Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται να ταξινομήσουν κείμενο σε μια εφαρμογή, σκέφτονται την ταξινόμηση των κελιών σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel . Ωστόσο, μπορείτε να ταξινομήσετε κείμενο στο Word , εφόσον υπάρχει κάτι που λέει στο Word πού αρχίζουν και πού τελειώνουν τα διάφορα μέρη του κειμένου.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω μερικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ταξινομήσετε κείμενο, λίστες και πίνακες στο Word . Σημειώστε ότι εάν έχετε ήδη δεδομένα στο Excel , μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στο έγγραφο του Word^{(insert an Excel spreadsheet into your Word document)} .

Ταξινόμηση λιστών στο Word

Υπάρχουν τρεις τύποι λιστών που μπορείτε να ταξινομήσετε στο Word . Το πρώτο είδος είναι απλώς μια λίστα λέξεων ή φράσεων που η καθεμία καταλαμβάνει μια ξεχωριστή γραμμή. Ο δεύτερος τύπος είναι οι λίστες χωρίς σειρά ή με κουκκίδες. Το τρίτο είναι ταξινομημένες ή αριθμημένες λίστες.

Σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις, μια αλλαγή γραμμής (ονομάζεται επίσης επιστροφή μεταφοράς) λέει στο Word που τελειώνει μια λέξη ή φράση και ξεκινά η επόμενη. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο το Word μπορεί να ταξινομήσει το κείμενο στο έγγραφο.

Για να ταξινομήσετε οποιονδήποτε από αυτούς τους τύπους λιστών, ξεκινήστε επιλέγοντας τη λίστα με το ποντίκι σας. Απλώς^(Simply) ξεκινήστε από την αρχή της λίστας, κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και σύρετε το ποντίκι σας μέχρι να επιλεγεί ολόκληρη η λίστα.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική^(Home) σελίδα στην Κορδέλα^(Ribbon) και εντοπίστε την ενότητα με τίτλο Παράγραφος^(Paragraph) . Αναζητήστε ένα κουμπί με τα γράμματα A και Z πάνω του και ένα βέλος προς τα κάτω. Αυτή είναι η εντολή Ταξινόμηση . ^(Sort)Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση^(Sort) και το Word θα ανοίξει το παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου .^{(Sort Text)}

Στο παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου^{(Sort Text)} , θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν πολλές επιλογές. Αρχικά^(First) , πρέπει να υποδείξετε ότι θέλετε να ταξινομήσετε το κείμενο που επιλέξατε κατά παράγραφο. Παρόλο που έχουμε μόνο μία λέξη ανά γραμμή, το Word εξακολουθεί να θεωρεί κάθε γραμμή ως δική του παράγραφο επειδή πατήσαμε το πλήκτρο enter για να φτάσουμε στην επόμενη γραμμή. Η ταξινόμηση κατά παράγραφο είναι η προεπιλεγμένη επιλογή.

Στη συνέχεια πρέπει να πούμε στο Word τι ταξινομούμε. Εντοπίστε το αναπτυσσόμενο μενού με την ένδειξη Τύπος^(Type) και επιλέξτε Κείμενο^(Text) . Αυτή είναι επίσης η προεπιλεγμένη επιλογή.

Τέλος, πρέπει να πούμε στο Word αν θέλουμε να ταξινομήσουμε το κείμενο με αύξουσα σειρά (Α έως Ω) ή φθίνουσα σειρά (Ζ έως Α). Η αύξουσα^(Ascending) σειρά είναι η προεπιλεγμένη επιλογή. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK και το Word θα ταξινομήσει το κείμενό σας με τις επιλογές που επιλέξατε.

Παρατηρήστε^(Notice) ότι τώρα το κείμενο ταξινομείται από το Α στο Ω με αύξουσα σειρά. Επιπλέον, εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές^(Options) , μπορείτε να διαμορφώσετε σύνθετες ρυθμίσεις όπως το διαχωριστικό πεδίου και εάν θα πρέπει να γίνεται διάκριση πεζών-κεφαλαίων ή όχι.

Ταξινόμηση κειμένου σε πίνακες

Αυτός ο τύπος ταξινόμησης μπορεί να σας φαίνεται λίγο πιο οικείος εάν ταξινομείτε συχνά δεδομένα στο Excel . Όπως ένα φύλλο εργασίας του Excel , ένας πίνακας περιέχει γραμμές, στήλες και μπορεί να περιέχει επικεφαλίδες στην πρώτη σειρά. Ευτυχώς, το Word σάς παρέχει την ίδια ευελιξία για την ταξινόμηση κειμένου όπως βρίσκεται στο Excel .

Ας υποθέσουμε^(Suppose) ότι έχετε έναν πίνακα στο Word που μοιάζει με τον παρακάτω.

Παρατηρήστε^(Notice) ότι υπάρχουν επικεφαλίδες στηλών στην πρώτη σειρά και ότι η πρώτη στήλη περιέχει το κείμενο που θέλουμε να ταξινομήσουμε. Ας υποθέσουμε ότι αυτή τη φορά θέλουμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα με φθίνουσα σειρά. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση^(Sort) στην ενότητα Παράγραφος^(Paragraph) της Κορδέλας^(Ribbon) .

Παρατηρήστε^(Notice) στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου Ταξινόμηση ότι το ^(Sort)Word έχει ήδη εντοπίσει τις επικεφαλίδες στην πρώτη σειρά. Σημειώστε^(Notice) επίσης ότι το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση^{(Sort By)} κατά έχει ήδη την επικεφαλίδα στήλης Όνομα^(Name) στο πλαίσιο επιλογής.

Οι υπόλοιπες επιλογές παραμένουν ίδιες εκτός από το να θυμάστε να αλλάξετε την κατεύθυνση ταξινόμησης σε Φθίνουσα^(Descending) . Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK και το Word θα ταξινομήσει τον πίνακα χρησιμοποιώντας τις επιλογές που έχουμε επιλέξει.

Η ταξινόμηση κειμένου στο Word είναι απλή, αρκεί να έχετε έναν τρόπο να πείτε στο Word τι διαχωρίζει ένα στοιχείο δεδομένων από το επόμενο. Αν παίξετε λίγο με τις ρυθμίσεις ταξινόμησης, θα ανακαλύψετε ότι μπορείτε να ταξινομήσετε χρησιμοποιώντας πολλές στήλες, ακόμη και κείμενο οριοθετημένο με στηλοθέτες και κόμματα σε ένα έγγραφο του Word .

Αν και δεν είναι τόσο χρήσιμο όσο η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel , μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο στο Word , διαθέτοντας την εφαρμογή ταξινόμησης παραγράφων και κειμένου πίνακα για εσάς χρησιμοποιώντας μια παρόμοια διεπαφή όπως βρίσκεται σε ένα φύλλο εργασίας του Excel . Απολαμβάνω!

How to Sort Text in Word

When most peоple think of sorting text in an аpplication, they think of sоrting cells in an Excel spreadshеet. However, you can sort text in Word as long as there is something thаt tells Word where the different parts of text begin and end.

In this article, I’ll show you a couple of ways you can sort text, lists and tables in Word. Note that if you already have data in Excel, you can easily insert an Excel spreadsheet into your Word document.

Sorting Lists in Word

There are three types of lists you can sort in Word. The first kind is simply a list of words or phrases that each occupies a separate line. The second type is unordered or bulleted lists. The third is ordered or numbered lists.

In each of these cases, a line break (also called a carriage return) tells Word where one word or phrase ends and the next one begins. This is how Word is able to sort text in the document.

To sort any of these types of lists, begin by selecting the list with your mouse. Simply start at the beginning of the list, hold down the left mouse button, and drag your mouse until the entire list is selected.

Then, click on the Home tab on the Ribbon and locate the section titled Paragraph. Look for a button with the letters A and Z on it and an arrow pointing down. This is the Sort command. Click on the Sort button and Word will open the Sort Text window.

On the Sort Text window, you’ll notice that there a number of options. First, you need to indicate that you want to sort the text you’ve selected by paragraph. Even though we only have one word per line, Word still considers each line to be its own paragraph because we pressed the enter key to get to the next line. Sorting by paragraph is the default option.

Next we need to tell Word what we are sorting. Locate the drop down menu labeled Type and choose Text. This is also the default option.

Lastly, we need to tell Word whether we want to sort the text in ascending (A to Z) order or descending order (Z to A). Ascending order is the default option. When done, click the OK button and Word will sort your text with the options you chose.

Notice that now the text is sorted from A to Z in ascending order. In addition, if you click on the Options button, you can configure advanced settings like the field separator and whether it should be case sensitive or not.

Sorting Text in Tables

This type of sorting may seem a bit more familiar to you if you often sort data in Excel. Much like an Excel worksheet, a table contains rows, columns, and may contain headings in the first row. Luckily, Word gives you much of the same flexibility to sort text as found in Excel.

Suppose you have a table in Word that looks like the one below.

Notice that there are column headings in the first row and that the first column contains the text we wish to sort. Let’s assume that we want to sort the data in descending order this time. Select the entire table and once again click on the Sort button in the Paragraph section of the Ribbon.

Notice in the bottom left hand corner of the Sort window that Word has already detected the headings in the first row. Notice also that the first Sort By drop down menu already has the column heading Name in the option box.

The rest of the options stay the same except remember to change the sort direction to Descending. When done, click the OK button and Word will sort the table using the options we’ve chosen.

Sorting text in Word is simple as long as you have a way to tell Word what separates one data element from the next. If you play with the sort settings a bit, you will discover that you can sort using multiple columns and even tab and comma delimited text in a Word document.

Although not as useful as sorting data in Excel, you can save yourself some time in Word by having the application sort paragraph and table text for you using a similar interface as found in an Excel worksheet. Enjoy!

Related posts

• Επιστρέψτε το κείμενο Caps Lock στο Normal στο MS Word

• Απόκρυψη κειμένου και εμφάνιση κρυφού κειμένου στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια στο Word

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

• Πώς να αποκτήσετε το Microsoft Word δωρεάν

• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τύπους σε πίνακες στο Word

• Προσθέστε μια συνοδευτική σελίδα σε ένα έγγραφο του Word

• Οι 30+ καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε φόρμες με δυνατότητα συμπλήρωσης στο Word

• Πώς να εισαγάγετε μια υπογραφή σε ένα έγγραφο του Microsoft Word

• Τι είναι το Microsoft MyAnalytics και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

• Το Microsoft Word δεν ανταποκρίνεται; 8 τρόποι για να το διορθώσετε

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

• Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel

• Πώς να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Word