Είτε είστε έμπειρος ειδικός στο Getting Things Done στο GTD^{(Getting Things Done GTD)} είτε μόλις αρχίζετε να μαθαίνετε για τη διαδικασία GTD , το Todoist είναι μακράν η καλύτερη εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων που υποστηρίζει τη ροή εργασιών σας στο GTD .

Γιατί είναι αυτό? Υπάρχουν πολλοί λόγοι που σχετίζονται με τις δυνατότητες, τη διάταξη και το γεγονός ότι η προεπιλεγμένη λειτουργικότητα υποστηρίζει φυσικά τη δομή GTD που θα δημιουργήσετε μέσα σε αυτό.

Ακόμα κι αν δεν έχετε ακούσει ποτέ για το GTD , τα παρακάτω θα περιλαμβάνουν βασικές συμβουλές GTD για να ξεκινήσετε και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Todoist για να το κάνετε.

Σημείωση^(Note) : Η ακριβής έκδοση του GTD που χρησιμοποιείται σε αυτό το άρθρο βασίζεται στις αρχές που διατυπώθηκαν από τον Carl Pullein και την τάξη του Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (την οποία συνιστώ ανεπιφύλακτα). Αυτό το άρθρο προσφέρει μόνο πώς να χρησιμοποιήσετε το Todoist ως μέρος αυτού του συστήματος. Υπάρχουν πολλές λεπτομέρειες που δεν έχουμε χώρο να συμπεριλάβουμε σε αυτό το άρθρο.

Τι είναι το Getting Things Done (GTD);

Οι αρχές του Getting Things Done υπάρχουν εδώ και καιρό. Δεν υπάρχουν καθορισμένα εργαλεία ή εφαρμογές που πρέπει να χρησιμοποιήσετε, αλλά οι βασικές βασικές αρχές γύρω από οποιαδήποτε προσέγγιση είναι ουσιαστικά οι ίδιες.

Το GTD^(GTD) σας βοηθά να αδειάσετε το μυαλό σας από οτιδήποτε κολυμπάει μέσα του όλη μέρα. Αυτό απελευθερώνει τον εγκέφαλό σας ώστε να επικεντρωθεί πραγματικά στην εργασία που έχετε μπροστά σας, αντί να αποσπάται συνεχώς η προσοχή σας.

Λειτουργεί παρέχοντάς σας μια σειρά βημάτων που κάνετε κάθε εβδομάδα για να παραμείνετε οργανωμένοι. Αυτά τα βήματα περιλαμβάνουν:

• Αποτύπωση^(Capturing) κάθε ιδέας, εργασίας, στοιχείου δράσης ή συνάντησης που έρχεται. Μπορεί να βρίσκεστε στη μέση μιας συνάντησης και το αφεντικό σας να σας δώσει ένα στοιχείο δράσης. Θα μπορούσατε να περπατάτε στο πάρκο και να έχετε μια υπέροχη ιδέα για ένα βιβλίο που θέλετε να γράψετε. Δεν έχει σημασία πότε, πού ή πώς — κάθε φορά που σκέφτεστε κάτι που πρέπει να κάνετε, θα το αποτυπώνετε στα "Εισερχόμενα".
• Διευκρινίστε^(Clarifying) αυτές τις ιδέες αναλύοντάς τες σε εργασίες, ορίζοντας τους μια προτεραιότητα και δίνοντάς τους ημερομηνία λήξης εάν είστε έτοιμοι να τις δουλέψετε σύντομα.
• Οργανώστε^(Organizing) τις εργασίες τοποθετώντας τις σε έναν κουβά στον οποίο θα φτάσετε τελικά, βάσει προτεραιότητας. Εάν σχεδιάζετε να εργαστείτε για την εργασία σύντομα, θα την προσθέσετε επίσης στο ημερολόγιό σας (και το Todoist μπορεί να σας βοηθήσει να το αυτοματοποιήσετε).
• Αναθεωρώντας^(Reviewing) κάθε «κουβά» και μετακινώντας όλες αυτές τις οργανωμένες ιδέες στη σκάλα μέχρι οι πιο πιεστικές να μπουν στο ημερολόγιό σας και στον χρόνο εστίασής σας.
• Δίνοντας^(Engaging) την πλήρη προσοχή σας σε εκείνες τις εργασίες που επιτέλους έφτασαν μπροστά σας, τις ώρες που έχετε προγραμματίσει.

Το GTD^(GTD) όχι μόνο σας βοηθά να γίνετε πιο παραγωγικοί και οργανωμένοι, αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να φτάσετε στο Inbox Zero (όχι άλλα email στα εισερχόμενά σας), επειδή δεν θα χρονοτριβείτε ποτέ^{(never procrastinate)} τα εισερχόμενα email σας. Θα επεξεργαστείτε τα πάντα αμέσως χρησιμοποιώντας το παραπάνω σύστημα GTD .

Πώς να δημιουργήσετε μια δομή Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

Τώρα που γνωρίζετε τις βασικές αρχές του GTD , ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς μπορεί να βοηθήσει το Todoist .

Το πρώτο πράγμα που θα θέλετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια νέα δομή γονικών έργων στο Todoist που περιέχει όλους τους κάδους για την οργάνωση των διαφόρων εισερχόμενων εργασιών σας.

Αυτοί οι κάδοι (γονικοί φάκελοι) περιλαμβάνουν:

• Εισερχόμενα^(Inbox) : Εδώ μπαίνουν όλες αυτές οι εισερχόμενες ιδέες. Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτεί μια ενέργεια, θα τοποθετήσετε την ενέργεια εδώ και θα αρχειοθετήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως. Εάν λάβετε ένα στοιχείο ενέργειας σε μια σύσκεψη, θα τοποθετήσετε αυτό το στοιχείο ενέργειας εδώ. Οτιδήποτε χρειάζεται να ενεργήσετε, πηγαίνει απευθείας στα Εισερχόμενά^(Inbox) σας .

Σημείωση^(Note) : Το Todoist έχει μια προεπιλεγμένη ενότητα Εισερχόμενα^(Inbox) , επομένως δεν θα χρειαστεί να τη δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Οι επόμενοι φάκελοι έργων που θα δημιουργήσετε είναι στους οποίους θα μεταφέρετε στοιχεία κατά τη διάρκεια των καθημερινών συνεδριών διευκρίνισης^(Clarifying) και οργάνωσης στο τέλος της ημέρας. ^(Organizing)Αυτά περιλαμβάνουν:

• Αυτή την εβδομάδα^{(This Week)} : Τα στοιχεία που θέλετε να εργαστείτε αμέσως, κατά τη διάρκεια της τρέχουσας εβδομάδας, θα συμπεριληφθούν σε αυτό το έργο. Όταν τα τοποθετήσετε εδώ, θα ορίσετε επίσης μια ημερομηνία λήξης. Εάν ενσωματώσετε το Todoist στο ημερολόγιό σας, το Todoist θα το προσθέσει αυτόματα στο ημερολόγιό σας για εσάς.

• Επόμενη εβδομάδα^{(Next Week)} : Τα στοιχεία από τα Εισερχόμενά σας που θέλετε να κάνετε σύντομα, αλλά δεν είναι τόσο επείγοντα που πρέπει να τα ολοκληρώσετε αυτήν την εβδομάδα, θα μπουν στο έργο σας την επόμενη εβδομάδα^(Week) . Δεν απαιτείται ημερομηνία λήξης.

• Αυτός ο μήνας^{(This Month)} : Τα στοιχεία που θέλετε να κάνετε αρκετά σύντομα, αλλά μπορείτε να περιμένετε μια ή δύο εβδομάδες, θα μπουν σε αυτό το έργο. Μην επισυνάψετε ημερομηνία λήξης και εδώ.

• Επόμενος Μήνας^{(Next Month)} : Οι εργασίες που θέλετε να κάνετε τελικά, αλλά ξέρετε ότι μπορείτε να περιμένετε αρκετή ώρα, θα μεταφερθούν στον φάκελο Επόμενος μήνας^(Month) χωρίς ημερομηνία λήξης.

Υπάρχουν δύο ακόμη Έργα που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε για ειδικές εργασίες. 

• Επαναλαμβανόμενες περιοχές εστίασης^{(Recurring Areas of Focus)} : Αυτά είναι πράγματα που πρέπει να κάνετε τακτικά σε σχέση με στόχους που είναι σημαντικοί για εσάς, όπως να παρακολουθείτε ένα διαδικτυακό μάθημα κάθε μήνα.

• Ρουτίνες^(Routines) : Πρόκειται για εργασίες που μπορεί να μην σχετίζονται με τους στόχους σας, αλλά πρέπει να κάνετε κάθε εβδομάδα, όπως η άσκηση ή οι συναντήσεις του συλλόγου.

Δημιουργία επαναλαμβανόμενων εργασιών

Σίγουρα πρέπει να έχετε ένα σωρό πράγματα που πρέπει να κάνετε κάθε μέρα ή κάθε εβδομάδα. Βγάλτε τα από το μυαλό σας προσθέτοντάς τα στο έργο Επαναλαμβανόμενων Περιοχών Εστίασης^{(Recurring Areas of Focus)} (εάν σχετίζονται με στόχους που είναι σημαντικοί για εσάς).

Συνιστάται επίσης να συμπεριλάβετε Επαναλαμβανόμενες περιοχές^(Areas) εστίασης ως υποέργο αυτής της ^(Focus)εβδομάδας^(Week) .

Οποιεσδήποτε επαναλαμβανόμενες εργασίες που είναι απλώς μέρος της ζωής σας, αλλά δεν οδηγούν πραγματικά τους στόχους της ζωής σας, προσθέστε τις στο έργο Ρουτίνες^(Routines) .

Θυμηθείτε^(Remember) να προσθέσετε ημερομηνίες λήξης σε όλα αυτά και να τις επισημάνετε ως επαναλαμβανόμενες. Με αυτόν τον τρόπο θα εμφανίζονται αυτόματα στις ενότητες Today και Upcoming Todoist χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα.

Χρήση των Εισερχομένων σας

Κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, καθώς εμφανίζονται νέα ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε, απλώς πετάξτε τα στα Εισερχόμενά^(Inbox) σας Todoist . 

Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε να αποσπαστείτε και ξέρετε ότι δεν θα ξεχάσετε να ασχοληθείτε με αυτές τις εργασίες αργότερα όταν έχετε χρόνο.

Κάθε εβδομάδα, την ίδια ώρα, θα αφιερώνετε περίπου 20 έως 30 λεπτά για την επεξεργασία των Εισερχομένων^(Inbox) σας . Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, απλώς δουλέψτε ένα κάθε φορά και αποφασίστε πόσο σημαντικό είναι να κάνετε αυτήν την εργασία και εντός ποιου χρονικού πλαισίου.

Για παράδειγμα, ξέρω ότι θέλω να φτιάξω το κατάστρωμα τελικά, αλλά είναι ακόμα Χειμώνας^(Winter) . Επομένως, θα μεταφέρω αυτήν την εργασία στο Long Term / On Hold . 

Στη συνέχεια, ξέρω ότι πρέπει να κάνω τον ετήσιο ιατρικό έλεγχο, αλλά είμαι απασχολημένος αυτόν τον μήνα και δεν θα έχει σημασία αν περιμένω τον επόμενο μήνα για να το προγραμματίσω. Λοιπόν, θα το μεταφέρω στο έργο του επόμενου μήνα^{(Next Month)} .

Τέλος, ξέρω ότι θέλω να ολοκληρώσω ένα άρθρο Online-Tech-Tips.com αυτή την εβδομάδα. Οπότε ορίζω μια μέρα και ώρα μέσα στην εβδομάδα που θέλω να το κάνω.

Στη συνέχεια, μετακινήστε αυτήν την εργασία στο έργο This Week .

Κατάφερα να επεξεργαστώ αυτά τα τρία στοιχεία που πρόσθεσα στα Εισερχόμενά^(Inbox) μου κατά τη διάρκεια της ημέρας σε περίπου πέντε λεπτά. 

Ξέρω ότι δεν θα τα ξεχάσω γιατί βρίσκονται τώρα στο οργανωμένο μου σύστημα ToDoist GTD . Όλα έχουν ανατεθεί για την εβδομάδα και δεν χρειάζεται πραγματικά να σκέφτομαι τίποτα εκτός από το να δουλεύω σκληρά για κάθε εργασία όταν εμφανίζεται στο ημερολόγιό μου^{(up on my calendar)} .

Διαχείριση αυτής της εβδομάδας

Καθώς φτάσετε στο τέλος κάθε εβδομάδας, θα παρατηρήσετε ότι το έργο This Week θα αδειάσει τελικά από ενεργά στοιχεία.

Ορίστε^(Set) μια ώρα κάθε εβδομάδα (συνήθως το τέλος της ημέρας Παρασκευή^(Friday) , ή κάποια ώρα το Σαββατοκύριακο), για να μετακινήσετε εργασίες από το έργο της επόμενης εβδομάδας^{(Next Week)} στο έργο Αυτή την εβδομάδα^{(This Week)} . Ορίστε^(Assign) ημερομηνίες λήξης όταν το κάνετε αυτό.

Επαναλάβετε αυτό για στοιχεία στους φακέλους Αυτός ο Μήνας^(Month) , Επόμενος Μήνας^{(Next Month)} και Long Term / Σε Αναμονή .^(Hold)

Θυμηθείτε^(Remember) : Δεν χρειάζεται να μετακινήσετε το αντικείμενο εάν εξακολουθεί να μην είναι επείγον. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε εργασίες που έχετε αποφασίσει ότι δεν σας ενδιαφέρουν πλέον.

Θυμηθείτε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι

Εδώ είναι η πιο σημαντική αρχή που συνδυάζει όλα αυτά και κάνει το σύστημα GTD να λειτουργεί.

Επειδή ξοδεύετε μόνο μικρά τετράγωνα χρόνου για την επεξεργασία όλων των ιδεών και των εργασιών που πετιούνται στα Εισερχόμενά^(Inbox) σας , σας απομένει ο υπόλοιπος χρόνος που έχετε ορίσει στο ημερολόγιό σας για να ολοκληρώσετε πραγματικά τη δουλειά.

Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε μόνο τις περιοχές Σήμερα και Επόμενες^(Upcoming) στο Todoist κατά τη διάρκεια της ημέρας σας (μαζί με το Ημερολόγιό^(Calendar) σας ) και εργάζεστε όλη την ημέρα σας για να ολοκληρώσετε και να διαγράψετε αυτές τις εργασίες.

Γνωρίζετε ότι έχετε αναθέσει εργασίες που μπορείτε να ολοκληρώσετε μόνο σε μία ημέρα, επειδή το Todoist τις πρόσθεσε αυτόματα στο ημερολόγιό σας. Εάν η μέρα σας είναι γεμάτη, δεν μπορείτε να αναθέσετε περισσότερα. Όταν η εβδομάδα σας είναι γεμάτη, δεν μπορείτε να μετακινήσετε τίποτα άλλο στο έργο This Week .

Το GTD^(GTD) λειτουργεί επειδή βγάζει το χάος από το μυαλό σας και στο «σύστημα». Απελευθερώνει τις σκέψεις σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε το μυαλό σας στην εργασία που έχετε να κάνετε — και να ολοκληρώσετε τα πράγματα^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or yoυ’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Πώς οι σανίδες Todoist Kanban μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητα

• 4 δωρεάν βοηθητικά προγράμματα για να τροποποιήσετε το ποντίκι σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητα

• 3 τρόποι για να τραβήξετε μια φωτογραφία ή ένα βίντεο σε ένα Chromebook

• Πώς να εντοπίσετε λογισμικό παρακολούθησης ή κατασκοπείας υπολογιστή και email

• Τεχνολογία επίπεδων οθονών απομυθοποιημένη: TN, IPS, VA, OLED και άλλα

• Πώς να ελέγξετε τον σκληρό σας δίσκο για σφάλματα

• Πώς να διορθώσετε ένα σφάλμα "Συναλλαγής σε εκκρεμότητα" του Steam

• Πώς να δημοσιεύσετε ένα άρθρο στο Linkedin (Και οι καλύτερες στιγμές για δημοσίευση)

• Πώς να χωρίσετε την οθόνη σε ένα Chromebook

• Πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το Caps Lock στο Chromebook

• Πώς να απενεργοποιήσετε έναν λογαριασμό Facebook αντί να τον διαγράψετε

• Τι σημαίνουν BCC και CC; Κατανόηση της βασικής γλώσσας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Πώς να βρείτε γενέθλια στο Facebook

• Πώς να κάνετε σίγαση σε κάποιον στο Discord

• Πώς να απαλλαγείτε από την Αναζήτηση Yahoo στο Chrome

• Το Discord δεν ανοίγει; 9 τρόποι για να διορθώσετε

• Πώς να χωρίσετε ένα κλιπ στο Adobe Premiere Pro

• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες Spoiler του Discord

• Πώς να ανοίξετε ένα αρχείο χωρίς επέκταση

• Πώς να εισαγάγετε Emoji στο Word, στα Έγγραφα Google και στο Outlook