Εάν φεύγετε για διακοπές και δεν πρόκειται να είστε διαθέσιμοι για να απαντήσετε στα email σας, είναι καλή ιδέα να ορίσετε μια απάντηση "εκτός γραφείου" στο Outlook στον υπολογιστή σας. Με αυτόν τον τρόπο, οποιοσδήποτε σας στέλνει ένα email θα λάβει μια αυτόματη απάντηση που θα τον ενημερώνει για την απουσία σας στο γραφείο.

Το Outlook^(Outlook) σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες απαντήσεις που θα αποστέλλονται αυτόματα σε οποιονδήποτε σας στέλνει email. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια προσαρμοσμένη περίοδο ημερομηνίας κατά την οποία η εφαρμογή θα πρέπει να χειρίζεται τα email σας για λογαριασμό σας.

Ορίστε τις απαντήσεις Outlook εκτός γραφείου για λογαριασμούς Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Εάν βρίσκεστε σε επιχειρηματικό περιβάλλον και η εταιρεία ή ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί το Microsoft Exchange^{(Microsoft Exchange)} , έχετε έναν πολύ εύκολο τρόπο να ορίσετε απαντήσεις εκτός γραφείου στο Outlook για τον λογαριασμό email σας.

• Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook στον υπολογιστή σας.
• Κάντε κλικ στην καρτέλα που λέει Αρχείο^(File) στο επάνω μέρος και θα δείτε διάφορες επιλογές. Κάντε κλικ^(Click) στην επιλογή που διαβάζει Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός γραφείου)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Εάν δεν βλέπετε αυτήν την επιλογή, μεταβείτε στην επόμενη ενότητα για να μάθετε πώς να κάνετε την εργασία.

• Στην οθόνη σας θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο που σας επιτρέπει να εισάγετε πληροφορίες σε διάφορα πεδία. Για να στείλετε αυτόματες προσαρμοσμένες απαντήσεις, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε τα πεδία ως εξής.
  
  Ενεργοποιήστε το πλαίσιο που λέει Αποστολή αυτόματων απαντήσεων^{(Send automatic replies)} στο επάνω μέρος.
  
  Σημειώστε το πλαίσιο Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους^{(Only send during this time range)} . Στη συνέχεια, επιλέξτε τις ημερομηνίες από και έως τις οποίες δεν θα είστε διαθέσιμοι να απαντήσετε στα email σας.
  
  Εάν θέλετε η απάντησή σας να αποστέλλεται μόνο σε όσους ανήκουν στον οργανισμό σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Μέσα στον οργανισμό μου^{(Inside My Organization)} . Διαφορετικά, κάντε κλικ στην άλλη καρτέλα που λέει Εκτός από τον οργανισμό μου^{(Outside My Organization)} .
  
  Πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να στείλετε αυτόματα στο πλαίσιο που εμφανίζεται στην οθόνη σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία μορφοποίησης για να μορφοποιήσετε και να αλλάξετε το στυλ του κειμένου σας.
  
  Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Το Outlook^(Outlook) θα στέλνει πλέον αυτόματα το προκαθορισμένο προσαρμοσμένο μήνυμά σας σε οποιονδήποτε σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την καθορισμένη περίοδο ημερομηνίας.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Οι περισσότεροι γενικοί χρήστες εκεί έξω χρησιμοποιούν λογαριασμούς IMAP ή POP3^{(use IMAP or POP3 accounts)} στο Outlook τους . Αυτό συνήθως περιλαμβάνει τη χρήση των λογαριασμών σας Hotmail , Gmail και άλλων λογαριασμών email με την εφαρμογή Outlook . Εάν είστε ένας από αυτούς τους χρήστες, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα για την αποστολή αυτόματων απαντήσεων, καθώς η παραπάνω μέθοδος δεν θα λειτουργήσει για εσάς.

Ευτυχώς, ωστόσο, η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου μηνύματος και ενός κανόνα για την αυτοματοποίηση της αποστολής^{(a rule to automate sending)} των απαντήσεων δεν είναι πολύ δύσκολη στο Outlook .

Δημιουργήστε ένα πρότυπο αυτόματης απάντησης^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Ανοίξτε το Outlook στον υπολογιστή σας και κάντε κλικ στην επιλογή Νέο email^{(New Email)} στο επάνω μέρος.

• Θα ανοίξει το συνηθισμένο παράθυρο σύνταξης email. Εδώ, πρέπει να πληκτρολογήσετε το email που θέλετε να στέλνει αυτόματα το Outlook. Απλώς^(Just) πληκτρολογήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνήθως περιλαμβάνει την αναφορά για πόσο καιρό δεν θα είστε διαθέσιμοι και πότε θα επιστρέψετε.

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο^(File) στο επάνω μέρος και επιλέξτε Αποθήκευση ως^{(Save As)} .

• Εισαγάγετε ένα όνομα για το πρότυπο απάντησης εκτός γραφείου και επιλέξτε Πρότυπο του Outlook^{(Outlook Template)} από το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως τύπου . ^{(Save as type)}Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αποθήκευση^(Save) .

• Κλείστε το παράθυρο σύνταξης email και επιλέξτε Όχι^(No) όταν σας ρωτήσει εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Ρυθμίστε έναν κανόνα αυτόματης απάντησης^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική^(Home) σελίδα, επιλέξτε Κανόνες^(Rules) και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , κάντε κλικ στο ^{(Email Rules)}Νέος κανόνας^{(New Rule)} για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα.

• Επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω^{(Apply rule on messages I receive)} και πατήστε Επόμενο^(Next) .

• Επιλέξτε τη συνθήκη που λήφθηκε σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο^{(received in a specific date span)} και κάντε κλικ στον σύνδεσμό της στο μεγάλο λευκό πλαίσιο.
  
  Επιλέξτε και τα δύο πλαίσια ελέγχου Μετά^(After) και Πριν^(Before) και καθορίστε το εύρος ημερομηνιών στο οποίο δεν θα μπορείτε να απαντάτε στα email σας. Στη συνέχεια, πατήστε OK και στη συνέχεια Επόμενο^(Next) .

• Επιλέξτε την απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο^{(reply using a specific template)} και κάντε κλικ στον σύνδεσμό του.

• Επιλέξτε το πρότυπο email που δημιουργήσατε νωρίτερα, κάντε κλικ στο Άνοιγμα^(Open) και, στη συνέχεια, πατήστε Επόμενο^(Next) .

• Προαιρετικά, εφαρμόστε τυχόν εξαιρέσεις εάν θέλετε και κάντε κλικ στο Επόμενο^(Next) .

• Εισαγάγετε ένα όνομα για τον κανόνα σας και κάντε κλικ στο Τέλος^(Finish) .

Ρύθμιση απάντησης εκτός γραφείου στην έκδοση Web του Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Πολλοί χρήστες εγκαταλείπουν τις εφαρμογές επιτραπέζιου υπολογιστή τους και τις αντικαθιστούν με τις αντίστοιχες εφαρμογές ιστού. Εάν το έχετε κάνει ήδη και χρησιμοποιείτε την έκδοση web του Outlook^{(use the Outlook web version)} για τα email σας, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook για web.

Αυτό είναι πιο εύκολο να γίνει από οποιεσδήποτε άλλες μεθόδους που συζητήθηκαν παραπάνω.

• Μεταβείτε στον ιστότοπο του Outlook και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας εάν δεν είστε ήδη.
• Μόλις δείτε τα εισερχόμενά σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο ρυθμίσεων στην επάνω δεξιά γωνία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook^{(View all Outlook settings)} στο κάτω μέρος. Θα ανοίξει το μενού ρυθμίσεων.

• Θα δείτε πολλές ρυθμίσεις που μπορείτε να διαμορφώσετε για τον λογαριασμό σας στο Outlook . Θέλετε να βρείτε την επιλογή που λέει Αυτόματες απαντήσεις^{(Automatic replies)} και κάντε κλικ σε αυτήν.

• Θα εμφανιστούν αρκετές νέες επιλογές στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.
  
  Πρώτα^(First) απ 'όλα, ενεργοποιήστε την επιλογή που λέει Ενεργοποίηση αυτόματων απαντήσεων^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Επιλέξτε το πλαίσιο Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου^{(Send replies only during a time period)} . Καθορίστε ένα εύρος ημερομηνιών και στα πλαίσια ώρα έναρξης^{(Start time)} και ώρα λήξης^{(End time)} . Αυτή είναι η στιγμή που η εφαρμογή θα στείλει τις αυτόματες απαντήσεις σας.
  
  Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη απάντηση που θα αποσταλεί αυτόματα στα άτομα που σας στέλνουν email. Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε τις διαθέσιμες επιλογές μορφοποίησης.
  
  Προαιρετικά, ενεργοποιήστε την Αποστολή απαντήσεων μόνο στις επαφές^{(Send replies only to contacts)} εάν θέλετε μόνο να απαντάτε αυτόματα στις επαφές σας.
  
  Τέλος, κάντε κλικ στο Save στο κάτω μέρος για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

• Εάν θέλετε ποτέ να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις, απλώς καταργήστε την επιλογή της επιλογής Αυτόματες απαντήσεις^{(Automatic replies on )} ενεργ.

Είναι πραγματικά υπέροχο να μπορείτε να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook . Ενημερώστε μας εάν το χρησιμοποιείτε και πώς είναι το μήνυμα αυτόματης απάντησης στα παρακάτω σχόλια.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If yoυ’re heading off to a vaсation and you’re not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to sеt an ‘out of оffice’ reply in Outlook on your computer. This waу, anyone who sends you an email will rеceivе an automatic response letting them know of your absence іn the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Πώς να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο Gmail

• Πώς να δημιουργήσετε συντομεύσεις του Microsoft Outlook για email και εργασίες

• Αναζήτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook κατά αποστολέα, ημερομηνία, λέξη-κλειδί, μέγεθος και άλλα

• Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους στο Outlook χρησιμοποιώντας κανόνες

• Πώς να προσθέσετε μουσική σε παρουσιάσεις PowerPoint

• Χαρτογράφηση των δεδομένων σας Excel

• Τι είναι το Microsoft MyAnalytics και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Τρόπος παρακολούθησης αλλαγών στο Word (Διαδικτυακό, Κινητό και Επιτραπέζιο)

• Πώς να διορθώσετε πότε το Word ανοίγει σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή σε ένα έγγραφο του Microsoft Word

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• Πώς να υπολογίσετε τη διακύμανση στο Excel

• OneDrive για το σχολείο ή την εργασία: 8 συμβουλές για αρχάριους

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Πώς να επισυνάψετε ένα άλλο στοιχείο του Outlook (email, επαφή, εργασία ή στοιχείο ημερολογίου) σε ένα email

• Το Microsoft Outlook δεν ανταποκρίνεται; 8 Διορθώσεις για δοκιμή

• Πώς να διορθώσετε το πρόβλημα αργής φόρτωσης του Outlook

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel