Το Microsoft 365^{(Microsoft 365)} ανακοίνωσε πρόσφατα νέα χαρακτηριστικά για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας. Είχε ως στόχο την παρακολούθηση δεδομένων σχετικά με τους εργαζομένους, αλλά η εκκίνηση της δυνατότητας απέτυχε όταν οι άνθρωποι ενημερώθηκαν για τον όγκο των δεδομένων χρήστη που συλλέγονται από τις Ομάδες της Microsoft^{(Microsoft Teams)} .

Ποια δεδομένα συλλέγει το Microsoft Teams ;

Το Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} συλλέγει τρεις τύπους δεδομένων, π.χ. δεδομένα απογραφής, χρήσης^{(Census, Usage, )} και αναφοράς σφαλμάτων^{( Error reporting data)} . Τα δεδομένα απογραφής δεν είναι παρά τυπικές πληροφορίες σχετικά με τη συσκευή, το λειτουργικό σας σύστημα και τη γλώσσα χρήστη. Δημιουργεί επίσης ένα συγκεκριμένο αναγνωριστικό χρήστη το οποίο προστατεύεται δύο φορές για να αποφευχθεί η περιττή σύνδεση. Τα δεδομένα απογραφής στην αναφορά δραστηριότητας ^(Census)χρήστη του Teams^{(Teams user)} είναι προεπιλεγμένα δεδομένα που συλλέγονται και δεν μπορούν να εξαιρεθούν από τον χρήστη.

Η Microsoft^(Microsoft) συλλέγει επίσης δεδομένα χρήσης που περιλαμβάνουν τον αριθμό των μηνυμάτων που αποστέλλονται^{(number of messages sent)} , τις κλήσεις^(calls) και τις συσκέψεις που έχουν συνδεθεί^{(meetings joined)} μαζί με το όνομα του οργανισμού^{(name of the organization)} . Βοηθά επίσης στην παρακολούθηση σφαλμάτων, ώστε να μπορούν να διορθωθούν έγκαιρα. Ονομάζεται Δεδομένα αναφοράς σφαλμάτων .^(Error)

Διαβάστε: ^(Read:) Πώς να δημιουργήσετε μια ιδιωτική ομάδα και να αλλάξετε το απόρρητο στο Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Αναφορά δραστηριότητας χρήστη του Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε μια αναφορά δραστηριότητας χρήστη του Teams , πρέπει να είστε διαχειριστής υπηρεσίας Teams^{(Teams service admin)} . Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους ρόλους και τα δικαιώματα διαχειριστή, μεταβείτε στους ρόλους διαχειριστή του Teams για να διαχειριστείτε μια ομάδα^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Στο αριστερό παράθυρο πλοήγησης του κέντρου διαχείρισης του Microsoft Teams , μεταβείτε στο Analytics & reports > Usage reports .
2. Επιλέξτε Δραστηριότητα χρήστη Ομάδες^{(Teams user activity )} από την καρτέλα Προβολή αναφορών^{(View reports)} , στην καρτέλα Αναφορά^{(Report )} .
3. Επιλέξτε ένα εύρος στην καρτέλα εύρους δεδομένων^{(data range)}
4. Κάντε κλικ στο Εκτέλεση^(Run) αναφοράς.

Ερμηνεία της αναφοράς δραστηριότητας χρήστη του Teams^{(Teams User Activity Report)}

Η αναφορά δραστηριότητας χρήστη του Teams^{(Teams user)} μπορεί να προβληθεί τις τελευταίες 7 ημέρες, 30 ημέρες ή 90 ημέρες^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Η αναφορά παρέχει μια ανάλυση της χρήσης από τον χρήστη. Παρέχει λεπτομέρειες των μηνυμάτων καναλιού, απαντήσεων και μηνυμάτων ανάρτησης, λεπτομέρειες οργανωμένης σύσκεψης και λεπτομέρειες συμμετοχής σε σύσκεψη. Κάποιος μπορεί επίσης να δώσει λεπτομέρειες για την τελευταία δραστηριότητα, το χρόνο βίντεο και τη δραστηριότητα κοινής χρήσης οθόνης.

Αυτή η αναφορά είναι χρήσιμη για τους διαχειριστές εταιρειών για την προβολή πληροφοριών σχετικά με τη δραστηριότητα των εργαζομένων χρησιμοποιώντας το Teams . Οι διαχειριστές μπορούν να προβάλουν έως και 19 διαφορετικούς τύπους δεδομένων δραστηριότητας χρήστη. Προς το παρόν, δεν υπάρχει τρόπος για τους χρήστες να εξαιρεθούν από αυτήν τη συλλογή δεδομένων από τους αντίστοιχους διαχειριστές της εταιρείας τους. Αν και πολλές εταιρείες μπορεί να μην γνωρίζουν τη διαθεσιμότητα τέτοιων δεδομένων.

Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα χρήστη του Teams ;^{(Teams user)}

Το Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} λειτουργεί σε ολόκληρο τον κόσμο και σε πολλές δικαιοδοσίες με διαφορετικά πρότυπα για τον τρόπο χειρισμού των δεδομένων. Σε περίπτωση που θέλετε να δείτε πού αποθηκεύονται φυσικά τα μεμονωμένα δεδομένα, μπορείτε να μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Κάντε κλικ στις Settings > Organization profile και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση στην Τοποθεσία δεδομένων^{(Data Location)} .

Ειδοποιήσεις διαχείρισης ομάδων

Ενώ εργάζεστε στο Teams , η λήψη πολλών ειδοποιήσεων με συνεχή ping στο κάτω δεξιό μέρος της οθόνης μπορεί να αποσπά την προσοχή.

Μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο κάνοντας κλικ στις τρεις κουκκίδες επάνω δεξιά στις Ομάδες^(Teams) , επιλέγοντας Ειδοποιήσεις καναλιού^{(Channel notifications)} και απενεργοποιώντας τις εντελώς. Μπορείτε επίσης να ορίσετε νέους κανόνες επιλέγοντας «Προσαρμοσμένο»^{(“Custom”)} .

Μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε το « Όλες οι νέες αναρτήσεις^{(All new posts)} » και μπορεί επίσης να θέλετε να μειώσετε τις αναφορές καναλιού^(Channel) , π.χ. όταν κάποιος σας προσθέτει ετικέτα σε ένα κανάλι χρησιμοποιώντας το όνομα @ καναλιού^(Channel) από « Banner και ροή^{(Banner and feed)} » σε « Εμφάνιση μόνο στη ροή^{(Only show in feed)} ».

Μια άλλη απόσπαση της προσοχής είναι όταν έχετε προσκληθεί σε μια προγραμματισμένη σύσκεψη ή έχετε αποχωρήσει από μια συνάντηση αλλά εξακολουθείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις κάθε φορά που πληκτρολογείτε ένα μήνυμα στο πλαίσιο συνομιλίας της εν εξελίξει συνάντησης.

Μια προσωρινή λύση για αυτό το πρόβλημα είναι να αλλάξετε την κατάστασή σας σε " Μην ενοχλείτε^{(Do not disturb)} ". Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην κεντρική σελίδα των Ομάδων^(Teams) , κάντε κλικ στο « Διαθέσιμο^(Available) » και αλλάξτε το σε « Μην ενοχλείτε^{(Do not disturb)} ».

Μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε την προτεραιότητα μεταβαίνοντας στις Settings > Privacy , κάντε κλικ στο « Διαχείριση πρόσβασης προτεραιότητας^{(Manage priority access)} » και προσθέστε τα ονόματα των ατόμων από τα οποία θέλετε ειδοποιήσεις.

Διαβάστε^(Read) : Το Microsoft Teams διακόπτεται ή παγώνει κατά τη διάρκεια συσκέψεων^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Έλεγχος πρόσβασης στο Microsoft Teams

Οι ομάδες^(Teams) σάς παρέχουν επίσης έναν τρόπο να περιορίσετε την πρόσβαση στο Microsoft Teams , ώστε να έχετε χρόνο και χώρο για σκέψη και εργασία.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό μεταβαίνοντας στις Settings > Privacy και κάνοντας εναλλαγή του κουμπιού επιλογής « Ανάγνωση αποδείξεων ».^{(Read receipts)}

Μπορείτε να ζητήσετε από τον οργανισμό σας να ενεργοποιήσει τον έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων^{(multi-factor authentication)} στον λογαριασμό σας και να προσθέσει ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας. Ένας ισχυρός, μοναδικός κωδικός πρόσβασης και ένας διαχειριστής κωδικών πρόσβασης είναι απαραίτητοι για την προστασία του λογαριασμού.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ιδιωτικά κανάλια^{(private channels)} εάν είστε μέλος μιας συγκεκριμένης ομάδας, επιτρέποντας περιορισμένη πρόσβαση μόνο σε ορισμένα μέλη της ομάδας. Στην επιλεγμένη ομάδα, μεταβείτε στην ενότητα καναλιών και κάντε κλικ στις τρεις τελείες. Μεταβείτε στην Προσθήκη καναλιού^{(Add channel)} , στην περιοχή Απόρρητο^(Privacy) και επιλέξτε Απόρρητο^(Privacy) .

Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τα αντίστοιχα άτομα που θα προσθέσετε στην ομάδα – έως και 250 άτομα. Μόνο ένας δημιουργός καναλιού μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει άτομα από ένα ιδιωτικό κανάλι. Τα αρχεία ή τα μηνύματα που κοινοποιούνται σε ένα ιδιωτικό κανάλι δεν είναι προσβάσιμα σε κανέναν εκτός αυτού.

Το Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} έχει κερδίσει δημοτικότητα, με τη στροφή στην απομακρυσμένη εργασία. Οι εργαζόμενοι πρέπει τώρα να συνεργάζονται, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι τα ευαίσθητα δεδομένα παραμένουν απολύτως ασφαλή και ότι η αναφορά δραστηριότητας χρήστη του Teams δεν γίνεται κατάχρηση. ^{(Teams user)}Οι προαναφερθείσες προτάσεις θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή, διατηρώντας παράλληλα την ομαλή επικοινωνία. Ελπίζω ότι θα λειτουργήσουν για εσάς.

Διαβάστε στη συνέχεια^{(Read next)} : Πρόβλημα υψηλής μνήμης και χρήσης CPU του Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Micrоsoft 365 recently аnnounced new features to track productivity. It was aimed at monitoring data about workers but the feature launch backfired after pеoрle were made aware of the amount of υser data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Πώς να δημιουργήσετε μια ιδιωτική ομάδα και να αλλάξετε το απόρρητο στο Microsoft Teams

• Πώς να προσθέσετε το ζουμ στο Microsoft Teams

• Πώς να εγκαταστήσετε το Microsoft Teams σε Linux και macOS

• Πώς να επαινέσετε κάποιον στο Microsoft Teams για την καλή δουλειά του

• Χάνεις. Ζητήστε από τον διαχειριστή σας να ενεργοποιήσει το Microsoft Teams

• Πώς να κλειδώσετε συσκέψεις στο Microsoft Teams

• Πώς να εγκαταστήσετε την εφαρμογή και να την προσθέσετε ως καρτέλα στο Microsoft Teams

• Πώς να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένα φόντο στο Microsoft Teams

• Πώς να μοιραστείτε ένα προστατευμένο αρχείο στο Microsoft Teams

• Πώς να δημιουργήσετε μια δημοσκόπηση στο Microsoft Teams;

• Πώς να δημιουργήσετε μια καρτέλα Microsoft Teams χρησιμοποιώντας ένα μεταφορτωμένο αρχείο

• Τρόπος αποστολής επείγοντος ή σημαντικού μηνύματος στο Microsoft Teams

• Το Microsoft Teams επιτρέπει στους χρήστες να συμμετέχουν σε συσκέψεις με δύο οθόνες

• Πώς να δημιουργήσετε καρτέλες στο Microsoft Teams

• Οι συνομιλίες και οι κλήσεις σας πηγαίνουν στο Microsoft Teams - λέει το Skype για επιχειρήσεις

• Το Microsoft Teams δεν ενημερώνεται αυτόματα

• Οι καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης έργου για τις ομάδες της Microsoft

• Ο σύγχρονος έλεγχος ταυτότητας απέτυχε, Κωδικός κατάστασης 4c7 - Σφάλμα Microsoft Teams

• Πώς να σταματήσετε το αυτόματο άνοιγμα του Microsoft Teams στα Windows 11/10

• Πώς να θολώσετε το φόντο στη σύσκεψη του Microsoft Teams