Το Todoist είναι μια από τις πιο λειτουργικές διαδικτυακές υπηρεσίες υποχρεώσεων που σας επιτρέπει να είστε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί με τον περιορισμένο χρόνο σας. 

Ενώ έχουμε συζητήσει προηγουμένως τη χρήση του Todoist παράλληλα με τη μεθοδολογία Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , πολλοί άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν ότι το Todoist σάς επιτρέπει να απλώνετε τις λίστες σας χρησιμοποιώντας πίνακες Kanban . 

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιείτε πίνακες Kanban στο ^(Kanban)Todoist και πώς μπορεί να βελτιώσει περαιτέρω τη διαχείριση χρόνου^{(time management)} και την παραγωγικότητά σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τους πίνακες Kanban στο Todoist

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το Trello στο παρελθόν^{(used Trello before)} , τότε ξέρετε πόσο χρήσιμη είναι η προσέγγιση των «λιστών» Kanban . Σας επιτρέπει να ορίσετε κάθε φάση ενός έργου ή μιας διαδικασίας σε μεμονωμένες λίστες. Στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε στοιχεία από αυτήν τη ροή εργασίας σε όλη τη διαδικασία καθώς ολοκληρώνεται κάθε εργασία στο στοιχείο.

Κάθε έργο στο Todoist χρησιμοποιεί τη μορφή διάταξης που επιλέγετε όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά το έργο. Η προεπιλογή είναι η μορφή λίστας στην οποία πιθανότατα έχετε συνηθίσει εάν έχετε χρησιμοποιήσει το Todoist για λίγο.

Για να δημιουργήσετε τον πρώτο σας πίνακα Kanban , θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα νέο έργο. Δίπλα στα Έργα^(Projects) στο αριστερό μενού, επιλέξτε το εικονίδιο συν. 

Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη έργου^{(Add project)} , αφού ορίσετε το όνομα και το χρώμα, απλώς αλλάξτε την προβολή^(View) σε πίνακα^(Board) . Επιλέξτε Προσθήκη^(Add) .

Αυτό θα δημιουργήσει το νέο έργο στο αριστερό μενού. Αλλά τώρα, αντί να χρησιμοποιήσετε τη μορφή λίστας, θα δείτε ότι το έργο έχει σχεδιαστεί χρησιμοποιώντας τη μορφή πίνακα Kanban .

Στην αρχή, δεν θα μοιάζει με πίνακα, γιατί θα χρειαστεί να τον φτιάξετε ορίζοντας «ενότητες». 

Πριν ξεκινήσετε να το κάνετε αυτό, είναι σημαντικό να σκεφτείτε λίγο τη ροή εργασίας ή τα «βήματα» του έργου σας.

Πώς να διαμορφώσετε τον πίνακα Kanban^{(Kanban Board)} του έργου σας

Σκεφτείτε λίγο το σχέδιο του έργου σας. Ή, αν έχετε δημιουργήσει αυτόν τον νέο πίνακα Kanban για ένα έργο στο σπίτι, τότε σκεφτείτε τα βήματα που θα χρειαστεί να ακολουθήσετε από την αρχή μέχρι το τέλος του έργου σας.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε έναν πίνακα για τη δημιουργία μιας νέας επιχείρησης ιστότοπου. Σκεπτόμενοι τα μεγαλύτερα στάδια αυτού του έργου, θα δημιουργήσουμε ενότητες για καθένα από αυτά τα στάδια.

• Προετοιμασία λογαριασμών και πόρων για την κατασκευή της ιστοσελίδας^{(building the website)}
• Ολόκληρη η διαδικασία σχεδιασμού της ιστοσελίδας
• Ρύθμιση των οικονομικών της επιχείρησης και του ηλεκτρονικού καταστήματος
• Προετοιμασία μάρκετινγκ και διαφήμισης
• Εκκίνηση της ιστοσελίδας

Έχοντας υπόψη αυτά τα κύρια στάδια του έργου σας, ονομάστε καθεμία από τις ενότητες κάτι περιγραφικό.

Συμπληρώστε^(Fill) το πεδίο τίτλου κάτω από κάθε ενότητα και επιλέξτε Προσθήκη ενότητας^{(Add section)} . 

Συνεχίστε αυτό για κάθε βήμα ή σημαντικό τομέα του έργου σας. Αυτά δεν χρειάζεται να είναι τα πραγματικά βήματα του έργου. Αλλά θα πρέπει να περιέχουν όλες τις κύριες περιοχές εστίασης με κάποιο λογικό τρόπο που να έχει νόημα για εσάς.

Μόλις τελειώσετε, ο άδειος πίνακας Kanban στο Todoist θα πρέπει να μοιάζει με τον παρακάτω.

Τώρα είναι ώρα να συμπληρώσετε τον πίνακα σας με τα μικρότερα στοιχεία στο σχέδιο του έργου σας. Σκεφτείτε τα ως τα υποέργα που συσκευάζουν σημαντικά ορόσημα. 

Για να το προσθέσετε σε μια ενότητα, απλώς επιλέξτε Προσθήκη εργασίας^{(Add task)} για να προσθέσετε αυτήν την κάρτα υποέργου.

Δεν χρειάζεται να προσθέσετε λεπτομέρειες ακόμα. Αυτήν τη στιγμή, απλώς περιγράφετε το έργο και τα σημαντικά βήματα. Θα μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία αργότερα καθώς εμφανίζονται. Θα μπορείτε επίσης να προσθέσετε δευτερεύουσες λίστες και χρονοδιαγράμματα αργότερα για καθένα από αυτά επίσης.

Απλώς επιλέξτε Προσθήκη εργασίας^{(Add task)} καθώς ολοκληρώσατε την ονομασία καθεμιάς. Όταν τελειώσετε, θα πρέπει να έχετε έναν προκαταρκτικό πίνακα που περιέχει ολόκληρο το αρχικό σας σχέδιο έργου.

Μόλις ρυθμίσετε όλα αυτά τα υποέργα, είστε έτοιμοι να βουτήξετε σε καθένα από αυτά και να τα αναλύσετε περαιτέρω σε πιο συγκεκριμένες εργασίες.

Εργασία με κάρτες Todoist Kanban^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Εάν επιλέξετε καθεμία από αυτές τις κάρτες δευτερεύοντος έργου, θα δείτε όλα όσα μπορείτε να ρυθμίσετε για να τα σχεδιάσετε.

Το πιο σημαντικό, μπορείτε να τα προγραμματίσετε σε υπο-εργασίες. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Προσθήκη δευτερεύουσας εργασίας^{(Add sub-task)} .

Γράψτε την εργασία στο πεδίο περιγραφής. Επιλέξτε Χρονοδιάγραμμα^(Schedule) εάν είστε έτοιμοι να βάλετε την εργασία στο ημερολόγιό σας ή μπορείτε να την αφήσετε να προγραμματιστεί αργότερα.

Επιλέξτε το εικονίδιο σχολίου στα δεξιά της εργασίας για να προσθέσετε τυχόν σχόλια ή σημειώσεις που θα σας βοηθήσουν μόλις ξεκινήσετε να εργάζεστε σε αυτήν την εργασία.

Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της εργασίας, απλώς επιλέξτε Προσθήκη εργασίας^{(Add task)} .

Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση όλων των εργασιών, θα πρέπει να έχετε σχεδιάσει αρκετά καλά το υποέργο σας.

Επιλέξτε την καρτέλα Σχόλια^(Comments) για να προσθέσετε τυχόν σημειώσεις ή σχόλια που σχετίζονται με εργασίες που θέλετε να συμπεριλάβετε. Αυτά ισχύουν για ολόκληρο το υποέργο ως σύνολο και όχι για καμία από τις δευτερεύουσες εργασίες.

Εάν εργάζεστε με μια ομάδα, η καρτέλα Δραστηριότητα^(Activity) είναι χρήσιμη γιατί μπορείτε να δείτε ποιος εργάζεται σε τι και πότε.

Όπως μπορείτε να δείτε, η προσέγγιση Todoist Kanban σάς επιτρέπει να σχεδιάσετε και να οργανώσετε ένα ολόκληρο έργο χρησιμοποιώντας λιγότερο χώρο και σε μια πιο λογική μορφή.

Χρήση Kanban για GTD

Ένα τελευταίο πράγμα που πρέπει να αγγίξετε είναι η χρήση της διάταξης Kanban για την προσέγγιση ^(Kanban)GTD στη διαχείριση χρόνου.

Η χρήση των πλακών Todoist Kanban για αυτό είναι προσαρμοσμένη στις ροές εργασίας GTD . Αυτό συμβαίνει επειδή ιδανικά στο GTD θα έχετε ένα έργο ρυθμισμένο για τα ακόλουθα χρονικά πλαίσια:

• Στόχοι
• Ρουτίνες
• Μακροπρόθεσμη / Σε αναμονή
• Τον επόμενο μήνα
• Αυτο το μηνα
• Την επόμενη εβδομάδα
• Αυτή την εβδομάδα

Μπορείτε να ρυθμίσετε έναν πίνακα Kanban στο Todoist με This Week στο πιο αριστερό μέρος και στη συνέχεια όλα τα άλλα χρονικά πλαίσια να εισρέουν σε αυτόν. Αυτό θα φαινόταν κάπως έτσι.

Τώρα, προσθέστε τις εργασίες στη σωστή λίστα χρονικών πλαισίων, μετακινώντας τις από τα δεξιά προς τα αριστερά καθώς πλησιάζουν όταν πρόκειται να τις αναθέσετε στον εαυτό σας.

Στη συνέχεια, μπορείτε απλώς να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης καθώς τα προσθέτετε σε αυτήν την εβδομάδα^{(This Week)} και να προσθέσετε αυτό το στοιχείο στο πρόγραμμά σας κατά τον εβδομαδιαίο προγραμματισμό. 

Όπως μπορείτε να δείτε, οι πίνακες Todoist Kanban είναι χρήσιμες για πολλά πράγματα και σας δίνουν μια πιο ολιστική εικόνα ολόκληρου του σχεδίου ή του προγράμματός σας. Ανεξάρτητα από το πώς θέλετε να το χρησιμοποιήσετε, τον προγραμματισμό χρόνου GTD ή τον προγραμματισμό έργου, οι πίνακες Kanban αξίζει να δοκιμάσετε.^(Kanban)

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the most functional online to-do services that allows yoυ to be as productive as possible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Related posts

• Συμβουλές Todoist GTD για να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας

• 4 δωρεάν βοηθητικά προγράμματα για να τροποποιήσετε το ποντίκι σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητα

• Κορυφαίοι τρόποι για την ενίσχυση των σημάτων WiFi και τη βελτίωση της απόδοσης

• Πώς να χτίσετε και να βελτιωθείτε σε μια διαδικτυακή παρουσία

• Τι είναι η καμπύλη Harman (και πώς βελτιώνει την ποιότητα του ήχου των ακουστικών);

• Πώς να αναζητήσετε φίλους στο Facebook κατά τοποθεσία, εργασία ή σχολείο

• Πώς να δημοσιεύσετε ένα άρθρο στο Linkedin (Και οι καλύτερες στιγμές για δημοσίευση)

• Πώς να μεταδώσετε στην τηλεόραση Roku από υπολογιστή ή κινητό

• Πώς να χωρίσετε την οθόνη σε ένα Chromebook

• Πώς να ελέγξετε τον σκληρό σας δίσκο για σφάλματα

• 7 γρήγορες επιδιορθώσεις όταν το Minecraft συνεχίζει να καταρρέει

• Πώς να βρείτε γενέθλια στο Facebook

• Πώς να βρείτε τους καλύτερους διακομιστές Discord

• 4 τρόποι για να βρείτε τις καλύτερες επιλογές Internet (ISP) στην περιοχή σας

• Πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το Caps Lock στο Chromebook

• Πώς να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης στο Steam

• DVI vs HDMI vs DisplayPort – Τι πρέπει να γνωρίζετε

• Πώς να διορθώσετε ένα σφάλμα "Συναλλαγής σε εκκρεμότητα" του Steam

• Τι είναι η λειτουργία Discord Streamer Mode και πώς να τη ρυθμίσετε

• Πώς να κάνετε οποιονδήποτε ενσύρματο εκτυπωτή ασύρματο με 6 διαφορετικούς τρόπους