Πώς να περιορίσετε την επεξεργασία σε έγγραφα του Word

Το Microsoft Word είναι προφορτωμένο(Microsoft Word comes preloaded) με πολλές δυνατότητες που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε και να επεξεργάζεστε τα έγγραφά σας. Μία από αυτές τις δυνατότητες σάς επιτρέπει να περιορίσετε την επεξεργασία στο Word . Όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα, εμποδίζει οποιονδήποτε να μπορεί να αφαιρέσει ή να προσθέσει περιεχόμενο στα έγγραφά σας, με αποτέλεσμα να παραμείνουν ανέπαφα.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εφαρμόσετε περιορισμούς στα έγγραφά σας και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ό,τι είναι κατάλληλο για την περίπτωσή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τους περιορισμούς μορφοποίησης εάν δεν θέλετε κανείς να αλλάξει τη μορφοποίηση του εγγράφου.

Περιορίστε την επεξεργασία στο Word(Restrict Editing In Word)

Μπορείτε να περιορίσετε την επεξεργασία τόσο για τα υπάρχοντα όσο και για τα νέα έγγραφά σας στο Word . Εφόσον μπορείτε να ανοίξετε ένα έγγραφο με την εφαρμογή, μπορείτε να εφαρμόσετε περιορισμούς σε αυτό.

  1. Κάντε διπλό κλικ(Double-click) στο έγγραφό σας και θα ανοίξει στην εφαρμογή Word .
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα που λέει Αναθεώρηση(Review) στο επάνω μέρος για να βρείτε την επιλογή περιορισμών που αναζητάτε.
  3. Στην ακόλουθη οθόνη, κάντε κλικ στην Προστασία(Protect) και επιλέξτε Περιορισμός επεξεργασίας(Restrict Editing) για πρόσβαση στην επιλογή περιορισμών.

  1. Θα δείτε ένα νέο παράθυρο να εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Σας επιτρέπει να εφαρμόζετε διάφορους τύπους περιορισμών στο έγγραφό σας. Ξεκινήστε(Start) ενεργοποιώντας την επιλογή Περιορισμός μορφοποίησης σε μια επιλογή στυλ(Limit formatting to a selection of styles) και κάνοντας κλικ στις Ρυθμίσεις(Settings) .

  1. Ένα πλαίσιο θα ανοίξει στην οθόνη σας. Εδώ, μπορείτε να καθορίσετε ποια στυλ μορφοποίησης θα επιτρέπονται για το έγγραφό σας, περιορίζοντας τα άλλα. Σημειώστε αυτά που θέλετε να κρατήσετε.

    Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Όλα(All) για να επιλέξετε όλες τις επιλογές μορφοποίησης ή στο Κανένα(None) για να επιλέξετε καμία από αυτές. Τέλος, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

  1. Ο δεύτερος τύπος περιορισμού που μπορείτε να εφαρμόσετε είναι οι περιορισμοί επεξεργασίας. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο που λέει Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο( Allow only this type of editing in the document) και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις τέσσερις επιλογές που δίνονται στο αναπτυσσόμενο μενού.

    Εάν θέλετε να περιορίσετε όλες τις αλλαγές, επιλέξτε την επιλογή Χωρίς αλλαγές (Μόνο για ανάγνωση)( No changes (Read only)) από το μενού.

  1. Το Word(Word) σάς δίνει μια επιλογή όπου μπορείτε να επιτρέψετε σε ορισμένα άτομα να επεξεργάζονται το έγγραφό σας ακόμα κι αν έχει περιοριστεί. Για να το χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε το τμήμα του εγγράφου σας που θέλετε να διατηρήσετε επεξεργάσιμο για τους επιλεγμένους χρήστες σας.
  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότεροι χρήστες(More users) στην περιοχή Εξαιρέσεις (προαιρετικά)(Exceptions (optional)) στη δεξιά πλευρά του παραθύρου για να επιλέξετε χρήστες που επιτρέπεται να κάνουν αλλαγές στο έγγραφο.

  1. Εισαγάγετε(Enter) τα ονόματα χρήστη που θέλετε να επιτρέψετε να επεξεργαστείτε το έγγραφό σας και κάντε κλικ στο OK .

  1. Σημειώστε(Tick-mark) το όνομα χρήστη που μόλις προσθέσατε στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.
  2. Κάντε κλικ στο Yes, Start Enforcing Protection για να αρχίσετε να εφαρμόζετε περιορισμούς στο έγγραφό σας.

  1. Θα σας ζητήσει να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για προστασία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης για να καταργήσετε αργότερα τους περιορισμούς επεξεργασίας από το έγγραφο. Εισαγάγετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο OK .

Εάν κάποιος προσπαθήσει να κάνει μια αλλαγή στο έγγραφο, το Word θα τον εμποδίσει να το κάνει και θα εμφανιστεί ένα μήνυμα στο κάτω μέρος που θα του ενημερώνει ότι το έγγραφο προστατεύεται.

Βρείτε επεξεργάσιμα μέρη στο έγγραφο(Find Editable Parts In The Document)

Εάν έχετε συναντήσει ένα έγγραφο με περιορισμούς, αλλά γνωρίζετε ότι πρέπει να υπάρχουν τμήματα σε αυτό που μπορείτε να επεξεργαστείτε, το Word σάς επιτρέπει να βρείτε τα επεξεργάσιμα μέρη σε ένα προστατευμένο έγγραφο αρκετά εύκολα.

Μπορείτε εύκολα να βρείτε όλα τα επεξεργάσιμα μέρη στο έγγραφό σας με μερικά κλικ.

  1. Εκκινήστε το έγγραφό σας στην εφαρμογή Word .
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση(Review) στο επάνω μέρος.
  3. Επιλέξτε την επιλογή που λέει Προστασία(Protect) και επιλέξτε Περιορισμός επεξεργασίας(Restrict Editing) .

  1. Θα δείτε τρεις επιλογές στην οθόνη σας, οι οποίες περιγράφονται παρακάτω.

    Εύρεση επόμενης περιοχής Μπορώ να επεξεργαστώ(Find Next Region I Can Edit) – βρίσκει το επόμενο επεξεργάσιμο τμήμα στο έγγραφό σας.

    Εμφάνιση όλων των περιοχών που μπορώ να επεξεργαστώ(Show All Regions I Can Edit) – θα εμφανίσει όλα τα μέρη του εγγράφου σας που μπορούν να επεξεργαστούν.

    Επισημάνετε τις περιοχές που μπορώ να επεξεργαστώ(Highlight the regions I can edit ) – εάν σημειώσετε αυτό, όλα τα μέρη που μπορούν να επεξεργαστούν στο έγγραφό σας θα επισημανθούν.

  1. Μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε αλλαγές στις επεξεργάσιμες περιοχές τώρα.

Καταργήστε τους περιορισμούς επεξεργασίας στο Word(Remove Editing Restrictions In Word)

Εάν δεν θέλετε πλέον να περιορίζετε την επεξεργασία στο Word , μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας την ίδια επιλογή που χρησιμοποιήσατε για την εφαρμογή των περιορισμών.

  1. Ανοίξτε το περιορισμένο έγγραφό σας στην εφαρμογή Word .
  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναθεώρηση(Review) στο επάνω μέρος.
  3. Επιλέξτε Προστασία(Protect) και στη συνέχεια Περιορισμός επεξεργασίας(Restrict Editing) στην ακόλουθη οθόνη.

  1. Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, στο κάτω μέρος της οθόνης σας, θα βρείτε μια επιλογή που λέει Διακοπή προστασίας(Stop Protection) . Κάντε κλικ(Click) σε αυτό για να καταργήσετε τους περιορισμούς από το έγγραφό σας.

  1. Θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας. Κάντε το και κάντε κλικ στο OK .

  1. Οι περιορισμοί πρέπει να καταργηθούν και μπορείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία του εγγράφου.

Πώς να περιορίσετε την επεξεργασία στο Word με κωδικό πρόσβασης και λειτουργία μόνο για ανάγνωση(How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode)

Η παραπάνω δυνατότητα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να περιορίσετε τα άτομα από την επεξεργασία των εγγράφων σας. Αλλά, όπως μπορείτε να δείτε, είναι λίγο πολύ περίπλοκο και απαιτεί να περάσουν περίπου δώδεκα βήματα.

Ένας άλλος τρόπος περιορισμού της επεξεργασίας στο Word είναι η προστασία του εγγράφου σας με κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης και το έγγραφό σας θα σας ζητά τον κωδικό κάθε φορά που το ανοίγετε. Μπορείτε να το συνδυάσετε με τη λειτουργία μόνο για ανάγνωση(combine it with read-only mode) και θα λάβετε ένα μήνυμα που θα λέει ότι το έγγραφο προορίζεται μόνο για ανάγνωση ακόμα και μετά την εισαγωγή του σωστού κωδικού πρόσβασης.

  1. Εκκινήστε το έγγραφό σας στην εφαρμογή Word .
  2. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο(File) στην κορυφή.
  3. Στην αριστερή πλαϊνή γραμμή θα εμφανιστούν αρκετές επιλογές. Κάντε κλικ(Click) σε αυτό που λέει Πληροφορίες(Info) για να ανοίξετε τον πίνακα πληροφοριών.

  1. Στην επόμενη οθόνη, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μικρό κάτω βέλος στην περιοχή Προστασία εγγράφου(Protect Document) .

  1. Επιλέξτε Πάντα ανοιχτό μόνο για ανάγνωση(Always Open Read-Only) από τις διαθέσιμες επιλογές στην οθόνη σας.

  1. Το Word(Word) τώρα θα ανοίγει πάντα αυτό το συγκεκριμένο έγγραφο σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση. Θα δείτε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης για το ίδιο στην οθόνη σας.

  1. Ήρθε η ώρα να κλειδώσετε το έγγραφό σας με κωδικό πρόσβασης. Για να το κάνετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προστασία εγγράφου(Protect Document) και επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης(Encrypt with Password) .

  1. Εισαγάγετε(Enter) τον κωδικό πρόσβασης με τον οποίο θέλετε να προστατεύσετε το έγγραφό σας και κάντε κλικ στο OK .

  1. Θα σας ζητήσει να εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασής σας. Κάντε το και πατήστε ΟΚ(OK) .

  1. Το έγγραφό σας προστατεύεται πλέον με κωδικό πρόσβασης και θα ανοίξει μόνο εάν εισαγάγετε τον σωστό κωδικό πρόσβασης.
  2. Εάν χρειαστεί ποτέ να απενεργοποιήσετε την προστασία, επιστρέψτε στο ίδιο μενού Info , κάντε κλικ στο (Info)Protect Document και επιλέξτε Always Open-Only Read-Only(Always Open Read-Only) .

  1. Κάντε ξανά κλικ στο Protect Document και επιλέξτε Encrypt with Password .

  1. Αφαιρέστε τα πάντα από το πεδίο Κωδικός πρόσβασης(Password) και κάντε κλικ στο OK . Θα αφαιρέσει την προστασία με κωδικό πρόσβασης από το έγγραφό σας.

Αποθαρρύνετε την επεξεργασία επισημαίνοντας το έγγραφο ως τελικό(Discourage Editing By Marking Document As Final)

Το Word(Word) έχει μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να επισημάνετε ένα έγγραφο ως τελικό. Όταν το κάνετε, το έγγραφό σας θεωρείται ότι είναι η τελική έκδοση και δεν επιτρέπεται να γίνουν περαιτέρω αλλαγές σε αυτό.

Εάν ένας χρήστης ανοίξει το έγγραφο, θα δει μια προειδοποίηση που λέει ότι το έγγραφο έχει επισημανθεί ως τελικό. Εάν εξακολουθούν να επιθυμούν να προχωρήσουν και να επεξεργαστούν το έγγραφο, μπορούν να κάνουν κλικ σε μια επιλογή για να το κάνουν.

Αυτή η επιλογή είναι μόνο για να αποθαρρύνει τα άτομα από την επεξεργασία του εγγράφου σας και δεν περιορίζει στην πραγματικότητα την επεξεργασία στο Word .

  1. Ενώ το έγγραφό σας είναι ανοιχτό στο Word , κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο(File) στο επάνω μέρος.
  2. Επιλέξτε Πληροφορίες(Info) από τις διαθέσιμες επιλογές στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.

  1. Κάντε κλικ στην Προστασία εγγράφου(Protect Document ) στο μενού της δεξιάς πλευράς και επιλέξτε Επισήμανση ως τελικό(Mark as Final) .

  1. Θα λάβετε ένα μήνυμα που θα λέει ότι το έγγραφο θα επισημανθεί ως τελικό και στη συνέχεια θα αποθηκευτεί. Κάντε κλικ(Click) στο OK για να συνεχίσετε.

  1. Θα δείτε ένα άλλο μήνυμα στην οθόνη σας που περιγράφει τι σημαίνει η σήμανση ως τελικό. Κάντε κλικ(Click) στο OK για να συνεχίσετε.

  1. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το έγγραφο, θα δείτε ένα μήνυμα που λέει ότι το έγγραφο είναι οριστικό. Εάν πρέπει να το επεξεργαστείτε, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία ούτως ή άλλως(Edit Anyway) .

  1. Για να αφαιρέσετε την τελική ετικέτα από το έγγραφό σας, επιστρέψτε στο ίδιο μενού Info , κάντε κλικ στο (Info)Protect Document και επιλέξτε την επιλογή Mark as Final .

Απενεργοποιήστε την επεξεργασία σε ένα έγγραφο χωρίς Word(Disable Editing In a Document Without Word)

Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Word για να ενεργοποιήσετε περιορισμούς για κάποιο λόγο, υπάρχει μια μέθοδος που δεν το απαιτεί. Χρησιμοποιεί μία από τις επιλογές στην Εξερεύνηση αρχείων(File Explorer) για να αποτρέψει τα άτομα από την επεξεργασία του εγγράφου σας.

  1. Εντοπίστε το έγγραφο του Word χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση αρχείων(File Explorer) , αλλά μην το ανοίξετε.
  2. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο σας και επιλέξτε Ιδιότητες(Properties) .

  1. Κάντε κλικ στο Γενικά(General) στην κορυφή, εάν δεν είστε ήδη εκεί.
  2. Θα δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου με την ένδειξη Μόνο για ανάγνωση(Read-only) . Σημειώστε το πλαίσιο και κάντε κλικ στο Apply ακολουθούμενο από OK .

Η Εξερεύνηση αρχείων έχει κάνει το αρχείο σας μόνο για ανάγνωση,(File Explorer has made your file read-only) πράγμα που σημαίνει ότι οι άνθρωποι μπορούν να το διαβάσουν αλλά δεν μπορούν να το επεξεργαστούν.

Περιορίζετε την επεξεργασία στα έγγραφα του Word ; Εάν ναι, ποιες μεθόδους χρησιμοποιείτε; Ενημερώστε εμάς και τους αναγνώστες μας στα σχόλια παρακάτω.



About the author

"Είμαι ανεξάρτητος ειδικός στα Windows και στο Office. Έχω πάνω από 10 χρόνια εμπειρίας στην εργασία με αυτά τα εργαλεία και μπορώ να σας βοηθήσω να αξιοποιήσετε στο έπακρο. Οι δεξιότητές μου περιλαμβάνουν: εργασία με Microsoft Word, Excel, PowerPoint και Outlook, δημιουργία ιστού σελίδες και εφαρμογές και βοηθώντας τους πελάτες να επιτύχουν τους επιχειρηματικούς τους στόχους."



Related posts