήκευση του αρχείου να κερδίσει.

Προβολή αλλαγών

Αφού ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση και κάνετε μερικές αλλαγές, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes)} , κάντε κλικ στο Επισήμανση αλλαγών^{(Highlight Changes)} και θα παρατηρήσετε ότι η λίστα αλλάζει σε ένα νέο πλαίσιο φύλλου^{( List changes on a new sheet)} δεν είναι πλέον γκριζαρισμένη.

Ελέγξτε το και κάντε κλικ στο OK. Θα προστεθεί ένα^{(OK. A)} νέο φύλλο εργασίας που ονομάζεται Ιστορικό^(History) και θα σας επιτρέψει να δείτε όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει σε αυτό το βιβλίο εργασίας.

Κάποια στιγμή θα χρειαστεί είτε να εγκρίνετε είτε να απορρίψετε τις αλλαγές. Μπορείτε να ελέγξετε όλες τις αλλαγές και στη συνέχεια να επιλέξετε και να επιλέξετε ποιες θέλετε να διατηρήσετε ή να απορρίψετε.

Απλώς κάντε ξανά κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών^{(Track Changes)} και επιλέξτε Accept/Reject Changes . Επιλέξτε τις επιλογές για να επιλέξετε ποιες αλλαγές θέλετε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε. Εάν θέλετε να ελέγξετε όλες τις αλλαγές, απλώς αφήστε το Όταν^(When) επιλεγεί και βεβαιωθείτε ότι έχει οριστεί σε Χωρίς^{(Not Reviewed)} έλεγχο .

Κάντε κλικ στο OK^{(Click OK)} και το Excel^(Excel) θα αρχίσει να εμφανίζει κάθε αλλαγή που έγινε και θα σας δώσει την επιλογή Αποδοχή^(Accept) ή Απόρριψη^(Reject) . Μπορείτε επίσης να αποδεχτείτε όλες^{(Accept All)} ή να απορρίψετε όλες^{(Reject All)} τις αλλαγές εάν θέλετε.

Εάν απορρίψετε μια αλλαγή, θα επανέλθει αμέσως σε αυτό που ήταν αρχικά σε αυτό το κελί. Αξίζει να σημειωθεί ότι εάν ένα άλλο κελί αναφέρεται στα περιεχόμενα του κελιού που απορρίφθηκε, τότε αυτή η τιμή θα αλλάξει επίσης όταν η τιμή του αναφερόμενου κελιού επανέλθει. Αυτό μπορεί να προκαλέσει σπάσιμο των τύπων, κ.λπ., οπότε να είστε προσεκτικοί.

Αυτό είναι! Τώρα μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα τυχόν αλλαγές που έγιναν στο υπολογιστικό φύλλο Excel χρησιμοποιώντας αυτήν την ενσωματωμένη δυνατότητα. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, δημοσιεύστε ένα σχόλιο. Απολαμβάνω!

How to Track Changes in Excel

Are you looking for а way to track changes made to an Excel spreadsheet? There аre many cases where you have to distribute a file to multiple people аnd kеep track of what chаnges were made. Υou might want to track when the change wаs made, who made the chаnge, what cell the change occurrеd in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Προσθέστε μια γραμμή τάσης γραμμικής παλινδρόμησης σε μια γραφική παράσταση διασποράς του Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα ιστόγραμμα στο Excel

• Πώς να προστατέψετε με ασφάλεια ένα αρχείο Excel με κωδικό πρόσβασης

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου στο Excel

• Πώς να κατανοήσετε την ανάλυση What-If στο Microsoft Excel

• Πώς να διαχωρίσετε ονόματα και επώνυμα στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες AutoRecover και AutoBackup του Excel

• Πώς να ανοίξετε πολλές παρουσίες του Excel

• Πώς να αφαιρέσετε, να σπάσετε ή να σπάσετε έναν ξεχασμένο κωδικό πρόσβασης Excel XLS

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• Πώς να προσθέσετε και να εκτυπώσετε εικόνες φόντου του Excel

• Εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο παρακολούθησης του Excel για την παρακολούθηση σημαντικών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας

• Πώς να δημιουργήσετε ένα απλό γράφημα ή γράφημα στο Excel

• Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Sparklines στο Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook