Έχετε χάσει ποτέ ένα σημαντικό email επειδή τα εισερχόμενά σας ήταν γεμάτα από προηγούμενα, αναπάντητα μηνύματα; Οι περισσότεροι άνθρωποι το έχουν βιώσει αυτό και σχεδόν όλοι γνωρίζουν την απόσπαση της προσοχής των πενήντα μη αναγνωσμένων email που απαιτούν την προσοχή σας μόλις ανοίξετε τα εισερχόμενά σας το πρωί.

Σύμφωνα με μελέτες, οι εργαζόμενοι περνούν έως και το 28% της εβδομάδας τους^{(28 percent of their week)} διαβάζοντας και απαντώντας σε email. Αυτό είναι περισσότερο από το ένα τέταρτο του συνόλου του χρόνου σας στη δουλειά. Πόσα περισσότερα θα μπορούσατε να καταφέρετε αν δεν έπρεπε να χειρίζεστε έναν συνεχή καταιγισμό email;

Τι είναι το Inbox Zero;

Το Inbox Zero είναι μια ιδέα που αναπτύχθηκε από τον Merlin Mann , έναν ειδικό στην παραγωγικότητα. Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι ερμηνεύουν το «μηδέν» στο όνομα ως αναφορά στον αριθμό των email που έχει ένα άτομο, αρχικά αναφερόταν στον χρόνο που αφιερώνουν οι άνθρωποι σκεπτόμενοι το email. Εάν έχετε μηδέν email, ξοδεύετε σχεδόν μηδενικό χρόνο για να τα σκεφτείτε.

Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να διατηρήσετε τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας στο απόλυτο ελάχιστο χρησιμοποιώντας εργαλεία που έχετε στη διάθεσή σας στο Gmail , καθώς και πρακτικές που μπορείτε να εφαρμόσετε στην εργάσιμη ημέρα σας που θα σας βοηθήσουν να τιθασεύσετε το σμήνος των email που λαμβάνετε καθόλη την μέρα.

Βασικά στοιχεία διαχείρισης email

Το πρώτο βήμα για τη βελτίωση της παραγωγικότητας του email σας είναι να κλείσετε τα εισερχόμενά σας. Μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά είναι καλύτερο να δώσετε στον εαυτό σας καθορισμένες χρονικές περιόδους για να διαβάσετε και να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά να τα απευθυνθείτε κατά την άφιξή τους. Η έρευνα^(Research) έχει δείξει ότι οι προθεσμίες, που επιβάλλονται από τον εαυτό τους ή όχι, βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} και μειώνουν τον χρόνο που αφιερώνεται σε ένα έργο.

Αφιερώστε^(Set) πέντε λεπτά στην αρχή κάθε ώρας, ή ίσως είκοσι λεπτά στην αρχή και στο τέλος της ημέρας, για να απαντήσετε στα email^{(to answer emails)} . Διαγράψτε τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σαφώς ανεπιθύμητα^{(clearly spam)} . Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί δύο λεπτά ή λιγότερο για να απαντηθεί, απαντήστε πρώτα σε αυτό.

Εάν ένα email απαιτεί περισσότερο χρόνο για να απαντηθεί, μετακινήστε το σε έναν ειδικά καθορισμένο φάκελο.

Χρήση του Gmail για πρόσβαση στο Inbox Zero

Το Gmail^(Gmail) είναι ο πιο χρησιμοποιούμενος πελάτης email στον κόσμο, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν πόσο ευέλικτη είναι στην πραγματικότητα η πλατφόρμα. Το Gmail^(Gmail) είναι γεμάτο από εργαλεία^{(chock-full of tools)} και προσαρμόσιμες επιλογές που σας δίνουν τεράστιο έλεγχο στην εμφάνισή του. Το Inbox Zero^{(Inbox Zero)} γίνεται πολύ πιο εφικτό όταν εκμεταλλεύεστε αυτά τα εργαλεία.

Χρησιμοποιήστε ειδικά αστέρια

Όλοι γνωρίζουν τη δυνατότητα να επισημάνετε με αστέρι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι^(Star) – αλλά ξέρατε ότι υπάρχουν 12 διαφορετικά αστέρια που μπορούν να χρησιμοποιηθούν; Κάντε κλικ στις ^(Click) Settings > See All Settings > General και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση μέχρι να δείτε την υποενότητα Αστέρια .^(Stars)

Υπάρχουν διαφορετικά χρώματα αστεριών, αλλά υπάρχουν επίσης εικονίδια όπως ένα θαυμαστικό, ένα βέλος γρήγορης προώθησης, ένα σημάδι επιλογής, ένα ερωτηματικό και ένα πεζό i. Από προεπιλογή, μόνο το κύριο αστέρι είναι ενεργό, αλλά μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε οποιοδήποτε από τα εικονίδια στην ενότητα Σε χρήση^{(In use)} για να τα ενεργοποιήσετε.

Μόνο ένα σύμβολο θα εμφανίζεται στο Gmail . Κάντε κλικ^(Click) σε αυτό πολλές φορές για να περιηγηθείτε σε όλα τα διαφορετικά αστέρια που έχετε επιλέξει. Επιλέξτε τουλάχιστον τέσσερα σύμβολα: το τυπικό αστέρι, το κόκκινο αστέρι, το πεζό i και το πράσινο σημάδι.

Ρύθμιση πολλαπλών εισερχομένων και φίλτρων^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Μπορεί να είστε ήδη εξοικειωμένοι με αρκετές από τις καρτέλες που έχετε στη διάθεσή σας στο Gmail : Προσφορές, Προσωπικά^(Personal) , Κοινωνικά^(Social) κ.λπ. Μεταβείτε στις Settings > Inbox και δίπλα στον Τύπο Εισερχόμενα,^{(Inbox type,)} κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και επιλέξτε Πολλαπλά εισερχόμενα.^{(Multiple inboxes.)}

Εμφανίζεται μια νέα ενότητα που ονομάζεται Πολλαπλές ενότητες εισερχομένων. ^{(Multiple inbox sections.)}Μπορείτε να ονομάσετε έως και πέντε προσαρμοσμένες ενότητες για προβολή μαζί με τα κύρια εισερχόμενά σας, αν και δύο συμπληρώνονται από προεπιλογή. Η μία ενότητα είναι για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρι^(Starred) , ενώ η άλλη για πρόχειρα. Αυτές οι ενότητες προσδιορίζονται από τα ερωτήματα αναζήτησής τους, επομένως θα χρειαστεί να μάθετε πώς ονομάζεται κάθε ένα από τα ειδικά αστέρια, προκειμένου να διαθέσετε ενότητες για αυτά.

Αυτά είναι τα ονόματα κάθε αστεριού:

Κίτρινο αστέρι
ΕΡΥΘΡΟΣ ΑΣΤΕΡΑΣ
Πορτοκαλί αστέρι
Πράσινο-αστέρι
Μπλε αστερι
Μωβ-αστέρι
Κίτρινο μπαμ (θαυμαστικό)
Red-bang
Μωβ-ερώτηση
Orange-guillemet (σύμβολο γρήγορης προώθησης)
Πράσινος έλεγχος
Μπλε πληροφορίες (πεζά i)

Το πεδίο ερωτήματος αναζήτησης αναγνωρίζει διαφορετικούς τελεστές, επομένως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές OR/AND για να συμπεριλάβετε πολλά αστέρια στην ίδια ενότητα. Δίπλα στο πεδίο ερωτήματος αναζήτησης^{(Search query)} υπάρχει το πεδίο Όνομα ενότητας^{(Section name)} . Εισαγάγετε το συγκεκριμένο όνομα που θέλετε να ονομάζεται το πεδίο εδώ.

Για να επιτύχετε το Inbox Zero , είναι καλύτερο να ρυθμίσετε μερικές συγκεκριμένες ενότητες:

Χρειάζεται δράση/απάντηση
Χρειάζεται επείγουσα απάντηση
Αναμονή απάντησης
Κατ 'εξουσιοδότηση

Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα πέμπτο τμήμα σύμφωνα με τις ανάγκες σας, αλλά αυτά τα τέσσερα θα χειριστούν τις πιο βασικές εργασίες.

Φτάνοντας στο Inbox Zero^{(Reaching Inbox Zero)}

Τώρα που αλλάξατε τις ρυθμίσεις σας στο Gmail , ήρθε η ώρα να τα κάνετε όλα πράξη. ^(Gmail)Πρώτα^(First) , ρυθμίστε τα φίλτρα σας. Εισάγετε τα ακόλουθα:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Όταν λαμβάνετε ένα email, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αποφασίσετε εάν χρειάζεται απάντηση ή εάν πρέπει να το διαγράψετε. Εάν το email είναι ανεπιθύμητο ή απλώς δεν δικαιολογεί απάντηση, διαγράψτε το αμέσως ή αρχειοθετήστε το.

Εάν το email απαιτεί απάντηση και διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά, απαντήστε το. Εάν χρειάζεστε περισσότερα από δύο λεπτά, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι^(Star) μία φορά. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επείγον και θα πρέπει να είναι το επόμενο πράγμα στο οποίο θα απαντήσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο δύο φορές για να το επισημάνετε με έναν Ερυθρό Αστέρα^{(Red Star)} .

Μόλις απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν περιμένετε μια απάντηση, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι^(Star) τρεις φορές για να το ορίσετε ως "Αναμονή απάντησης". Εάν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χειρίζεται καλύτερα κάποιος άλλος, προωθήστε το στο κατάλληλο άτομο και κάντε κλικ στο εικονίδιο Αστέρι^(Star) τέσσερις φορές για να το επισημάνετε ως "Ανάθεση".

Επιλέξτε πότε θέλετε να απαντήσετε στο email σας και επικεντρωθείτε στην εργασία μόνο εντός αυτών των χρόνων. Δίνοντας στον εαυτό σας προθεσμίες και ορίζοντας περιόδους για να χειριστείτε τα email, μειώνετε τον χρόνο που αφιερώνετε στα εισερχόμενά σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες. Εάν επιλέξετε να το αντιμετωπίσετε στην αρχή της ώρας, εστιάστε στην ανταπόκριση πρώτα σε επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, χειριστείτε τα υπόλοιπα από εκεί.

Εφαρμόζοντας αυτές τις μεθόδους στην πράξη, μπορείτε σύντομα να επιτύχετε τον απόλυτο έλεγχο των εισερχομένων σας. Εάν είναι ήδη ένα χάος, αφιερώστε μισή ώρα την ημέρα για να ταξινομήσετε τα email που έχετε ήδη και να προσδιορίσετε αν είναι σημαντικά ή όχι. Απαντήστε σε αυτούς που το χρειάζονται, διαγράψτε αυτούς που δεν το χρειάζονται.

Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος, αλλά τα φίλτρα^{(but filters)} , τα καθορισμένα εισερχόμενα και άλλα εργαλεία θα σας βοηθήσουν να φτάσετε στο Inbox Zero – και^{(Inbox Zero–and)} θα βρείτε ποιες τεχνικές σας βοηθούν καλύτερα να παραμείνετε εκεί.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox was full of previoυs, unanѕwеred messageѕ? Most people have experienced this and almоst eνeryone knows the distrаction of fifty unread emails thаt demand your attention as soon as уou open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Χριστόδουλος Μάμος

About the author

Είμαι μηχανικός λογισμικού με πάνω από δύο χρόνια εμπειρία σε εφαρμογές για φορητές συσκευές και επιτραπέζιους υπολογιστές. Έχω εξειδίκευση στις ενημερώσεις των Windows, τις υπηρεσίες και το Gmail. Οι δεξιότητές μου με κάνουν τον τέλειο υποψήφιο για εργασίες όπως η ανάπτυξη εφαρμογών Windows ή η συντήρηση προγραμμάτων-πελατών email.

Πώς να φτάσετε στο Inbox Zero στο Gmail

Τι είναι το Inbox Zero;

Βασικά στοιχεία διαχείρισης email