Εάν είστε χρήστης του Microsoft 365 , μπορεί να έχετε δει το εικονίδιο για την εφαρμογή Power Automate που αναφέρεται μεταξύ των εφαρμογών της Microsoft^(Microsoft) με τις οποίες είστε πιο εξοικειωμένοι, όπως το Excel^(Excel) , το Powerpoint και το Outlook . Θα συζητήσουμε τι είναι το Power Automate και τι μπορεί να κάνει. Στη συνέχεια, θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικά χρήσιμα πρότυπα Power Automate που μπορείτε να εφαρμόσετε αμέσως. 

Πολλές εργασίες γραφείου περιλαμβάνουν επαναλαμβανόμενες εργασίες που δεν απαιτούν από έναν επιστήμονα πυραύλων για να εκτελέσει—πράγματα όπως η αποθήκευση ενός συνημμένου email^{(email attachment)} σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο OneDrive ή το Dropbox ή η δημιουργία μιας εργασίας στο Microsoft Planner από ένα μήνυμα στο Microsoft Teams . Αυτά είναι τα είδη εργασιών που δημιουργήθηκε για να κάνει  το Power Automate .

Τι είναι το Microsoft Power Automate;

Το Microsoft Power Automate^{(Microsoft Power Automate)} ονομαζόταν Microsoft Flow . Είναι μια εργαλειοθήκη παρόμοια με το IFTTT (Αν Αυτό Τότε Αυτό)^{(IFTTT (If This Then That))} που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε πράγματα όπως:

• Αυτοματοποιήστε^(Automate) τις διαδικασίες σε επιχειρηματικές ρυθμίσεις. 
• Στείλτε^(Send) αυτόματες υπενθυμίσεις όταν μια εργασία έχει καθυστερήσει.
• Αυτοματοποιήστε^(Automate) επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες καταγράφοντας ενέργειες του ποντικιού, πατήματα πλήκτρων και άλλα βήματα.

Με άλλα λόγια, το Microsoft Power Automate^{(Microsoft Power Automate)} σάς επιτρέπει να αντικαταστήσετε τις μη αυτόματες και μερικές φορές πολύπλοκες διαδικασίες με αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. 

Όχι μόνο για εφαρμογές της Microsoft

Όπως θα περίμενε κανείς, το Microsoft Power Automate^{(Microsoft Power Automate)} συνδέεται με άλλες εφαρμογές της Microsoft . ^(Microsoft)Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να ρυθμίσετε μια διαδικασία στο Power Automate που λαμβάνει ένα μήνυμα που λαμβάνετε στο Microsoft Teams και το αποθηκεύει στο Microsoft OneNote . 

Αλλά αυτό που κάνει το Power Automate πραγματικά χρήσιμο είναι ότι μπορεί επίσης να συνδεθεί με έναν τόνο^{(ton )} εφαρμογών τρίτων. Την τελευταία φορά που ελέγξαμε, το Power Automate συνδέεται με περισσότερες από 500 άλλες υπηρεσίες. Ουάου^(Whoa) . 

Τρία είδη ροών

Η Microsoft^(Microsoft) κατηγοριοποιεί τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε στο Power Automate σε τρία είδη ροών:

1. σύννεφα ρέει
2. Ροές επιφάνειας εργασίας
3. Ροές επιχειρηματικών διαδικασιών

Ας δούμε κάθε είδος ροής και ας εξετάσουμε γιατί μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

Οι ροές νέφους του Power Automate

Οι ροές cloud στο Microsoft Power Automate μπορούν περαιτέρω να αναλυθούν σε τρεις κατηγορίες: 

• Αυτοματοποιημένες ροές
• Στιγμιαίες ροές
• Προγραμματισμένες ροές

Οι αυτοματοποιημένες ροές ενεργοποιούνται από ένα συμβάν, όπως όταν δημοσιεύεται ένα νέο tweet με ένα συγκεκριμένο hashtag ή όταν λαμβάνετε ένα email από ένα συγκεκριμένο άτομο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αυτοματοποιημένη ροή για να συνδέσετε λογαριασμούς και να τους επιτρέψετε να επικοινωνούν μεταξύ τους. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό που σας στέλνει ένα μήνυμα κειμένου κάθε φορά που λαμβάνετε ένα email από το αφεντικό σας.

Το πάτημα ενός κουμπιού ενεργοποιεί άμεσες ροές. Ας υποθέσουμε ότι έχετε επανειλημμένα email στην ομάδα σας μια υπενθύμιση για συμμετοχή στην καθημερινή συνάντηση της ομάδας. Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα κουμπί για να το αυτοματοποιήσετε. Δημιουργήστε το κουμπί και, στη συνέχεια, κάθε φορά που κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, αποστέλλεται αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας που τους υπενθυμίζει να συμμετάσχουν στη σύσκεψη. Αυτό όχι μόνο θα σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά θα μειώσει και τα λάθη, όπως η ακούσια αφαίρεση κάποιου από το email.

Μια προγραμματισμένη ροή αυτοματοποιεί τις εργασίες σε ένα χρονοδιάγραμμα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια προγραμματισμένη ροή που μεταφορτώνει αυτόματα δεδομένα σε μια τοποθεσία του SharePoint ή σε μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων.

Αυτά είναι τα τρία είδη ροών Power Automate που ασχολούνται με πληροφορίες στο cloud. Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε τις ροές για εργασίες που εκτελείτε στην επιφάνεια εργασίας σας. 

Ροές στην επιφάνεια εργασίας του Power Automate

Η Microsoft^(Microsoft) διαθέτει ένα εργαλείο που ονομάζεται Power Automate Desktop που επεκτείνει τις δυνατότητες του Power Automate , δίνοντάς σας τη δυνατότητα να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες επιφάνειας εργασίας και περιλαμβάνει ενέργειες που εκτελείτε στον Ιστό. Είναι παρόμοιο με την εγγραφή μιας μακροεντολής στο Excel . Μπορείτε να καταγράψετε μια σειρά ενεργειών και να καθορίσετε τις συνθήκες που πρέπει να ισχύουν για να ενεργοποιηθεί αυτό το σύνολο ενεργειών.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια ροή επιφάνειας εργασίας που εξάγει δεδομένα από έναν ιστότοπο και τα προσθέτει σε ένα αρχείο Excel . Ή μπορείτε να ρυθμίσετε μια ροή που συνδυάζει έγγραφα του Microsoft Word σε αρχεία PDF^(PDFs) . 

Ροές επιχειρηματικής διαδικασίας^{(Business Process Flows)} της Power Automate

Ας υποθέσουμε ότι έχετε υπαλλήλους που ανταποκρίνονται σε αιτήματα εξυπηρέτησης πελατών. Ανεξάρτητα από το ποιος υπάλληλος αλληλεπιδρά με έναν πελάτη, θέλετε να ακολουθήσει τα ίδια ακριβώς βήματα, ώστε η εμπειρία του πελάτη να είναι συνεπής. 

Με άλλα λόγια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή επιχειρηματικής διαδικασίας για να δημιουργήσετε μια σειρά βημάτων που πρέπει να ακολουθήσουν οι άνθρωποι για να επιτύχουν ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Αντί να βασίζονται μόνο στην εκπαίδευση των εργαζομένων, οι ροές επιχειρηματικών διαδικασιών καθοδηγούν τον εργαζόμενο και τον βοηθούν να αποφύγει λάθη.

Χρήσιμα πρότυπα Power Automate

Ίσως ο ευκολότερος τρόπος για να τυλίξετε το μυαλό σας γύρω από το τι μπορεί να κάνει το Microsoft Power Automate είναι να εξερευνήσετε ορισμένα πρότυπα. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το IFTTT^(IFTTT) , είστε εξοικειωμένοι με αυτήν την έννοια. Τα πρότυπα Power Automate είναι ακριβώς όπως οι ^{(Power Automate)}μικροεφαρμογές ή οι συνταγές στο IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα Power Automate ως έχουν ή μπορείτε να τα τροποποιήσετε ώστε να ταιριάζουν στις συγκεκριμένες περιστάσεις και τους στόχους σας. Εδώ είναι μερικά για να ξεκινήσετε.

Χρήσιμα πρότυπα αυτοματοποιημένης ροής

1. Αποθηκεύστε τα συνημμένα email του Outlook.com στο OneDrive σας^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα συνημμένο, το συνημμένο θα αποθηκεύεται στο OneDrive σας σε έναν φάκελο που ονομάζεται Συνημμένα Email από το ^(Email)Power Automate .

1. Στείλτε ένα email για νέα Tweet σχετικά με μια συγκεκριμένη λέξη-κλειδί^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Κάθε φορά που υπάρχει ένα tweet σχετικά με μια λέξη-κλειδί που καθορίζετε, το Power Automate θα στέλνει ένα email με ορισμένα βασικά στοιχεία χρήστη σχετικά με τον λογαριασμό που δημοσίευσε το tweet. 

Χρήσιμα πρότυπα άμεσης ροής

1. Στείλτε στον εαυτό μου μια υπενθύμιση σε 10 λεπτά^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Αυτό το πρότυπο ροής δημιουργεί ένα κουμπί που θα σας στείλει μια προσαρμοσμένη καθυστερημένη υπενθύμιση.

1. Προγραμματίστε μια συνάντηση με έναν αποστολέα μηνύματος^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Αυτή η ροή σάς επιτρέπει να προγραμματίσετε μια συνάντηση με τον αποστολέα οποιουδήποτε μηνύματος από ένα κανάλι ή συνομιλία του Microsoft Teams .

Χρήσιμα πρότυπα προγραμματισμένης ροής

1. Στείλτε μου ένα email με μια λίστα με τα επερχόμενα συμβάντα Ημερολογίου^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Αυτό το πρότυπο θα κοιτάξει το ημερολόγιό σας και θα σας στείλει μια σύνοψη μέσω email της επερχόμενης εβδομάδας σας, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών για πτήσεις, ξενοδοχεία και τον καιρό.

1. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης του Office 365 Outlook για τις πρώτες συναντήσεις την επόμενη μέρα^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Αυτό είναι εξαιρετικό για άτομα που ξεχνούν να δουν το αυριανό πρόγραμμα, αλλά ελέγχουν συχνά τα email. Εάν υπάρχουν συσκέψεις την επόμενη ημέρα πριν από την ώρα που θα καθορίσετε, θα στείλει μια υπενθύμιση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook .

Αφιερώστε περισσότερο χρόνο κάνοντας τα πράγματα που κανείς άλλος δεν^{(Things No One Else)} μπορεί να κάνει

Το tagline της Microsoft για το Power Automate είναι: « Προσέξτε^(Take) τι είναι σημαντικό. Αυτοματοποιήστε τα υπόλοιπα." Πρέπει να παραδεχτείτε, έχουν ένα νόημα. Εάν αυτοματοποιήσετε ό,τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί, αυτό σας αφήνει περισσότερο χρόνο για πιο σημαντικά πράγματα όπως η στρατηγική, η βαθιά σκέψη και η χαλάρωση. Το μέλλον είναι τώρα και ήρθε η ώρα να βάλετε τα ρομπότ να δουλέψουν για εσάς!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Mісrosoft 365 user, you may have seen the icon fоr the Power Autоmate aрp listed among Mіcrоsoft apps you’re more familiаr with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Λειτουργεί η Ανάκτηση αρχείων των Windows της Microsoft; Το Δοκιμάσαμε.

• Ένα σεμινάριο Microsoft Planner: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

• 11 Καλύτερο δωρεάν λογισμικό στιγμιότυπου οθόνης για Windows

• Χρησιμοποιήστε μια παλιά κάμερα web για να παρακολουθείτε δωρεάν την ιδιοκτησία σας

• Πώς να αποκλείσετε ιστότοπους με δωρεάν λογισμικό γονικού ελέγχου

• Αυτόματη μετακίνηση, διαγραφή ή αντιγραφή αρχείων στα Windows

• Google Apps Script Editor: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να ξεκινήσετε

• 5 φορητές εφαρμογές που θέλετε οπωσδήποτε να έχετε στο USB Stick σας

• Ποια είναι η καλύτερη υπηρεσία κλήσεων διάσκεψης – Οι καλύτερες εφαρμογές σε σύγκριση

• Τρόπος χρήσης ενός Windows Package Manager για την εγκατάσταση προγραμμάτων των Windows

• Πώς να αντιγράψετε τα DVD και τα Blu-Ray σας χωρίς κόπο με το MakeMKV

• Ένας οδηγός βιντεοδιάσκεψης της Microsoft Teams

• 5 κόλπα στη γραμμή εντολών για να κάνετε το CMD πιο ενδιαφέρον

• Τι είναι ένα Chatbot και πώς να το χρησιμοποιήσετε στον ιστότοπό σας

• 5 καλύτερα εργαλεία σαρωτή IP για Windows, Mac, iOS και Android

• 4 καλύτερες εφαρμογές λογισμικού προώθησης θυρών και πώς να τις χρησιμοποιήσετε

• 9 τρόποι εγγραφής παιχνιδιού στον υπολογιστή σας

• Οι 4 καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για το Google Chromecast

• Οι 6 καλύτεροι ιστότοποι για δωρεάν λήψη υποτίτλων ταινιών

• 7 τρόποι για να ανοίξετε ένα αρχείο MDB χωρίς Microsoft Access