Αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει πώς να προστατεύσετε ολόκληρο ή μέρη του εγγράφου του Microsoft Word χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα που ονομάζεται « Περιορισμός επεξεργασίας ^{(Restrict Editing)}». Αυτή η δυνατότητα σάς δίνει τη δυνατότητα να επισημάνετε το έγγραφο ως " Μόνο για ανάγνωση ^{(Read Only)}" και εξακολουθεί να επιτρέπει επεξεργασίες ή αλλαγές σε ορισμένα επιλεγμένα μέρη του εγγράφου.

Η Περιορισμένη Επεξεργασία^{(Restrict Editing)} κλειδώνει ορισμένες γραμμές ή προτάσεις στο έγγραφο, οι οποίες θα μπορούσαν να είναι σημαντικές ή ευαίσθητες και, επομένως, δεν μπορούν να υποστούν επεξεργασία από κανέναν. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί κανείς να προστατεύσει το περιεχόμενο που υπάρχει σε ένα έγγραφο MS Word .

Προστατέψτε το^{(Protect Word)} έγγραφο του Word χρησιμοποιώντας Περιορισμένη επεξεργασία^{(Restrict Editing)}

Τα απεριόριστα μέρη του εγγράφου^{(parts in the document)} μπορούν να διατεθούν σε οποιονδήποτε ή μπορείτε να επιτρέψετε σε ορισμένους χρήστες να επιτρέπεται μόνο να επεξεργάζονται ή να κάνουν αλλαγές. Έχετε επίσης την επιλογή να προστατεύσετε ολόκληρο το έγγραφο και να το κάνετε μόνο για ανάγνωση. Ας δούμε πώς μπορεί να γίνει αυτό.

Αρχικά, ανοίξτε το έγγραφο του MS Word και κάντε κλικ στην καρτέλα «Επισκόπηση»^{(‘Review’)} .

Επιλέξτε τις προτάσεις που δεν θέλετε να εφαρμόζεται η δυνατότητα περιορισμού επεξεργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, έχω επιλέξει μόνο τις προτάσεις 1 και 2. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , ομάδα ^(Review)"Προστασία"^{(‘Protect’)} , κάντε κλικ στο "Περιορισμός επεξεργασίας"^{(‘Restrict Editing’)} όπως φαίνεται στην εικόνα.

Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Περιορισμός επεξεργασίας . ^{(Restrict Editing)}Θα δείτε τα εξής:

• Περιορισμοί μορφοποίησης
• Περιορισμοί επεξεργασίας
• Εξαιρέσεις
• Ξεκινήστε την επιβολή

1] Περιορισμοί μορφοποίησης

Αυτή η ρύθμιση περιορίζει τη μορφοποίηση σε μια συγκεκριμένη επιλογή μορφών ή στυλ. Μπορείτε να επιλέξετε τα στυλ που θέλετε να επιτρέπονται στο έγγραφο. Για να το εφαρμόσετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου.

2] Περιορισμοί επεξεργασίας

Στην περιοχή Περιορισμοί επεξεργασίας^{(Editing Restrictions)} , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που λέει – Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

Περαιτέρω, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε «Χωρίς αλλαγές (Μόνο για ανάγνωση)». ^{(‘No changes (Read Only)’.)}Το έγγραφο γίνεται μόνο για ανάγνωση εκτός από τα επιλεγμένα μέρη. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε άλλες επιλογές, όπως Παρακολούθηση^(Tracked) αλλαγών, Σχόλια και Συμπλήρωση φορμών, ανάλογα με τις αλλαγές που θέλετε να επιτρέψετε.

Εξαιρέσεις (προαιρετικά)

Αυτή η ενότητα σάς επιτρέπει να επιλέξετε τους χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο ελεύθερα. Για να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε και σε όλους να επεξεργαστούν το επιλεγμένο μέρος του εγγράφου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Όλοι"^{(‘Everyone’)} . Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ξεχωριστά ονόματα χρηστών, διαχωρισμένα με άνω και κάτω τελεία.

3] Έναρξη επιβολής

Για να εφαρμόσετε όλες αυτές τις ρυθμίσεις στο έγγραφό σας στο MS Word , κάντε κλικ στο «Ναι, Έναρξη επιβολής προστασίας».^{(‘Yes, Start  Enforcing Protection’.)}

Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Έναρξη επιβολής προστασίας" . ^{(‘Start Enforcing Protection’)}Θα δείτε δύο μεθόδους προστασίας – ^(Protection)Κωδικός πρόσβασης^(Password) και Έλεγχος ταυτότητας χρήστη. ^{(User Authentication.)}Επιλέξτε τη μέθοδο προστασίας ^(Protection)«Κωδικός πρόσβασης»^{(‘Password’)} και εισαγάγετε και ξαναπληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης που δημιουργήθηκε στα πλαίσια που δίνονται. Πατήστε OK.

Για να κρυπτογραφήσετε το έγγραφο MS Word , έτσι ώστε μόνο οι πιστοποιημένοι κάτοχοι του εγγράφου να μπορούν να καταργήσουν την προστασία, κάντε κλικ στην επιλογή «Επαλήθευση χρήστη».^{(‘User Authentication’.)}

Συμβουλές:^(Tips:)

• Χρησιμοποιήστε^(Use) ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που περιλαμβάνουν συνδυασμό κεφαλαίων, πεζών, γραμμάτων, αριθμών και συμβόλων.
• Βεβαιωθείτε^(Make) ότι έχετε αποθηκεύσει τον κωδικό πρόσβασης με ασφάλεια σε κάποιο ασφαλές μέρος. Σε περίπτωση που ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν θα μπορείτε να τον ανακτήσετε.
• Η κρυπτογράφηση του εγγράφου εμποδίζει άλλους χρήστες να εργαστούν στο έγγραφο ταυτόχρονα.

Πώς να ξεκλειδώσετε το προστατευμένο έγγραφο του Word^{(Protected Word Document)}

Για να αφαιρέσετε όλη την προστασία από το έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί «Διακοπή προστασίας»^{(‘Stop Protection’)} . Εάν σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης.

Σημείωση:^(Note:) Για να καταργήσετε όλη την προστασία από το έγγραφο, θα πρέπει να γνωρίζετε τον κωδικό πρόσβασης που εφαρμόστηκε στο έγγραφο. Ή, θα πρέπει να καταχωριστείτε ως πιστοποιημένος κάτοχος για το έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προστατεύσετε το έγγραφό σας στο MS Word χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα «Περιορισμός επεξεργασίας»^{(‘Restrict Editing’)} από την καρτέλα Αναθεώρηση.

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutorial will teach you how to protect the entire or parts оf your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

• Formatting Restrictions
• Editing Restrictions
• Exceptions
• Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start  Enforcing Protection’.

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

• Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
• Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
• Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

Related posts

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Εργαλεία επεξεργασίας εικόνων του Word για να επεξεργαστείτε εικόνες

• Πώς να περιορίσετε την επεξεργασία σε έγγραφα του Word

• Τρόπος χρήσης των Προτάσεων Επανεγγραφής στην εφαρμογή Word για Web

• Το Excel, το Word ή το PowerPoint δεν μπόρεσαν να ξεκινήσουν την τελευταία φορά

• Πώς να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο ή ένα βιβλίο με το Microsoft Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για γράμματα στο Word

• Τι είναι ένα αρχείο ASD και πώς να το ανοίξετε στο Microsoft Word;

• Τρόπος εισαγωγής στυλ από ένα έγγραφο σε άλλο στο Word

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Microsoft Word

• Αυξήστε τον αριθμό των Πρόσφατων αρχείων σε Word, Excel, PowerPoint

• Πώς να συγκρίνετε δύο έγγραφα του Word και να τονίσετε τις διαφορές

• Πώς να κατεβάσετε το Page Borders για το Microsoft Word δωρεάν

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Editor για να ελέγξετε τη γραμματική και την ορθογραφία

• Διορθώστε το κίτρινο τρίγωνο με θαυμαστικό στο Excel ή στο Word

• Πώς να απενεργοποιήσετε τα σημάδια παραγράφου στο Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Word

• Πώς να εισαγάγετε κείμενο σε σχήμα στο Word

• Το FocusWriter είναι ένας δωρεάν επεξεργαστής κειμένου χωρίς περισπασμούς για συγγραφείς

• Διόρθωση σφάλματος, ο σελιδοδείκτης δεν έχει οριστεί στο Microsoft Word

• Πώς να αφαιρέσετε όλες τις αλλαγές ενότητας στο Word ταυτόχρονα