Εάν χρησιμοποιείτε κοινά προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα εταιρικό^(Corporate) περιβάλλον όπως το Outlook , πιθανότατα έχετε συνηθίσει να ορίζετε την απάντησή σας εκτός γραφείου^{(setting your out of office reply)} . Γνωρίζατε^(Did) ότι μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου και στο Gmail ;

Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν το Gmail ως τον προσωπικό τους λογαριασμό email, μπορεί να είναι χρήσιμο να ενημερώνετε τους άλλους πότε βρίσκεστε σε διακοπές ή διακοπές.

Αυτό είναι αρκετά απλό στο Gmail , αλλά η διαδικασία είναι ελαφρώς διαφορετική από ό,τι μπορεί να έχετε συνηθίσει στο Outlook . Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να ρυθμίζετε εκτός γραφείου στο Gmail , πώς να το απενεργοποιείτε και τι μπορούν να περιμένουν να δουν οι άλλοι από εσάς όταν το έχετε ενεργοποιήσει.

Πώς να ρυθμίσετε εκτός^(Out) γραφείου στο ^(Office)Gmail

Εάν πρόκειται να πάτε για διακοπές για λίγο και θέλετε να ειδοποιήσετε τους ανθρώπους ότι ενδέχεται να μην μπορείτε να απαντήσετε στο email τους τόσο γρήγορα όσο συνήθως, μια απάντηση εκτός γραφείου είναι ο καλύτερος τρόπος.

Για να ξεκινήσετε με τα παρακάτω βήματα, συνδεθείτε πρώτα στο λογαριασμό σας στο Gmail .

1. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του λογαριασμού σας στο ^(Settings)Gmail .

2. Επιλέξτε Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων^{(See all settings)} στο επάνω μέρος της λίστας Ρυθμίσεις.

3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα " Απόκριση διακοπών^{(Vacation responder)} " στο κάτω μέρος. Αλλάξτε τη ρύθμιση σε Απόκριση διακοπών στο^{(Vacation responder on)} .

4. Επιλέξτε την πρώτη ημέρα των διακοπών σας. Πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος και το μήνυμα που θέλετε να απαντάτε αυτόματα κάθε φορά που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σημειώστε τις ακόλουθες επιλογές όταν συμπληρώνετε αυτήν τη φόρμα.

• Δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε και να επιλέξετε μια Τελευταία ημέρα^{(Last day)} , αλλά είναι καλή ιδέα να το κάνετε μόνο για να μην ξεχάσετε να αφήσετε ενεργοποιημένη την ανταπόκριση των διακοπών σας.^(Vacation)
• Από προεπιλογή, το πεδίο μηνύματος χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένης μορφοποίησης, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή μορφοποίησης για να μορφοποιήσετε το κείμενο του μηνύματος. Εάν επιλέξετε Απλό κείμενο^{(Plain Text)} πάνω από το πεδίο μηνύματος, η μορφοποίηση θα αλλάξει σε απλό κείμενο.
• Επιλέξτε Αποστολή απάντησης μόνο σε άτομα στις Επαφές μου,^{(Only send a response to people in my Contacts)} εάν θέλετε να στοχεύσετε τις αυτόματες απαντήσεις του ανταποκριτή Διακοπών μόνο σε άτομα που ήδη γνωρίζετε και να αγνοήσετε όλα τα άλλα. ^(Vacation)Αυτή είναι μια καλή ιδέα εάν δεν θέλετε οι ξένοι να γνωρίζουν ότι λείπετε από το σπίτι για μεγάλο χρονικό διάστημα. 

5. Επιλέξτε Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών) για να ενεργοποιήσετε το Vacation Response.

Πώς να απενεργοποιήσετε το Out of Office στο Gmail

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να απενεργοποιήσετε την απόκριση διακοπών . ^(Vacation)Ενώ είναι ενεργοποιημένο, θα δείτε ένα μήνυμα στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας σχετικά με την κατάσταση του αποκρινόμενου.

Μπορείτε να επιλέξετε Τέλος τώρα^{(End now)} για να απενεργοποιήσετε αμέσως την απόκριση. Αυτός είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το απενεργοποιήσετε χωρίς να χρειάζεται να κάνετε ξανά αναζήτηση στις ρυθμίσεις σας στο Gmail για να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις απάντησης.

Ωστόσο, εάν προτιμάτε να απενεργοποιήσετε την Απόκριση διακοπών^(Vacation) στις ρυθμίσεις του Gmail , μπορείτε είτε να επιλέξετε Ρυθμίσεις διακοπών^{(Vacation Settings)} στο μήνυμα ειδοποίησης ή μπορείτε να επιστρέψετε στο παράθυρο Ρυθμίσεις του Gmail .^{(Gmail Settings)}

Κάντε κύλιση^(Scroll) πίσω στο κάτω μέρος του μενού " Ρυθμίσεις Gmail^{(Gmail Settings)} " για να βρείτε ξανά την ενότητα " Απόκριση διακοπών^{(Vacation responder)} ".

Επιλέξτε Απενεργοποίηση αυτόματης απόκρισης για^{(Vacation responder off)} να απενεργοποιήσετε την αυτόματη απόκριση. 

Σημείωση – δεν θα χρειαστεί να το κάνετε αυτό εάν έχετε ορίσει το πεδίο Τελευταία ημέρα^{(Last day)} στην ημερομηνία λήξης των διακοπών σας. Η ανταπόκριση διακοπών^(Vacation) θα απενεργοποιηθεί αυτόματα μετά από αυτήν την ημερομηνία.

Αλλά εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε την απόκριση διακοπών^(Vacation) πριν από τη ρύθμιση Τελευταία ημέρα, η παραπάνω διαδικασία θα λειτουργήσει.

Πώς λειτουργεί το Gmail Vacation Responder

Λάβετε υπόψη ότι επειδή μπορείτε να εισαγάγετε μόνο τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για την απάντηση Διακοπών^(Vacation) , οι ώρες ρυθμίζονται αυτόματα μέσω email.

• Ημερομηνία Έναρξης Ώρα: 12:00 π.μ. μεσάνυχτα
• Ώρα Λήξης: 23:59

Εάν προτιμάτε να ξεκινάει η ώρα τα μεσάνυχτα πριν από την ημέρα έναρξης των διακοπών σας, τότε ορίστε την Ημερομηνία Έναρξης μία^{(Start Date one)} ημέρα νωρίτερα από την έναρξη των διακοπών σας.

Τα άτομα που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ έχετε ενεργοποιήσει την υπηρεσία απάντησης διακοπών^(Vacation) θα δουν την ακόλουθη συμπεριφορά από τον λογαριασμό σας στο Gmail .

• Οι χρήστες θα δουν την αυτόματη απάντησή σας την πρώτη φορά που θα σας στείλουν μήνυμα. Εάν σας στείλουν ξανά μήνυμα, η αυτόματη απάντηση δεν θα σταλεί.
• Εάν περάσουν τέσσερις ημέρες και το ίδιο άτομο σας στείλει μήνυμα, η αυτόματη απάντηση θα ενεργοποιηθεί ξανά.
• Εάν επεξεργαστείτε την απάντηση των διακοπών σας, το χρονόμετρο ξεκινά από την αρχή και οποιοσδήποτε σας στείλει μήνυμα την πρώτη φορά μετά την επεξεργασία θα λάβει αυτόματη απάντηση.
• Το Gmail^(Gmail) είναι αρκετά έξυπνο ώστε να μην απαντά αυτόματα σε μηνύματα που ταξινομούνται αυτόματα στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή στις λίστες αλληλογραφίας.
• Οι άλλοι χρήστες του Gmail θα δουν την κατάστασή σας "εκτός γραφείου" εάν αρχίσουν να συνθέτουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς. 

Δημιουργήστε πιο έξυπνες ^{(Create Smarter Out)}απαντήσεις^(Replies) εκτός γραφείου στο ^(Office) Gmail με φίλτρα

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια πιο στοχευμένη αυτόματη απάντηση με προσαρμοσμένα μηνύματα για συγκεκριμένα άτομα, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τα Φίλτρα Gmail^{(Gmail Filters)} .

1. Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο για αυτόματη επανάληψη, πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email για^{(email template)} να απαντήσετε. Για να το κάνετε αυτό, συνθέστε ένα νέο email στο Gmail με το email με το οποίο θέλετε να απαντήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε το μενού "Περισσότερα" με τις τρεις κουκκίδες στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου και επιλέξτε Πρότυπα^(Templates) , επιλέξτε Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο^{(Save draft as template)} και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως νέο πρότυπο^{(Save as new template)} .

1. Δώστε στο πρότυπο ένα όνομα στο αναδυόμενο παράθυρο.

1. Για πρόσβαση στα φίλτρα Gmail , επιστρέψτε στις Ρυθμίσεις Gmail^{(Gmail Settings)} . Επιλέξτε Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις^{(Filters and Blocked Addresses)} στο επάνω μέρος του παραθύρου Ρυθμίσεις.

1. Κάντε κύλιση στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας και επιλέξτε Δημιουργία νέου φίλτρου^{(Create a new filter)} .

4. Στη φόρμα Δημιουργία^(Create) φίλτρου, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να απαντήσετε αυτόματα στο πεδίο Από^(From) . Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου^{(Create filter)} όταν τελειώσετε.

1. Στο παράθυρο Δημιουργία^(Create) φίλτρου, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Αποστολή προτύπου^{(Send template)} . Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο, επιλέξτε το πρότυπο Boss Reply που δημιουργήσατε νωρίτερα.

1. Τέλος, απλώς επιλέξτε το κουμπί Δημιουργία φίλτρου^{(Create filter)} στο κάτω μέρος και το νέο σας φίλτρο και η αυτόματη απάντηση είναι πλέον ενεργά.

Τώρα, κάθε φορά που το άτομο με τη διεύθυνση που έχετε ορίσει στο φίλτρο σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα λαμβάνει μια απάντηση εκτός γραφείου^{(out of office)} με το πρότυπο που έχετε δημιουργήσει.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use cоmmon email clients in a Corporate environment like Оutlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• Πώς να στείλετε ιδιωτικά email στο Gmail

• Μπορείτε να διαγράψετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Gmail ταυτόχρονα;

• Πώς να καταργήσετε την αποστολή ενός email στο Gmail

• Τα 7 καλύτερα πρόσθετα Gmail

• Πώς να φτάσετε στο Inbox Zero στο Gmail

• Πώς να δημιουργήσετε ένα γραμμικό γράφημα στα Φύλλα Google

• Πώς να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ δύο λογαριασμών Gmail

• Θέλετε να αποσυνδεθείτε αυτόματα από το Gmail ή τον Λογαριασμό Google;

• Τι είναι οι Ειδοποιήσεις έκθεσης της Google για την προστασία από τον COVID;

• 3 τρόποι δημιουργίας περιγραμμάτων στα Έγγραφα Google

• Πώς να διεκδικήσετε μια επιχείρηση στο Google

• Τι είναι το εργαλείο αναφοράς λογισμικού στο Chrome και πώς να το απενεργοποιήσετε

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή στα Έγγραφα Google

• Πώς να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε κατά χρώμα στα Φύλλα Google

• Δεν λαμβάνετε ειδοποιήσεις Gmail; 10 τρόποι για να διορθώσετε

• Πώς να διαγράψετε το ιστορικό YouTube και τη δραστηριότητα αναζήτησης

• Πώς να διορθώσετε σφάλματα πιστοποιητικού ασφαλείας SSL στο Chrome

• Πώς να ακυρώσετε ή να διακόψετε μια συνδρομή YouTube Premium

• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Tasks – Οδηγός έναρξης

• Πώς να προβάλετε το ιστορικό αναζήτησης των Χαρτών Google