Όταν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πώς να φιλτράρετε στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} .

Υπάρχουν δύο τρόποι για να γίνει αυτό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές φίλτρου στο μενού Φύλλα Google^{(Google Sheets menu)} , το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε συγκεκριμένους τρόπους για να φιλτράρετε τα δεδομένα στο φύλλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά. Μια πιο δυναμική μέθοδος φιλτραρίσματος δεδομένων στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} είναι η χρήση της συνάρτησης FILTER .

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε και τις δύο μεθόδους.

Δημιουργήστε μια προβολή φίλτρου^{(Filter View)} στα Φύλλα Google

Σε αυτήν τη μέθοδο, θα μάθετε πώς να εφαρμόζετε ένα φίλτρο που θα σας δείχνει μόνο δεδομένα από ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων που θέλετε να δείτε. Αυτή η προβολή φίλτρου θα κρύψει όλα τα άλλα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε παραμέτρους φίλτρου για πιο προηγμένες προβολές φίλτρου.

Πώς να δημιουργήσετε μια προβολή φίλτρου^{(How to Create a Filter View)}

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει αγορές προϊόντων που πραγματοποιήθηκαν από πελάτες. Τα δεδομένα περιλαμβάνουν ονόματα, διευθύνσεις, email, αριθμούς τηλεφώνου και άλλα.

Για αυτό το παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βλέπετε μόνο πελάτες από την Playa Vista , Καλιφόρνια και μόνο πελάτες που έχουν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ".gov". 

1. Για να δημιουργήσετε αυτό το φίλτρο, επιλέξτε το εικονίδιο Δημιουργία φίλτρου^{(Create a Filter)} στο μενού. Αυτό το εικονίδιο μοιάζει με χοάνη. 

2. Θα δείτε μικρά εικονίδια φίλτρου να εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά κάθε κεφαλίδας στήλης. Επιλέξτε αυτό το εικονίδιο διοχέτευσης στο επάνω μέρος του πεδίου Διεύθυνση πελάτη^{(Customer Address)} για να προσαρμόσετε το φίλτρο για αυτό το πεδίο. 

3. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να προσαρμόσετε τις επιλογές φίλτρου. Επιλέξτε το βέλος στα αριστερά του Φιλτράρισμα κατά τιμές^{(Filter by values)} . Επιλέξτε Διαγραφή^(Clear) για να καταργήσετε την επιλογή όλων των καταχωρήσεων σε αυτό το πεδίο. 

Σημείωση^(Note) : Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα γιατί επαναφέρει την προβολή από την εμφάνιση όλων των εγγραφών σε καμία. Αυτό προετοιμάζει το Excel^(Excel) να εφαρμόσει το φίλτρο που πρόκειται να δημιουργήσετε στα επόμενα βήματα.

4. Πληκτρολογήστε το κείμενο στο παρακάτω πεδίο με το οποίο θέλετε να φιλτράρετε το πεδίο. Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε το "Playa Vista" και θα επιλέξουμε το εικονίδιο αναζήτησης για να δούμε μόνο εκείνες τις εγγραφές που περιέχουν αυτό το κείμενο. Επιλέξτε^(Select) όλες τις εγγραφές που εμφανίζονται στη λίστα αποτελεσμάτων. Αυτό προσαρμόζει το φίλτρο σας έτσι ώστε μόνο τα στοιχεία που επιλέγετε να εμφανίζονται στο υπολογιστικό φύλλο.

4. Αφού επιλέξετε το κουμπί OK , θα δείτε τα δεδομένα στο φύλλο σας φιλτραρισμένα έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο πελάτες από την Playa Vista .

5. Για να φιλτράρετε σε ένα δεύτερο πεδίο, επιλέξτε το εικονίδιο φίλτρου στο επάνω μέρος αυτού του πεδίου. Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για να δημιουργήσετε το φίλτρο. Διαγράψτε όλες τις καταχωρήσεις, πληκτρολογήστε το κείμενο "gov" για να φιλτράρετε τυχόν διευθύνσεις email που δεν περιέχουν "gov", επιλέξτε αυτές τις εγγραφές και επιλέξτε OK .

Τώρα έχετε προσαρμόσει το φίλτρο σας έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές στο σύνολο δεδομένων που σας ενδιαφέρει. Για να μην χρειάζεται να επαναλαμβάνετε αυτή τη διαδικασία κάθε φορά που ανοίγετε το υπολογιστικό φύλλο, ήρθε η ώρα να αποθηκεύσετε το φίλτρο.

Αποθήκευση και προβολή προβολών φίλτρου^{(Saving and Viewing Filter Views)}

Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του φίλτρου σας, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως προβολή φίλτρου που μπορείτε να ενεργοποιήσετε ανά πάσα στιγμή.

Για να αποθηκεύσετε μια προβολή φίλτρου, απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο εικονίδιο φίλτρου και επιλέξτε Αποθήκευση ως προβολή φίλτρου^{(Save as filter view)} . 

Θα δείτε ένα σκούρο γκρι πεδίο ανοιχτό στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Αυτό θα σας δείξει την επιλεγμένη περιοχή στην οποία εφαρμόζεται το φίλτρο και το όνομα του πεδίου. Απλώς^(Just) επιλέξτε το πεδίο δίπλα στο Όνομα^(Name) και πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτό το φίλτρο. 

Απλώς πληκτρολογήστε το όνομα και πατήστε Enter .

Θα παρατηρήσετε στη δεξιά πλευρά της γκρι γραμμής ότι υπάρχει ένα εικονίδιο με το γρανάζι. Επιλέξτε αυτό το εικονίδιο για να δείτε τις επιλογές φίλτρου. 

Οι διαθέσιμες επιλογές περιλαμβάνουν:

• Μετονομάστε το φίλτρο
• Ενημερώστε το εύρος στο οποίο ισχύει το φίλτρο
• Αντιγράψτε το φίλτρο για να το ενημερώσετε χωρίς να επηρεαστεί το αρχικό φίλτρο
• Διαγράψτε το φίλτρο 

Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το φίλτρο που έχετε ενεργοποιήσει ανά πάσα στιγμή απλά επιλέγοντας ξανά το εικονίδιο φίλτρου.

Σημειώστε ότι όταν είναι ενεργοποιημένο οποιοδήποτε φίλτρο, το εικονίδιο φίλτρου θα γίνει πράσινο. Όταν απενεργοποιήσετε τα φίλτρα, αυτό το εικονίδιο θα γίνει μαύρο. Αυτός είναι ένας γρήγορος τρόπος για να δείτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ή εάν κάποιο φίλτρο έχει αφαιρέσει δεδομένα από την τρέχουσα προβολή.

Αργότερα, εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε ξανά οποιοδήποτε από τα φίλτρα που έχετε δημιουργήσει, απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο εικονίδιο φίλτρου. Θα δείτε τα φίλτρα που έχετε αποθηκεύσει να εμφανίζονται στο μενού. Απλώς^(Just) επιλέξτε αυτό το φίλτρο για να το ενεργοποιήσετε όποτε θέλετε.

Αυτό θα φιλτράρει ξανά την προβολή χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις φίλτρου που έχετε διαμορφώσει.

Χρήση της λειτουργίας FILTER

Μια άλλη επιλογή φιλτραρίσματος στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} είναι η χρήση της συνάρτησης ΦΙΛΤΡΟ^(FILTER) .

Η συνάρτηση FILTER σάς επιτρέπει να φιλτράρετε ένα σύνολο δεδομένων με βάση οποιονδήποτε αριθμό συνθηκών επιλέξετε. 

Ας ρίξουμε μια ματιά στη χρήση της συνάρτησης ΦΙΛΤΡΟ^(FILTER) χρησιμοποιώντας το ίδιο παράδειγμα Αγορών Πελατών^{(Customer Purchases)} όπως στην τελευταία ενότητα.

Η σύνταξη της συνάρτησης FILTER είναι η εξής:

ΦΙΛΤΡΟ (εύρος, συνθήκη 1, [συνθήκη 2, …])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

Απαιτούνται μόνο το εύρος και μία προϋπόθεση για το φιλτράρισμα. Μπορείτε να προσθέσετε όσες επιπλέον προϋποθέσεις θέλετε, αλλά δεν απαιτούνται.

Οι παράμετροι της συνάρτησης FILTER είναι οι εξής:

• range : Το εύρος των κελιών^{(range of cells)} που θέλετε να φιλτράρετε
• συνθήκη^(condition1) 1 : Η στήλη ή οι σειρές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα 
• conditionX : Άλλες στήλες ή σειρές που θα θέλατε επίσης να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα

Λάβετε υπόψη ότι το εύρος που χρησιμοποιείτε για τις συνθήκες σας πρέπει να έχει τον ίδιο αριθμό σειρών με ολόκληρο το εύρος.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε το ίδιο φίλτρο με το πρώτο μέρος αυτού του άρθρου, θα χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη συνάρτηση FILTER^{(FILTER function)} .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

Αυτό αρπάζει τις σειρές και τις στήλες από τον αρχικό πίνακα δεδομένων (F1: J20 ) και, στη συνέχεια, χρησιμοποιεί μια ενσωματωμένη συνάρτηση SEARCH για αναζήτηση στις στήλες διεύθυνσης και email για τα τμήματα κειμένου που μας ενδιαφέρουν.

Η συνάρτηση SEARCH είναι απαραίτητη μόνο εάν θέλετε να αναζητήσετε ένα τμήμα κειμένου. Εάν ενδιαφέρεστε περισσότερο για μια ακριβή αντιστοίχιση, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε αυτό ως δήλωση συνθήκης:

I1:I20=”[email protected] ”

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλους τελεστές υπό όρους, όπως > ή < εάν θέλετε να φιλτράρετε τιμές μεγαλύτερες ή μικρότερες από ένα σταθερό όριο.

Μόλις πατήσετε Enter , θα δείτε τα αποτελέσματα της συνάρτησης FILTER ως πίνακα αποτελεσμάτων.

Όπως μπορείτε να δείτε, επιστρέφονται μόνο οι στήλες της περιοχής που επιλέξατε στην πρώτη παράμετρο της συνάρτησης. Επομένως, είναι σημαντικό να τοποθετήσετε τη συνάρτηση FILTER σε ένα κελί όπου υπάρχει χώρος (αρκετές στήλες) για να εμφανίζονται όλα τα αποτελέσματα.

Χρήση φίλτρων στα Φύλλα Google

Τα φίλτρα στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} είναι ένας πολύ ισχυρός τρόπος για να διερευνήσετε πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων^{(very large sets of data)} στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} . Η συνάρτηση FILTER σάς δίνει την ευελιξία να διατηρείτε το αρχικό σύνολο δεδομένων στη θέση του αλλά να εξάγετε τα αποτελέσματα αλλού.

Η ενσωματωμένη λειτουργία φίλτρου στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} σάς επιτρέπει να τροποποιείτε την προβολή ενεργών δεδομένων με όποιον τρόπο σας ενδιαφέρει ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να αποθηκεύσετε, να ενεργοποιήσετε, να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε φίλτρα όπως θέλετε.

Έχετε ενδιαφέρουσες συμβουλές να προσφέρετε για τη χρήση φίλτρων στα Φύλλα Google^{(Google Sheets)} ; Μοιραστείτε^(Share) τα στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

How to Filter in Google Sheets

When you’re working with large datasets, it’s usеful to know how to filter in Google Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

Related posts

• Πώς να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε κατά χρώμα στα Φύλλα Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις αναπτυσσόμενες λίστες των Φύλλων Google

• 9 κρυφές λειτουργίες στους Χάρτες Google που πρέπει να ελέγξετε

• Τι είναι η εφαρμογή Google και πώς να τη χρησιμοποιήσετε

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή στα Έγγραφα Google

• Πώς λειτουργεί ο αλγόριθμος YouTube;

• Τι είναι οι Ειδοποιήσεις έκθεσης της Google για την προστασία από τον COVID;

• Μια ματιά στην εφαρμογή Google Messages για Android. Είναι καθόλου καλό?

• Τι είναι το εργαλείο αναφοράς λογισμικού στο Chrome και πώς να το απενεργοποιήσετε

• Λείπει το γραφικό στοιχείο της γραμμής αναζήτησης Google; Πώς να το επαναφέρετε στο Android

• Πώς να προβάλετε το ιστορικό αναζήτησης των Χαρτών Google

• Πώς να χρησιμοποιήσετε πολλές στάσεις στους Χάρτες Google

• Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα Έγγραφα Google

• Google My Activity: Γιατί πρέπει να νοιάζεστε

• Πώς να ακυρώσετε ή να διακόψετε μια συνδρομή YouTube Premium

• Πώς να δημιουργήσετε μια γραφική παράσταση Scatter στα Φύλλα Google

• Τι είναι μια μέτρηση και μια ιδιότητα στο Google Analytics;

• Πώς να προσθέσετε σχήματα στα Έγγραφα Google

• 8 Συμβουλές Αναζήτησης Google: Βρίσκετε πάντα αυτό που ψάχνετε

• Τα 7 καλύτερα πρόσθετα Gmail