Σε προηγούμενο άρθρο, καλύψαμε πώς λειτουργεί η τηλεδιάσκεψη στο Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Έκτοτε, η Microsoft ενημέρωσε το Teams με νέες δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένης της πολυαναμενόμενης και πολυπόθητης δυνατότητας δημιουργίας αιθουσών. Πράγματι, περισσότεροι από 20.000 χρήστες της Microsoft ψήφισαν υπέρ της πρότασης^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} στο Microsoft Teams UserVoice , το φόρουμ σχολίων χρηστών για την εφαρμογή Teams .

Οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στο Teams με δωρεάν λογαριασμό Microsoft και οι χρήστες premium της σουίτας Office 365 απολαμβάνουν μια ισχυρή έκδοση του Teams με δυνατότητες όπως αυξημένο χώρο αποθήκευσης αρχείων, εγγραφή συσκέψεων και δυνατότητα φιλοξενίας διαδικτυακών εκδηλώσεων για έως και 10.000 άτομα. 

Ελάχιστες Απαιτήσεις για Δωμάτια Διάσπασης^{(Breakout Rooms)} σε Ομάδες^(Teams)

Πριν ξεκινήσουμε, ας βεβαιωθούμε ότι όλα είναι κατάλληλα για να μπορείτε να δημιουργήσετε αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στις συναντήσεις των ομάδων^(Teams) σας . Όπως μπορείτε να φανταστείτε, απαιτείται κάποια ρύθμιση για την ενεργοποίηση των αιθουσών επιμέρους συσκέψεων στο Teams . Ελέγξτε^{(Double-check)} ξανά αυτές τις ρυθμίσεις πριν ξεκινήσετε.

Νέα εμπειρία συνάντησης

Πρώτον, πρέπει να χρησιμοποιείτε τη «νέα εμπειρία συνάντησης» της Teams. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη νέα εμπειρία επιλέγοντας τη φωτογραφία του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής επιφάνειας εργασίας και μεταβαίνοντας στις Ρυθμίσεις^(Settings) . Στη συνέχεια, επιλέξτε Ενεργοποίηση νέας εμπειρίας σύσκεψης^{(Turn on new meeting experience)} και επανεκκινήστε τις ομάδες.

Ελάχιστος Αριθμός Συμμετεχόντων

Για να είναι διαθέσιμη η επιλογή διαμερισμάτων στον διοργανωτή της σύσκεψης, πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον πέντε συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Αν και τα άτομα που καλούν μέσω τηλεφώνου δεν μπορούν να συμμετάσχουν σε επιμέρους συζητήσεις αυτήν τη στιγμή, υπολογίζονται^{(do )} στο ελάχιστο των πέντε ατόμων.

Είστε ο διοργανωτής της συνάντησης;

Μόνο ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να δημιουργήσει και να διαχειριστεί επισκέψεις, αν και υπάρχει κάποια ένδειξη από τη Microsoft ότι θα επιτρέψει στον διοργανωτή να μοιραστεί αυτήν την ευθύνη σε μελλοντικές ενημερώσεις στο Teams . 

Επιπλέον, ο διοργανωτής της σύσκεψης πρέπει να χρησιμοποιεί την εφαρμογή για υπολογιστές και όχι την έκδοση του προγράμματος περιήγησης ή την εφαρμογή για κινητά. (Μην ανησυχείτε, οι συμμετέχοντες που έχουν συμμετάσχει στη σύσκεψη μέσω της εφαρμογής Teams Android^{(Teams Android)} ή iPhone έχουν τη δυνατότητα να συμμετάσχουν σε διαλείμματα.)

Συμβουλή: Εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη πρέπει να προέρχεται από κάποιον άλλο εκτός από το άτομο που θα διαχειρίζεται τα επιμέρους τμήματα, ζητήστε από τον διαχειριστή επιμέρους συσκέψεων να δημιουργήσει τη σύσκεψη Ομάδων^(Teams) και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσει αυτόν τον σύνδεσμο σύσκεψης στην πρόσκληση σε σύσκεψη. 

Εφόσον ο σύνδεσμος της σύσκεψης δημιουργήθηκε από το άτομο που θα διαχειρίζεται τις επισκέψεις, δεν έχει σημασία ποιος μοιράζεται τον σύνδεσμο.

Δημιουργία Δωματίων Διάσπασης σε Ομάδες

Από τη στιγμή που γράφεται αυτό το άρθρο, οι αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στο Teams δεν μπορούν να διαμορφωθούν πριν από τη σύσκεψη όπως στο Zoom . Μόλις η σύσκεψη ομάδων^(Teams) είναι σε εξέλιξη, εσείς, ο διοργανωτής της σύσκεψης, μπορείτε να ξεκινήσετε επιλέγοντας το εικονίδιο Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης.^{(Breakout Rooms)}

Επιλέγοντας το εικονίδιο " Δωμάτια^{(Breakout Rooms)} επιμέρους" θα ανοίξει μια οθόνη όπου μπορείτε να αποφασίσετε πόσες αίθουσες επιμέρους συσκέψεων θέλετε να δημιουργήσετε και εάν θέλετε οι Ομάδες^(Teams) να αναθέτουν αυτόματα τους συμμετέχοντες σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων ή εάν προτιμάτε να επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο ποια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων σε ο συμμετέχων θα σταλεί.

Αφού δημιουργήσετε τις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, μπορείτε να εκχωρήσετε συμμετέχοντες στις αίθουσες μέσω του πίνακα επιμέρους αιθουσών. 

Επιλέξτε Αντιστοίχιση συμμετεχόντων^{(Assign participants)} , και θα δείτε μια λίστα με όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψή σας. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε έναν συμμετέχοντα και, στη συνέχεια, επιλέξτε σε ποιο δωμάτιο θέλετε να τον εκχωρήσετε.

Ως διοργανωτής της σύσκεψης, μπορείτε να αναθέσετε στους συμμετέχοντες δωμάτια επιμέρους συσκέψεων σε οποιοδήποτε σημείο της σύσκεψης. Όταν είστε έτοιμοι για την ουσιαστική έναρξη της περιόδου σύνδεσης, επιλέξτε Έναρξη αιθουσών^{(Start rooms)} για να ανοίξετε όλες τις αίθουσες επιμέρους συζητήσεων ταυτόχρονα και να μετακινήσετε άτομα στα δωμάτια που τους έχουν ανατεθεί.

Σημείωση: Προς το παρόν, δεν μπορείτε να ορίσετε ένα χρονόμετρο για να κλείνει αυτόματα τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων στις Ομάδες^(Teams) . Αυτή είναι μια ακόμη δυνατότητα που αναμένουμε να προσθέσουν οι ομάδες^(Teams) σε μελλοντικές ενημερώσεις.

Επιλογές για το Meeting Organizer

Όπως και στο Zoom , ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να συμμετάσχει σε οποιαδήποτε από τις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων ανά πάσα στιγμή. Ο διοργανωτής μπορεί επίσης να μετονομάσει δωμάτια και, μόλις ανοίξουν όλες οι αίθουσες επιλογών, μπορεί να μεταδώσει μια ανακοίνωση σε όλες τις αίθουσες. Οι ανακοινώσεις θα εμφανιστούν στον πίνακα συνομιλίας της αίθουσας επιμέρους συσκέψεων.

Μέσα στις ρυθμίσεις Αίθουσας^{(Room settings)} , ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να επιλέξει ώστε οι Ομάδες^(Teams) να μετακινούν αυτόματα τους συμμετέχοντες σε επιμέρους θέσεις έναντι του εξαναγκασμού των συμμετεχόντων να συμμετέχουν μη αυτόματα στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων. Υπάρχει επίσης μια επιλογή να επιτρέπεται ή να αποτρέπεται η επιστροφή των συμμετεχόντων στην κύρια αίθουσα συσκέψεων κατά τη διάρκεια της συνεδρίας.

Εσωτερικές αίθουσες επιμέρους ομάδων

Η εμπειρία των συμμετεχόντων μέσα στις αίθουσες επιλογών στο Teams είναι παρόμοια με τη συμμετοχή στην κύρια συνάντηση των ομάδων^(Teams) . Οι συμμετέχοντες έχουν πρόσβαση σε όλους τους ελέγχους τακτικών συσκέψεων. Μπορούν να ενεργοποιήσουν και να απενεργοποιήσουν την κάμερα web, να κάνουν σίγαση και να καταργήσουν τη σίγαση, να μοιραστούν την οθόνη τους, να σηκώσουν το χέρι τους ή να ενεργοποιήσουν και να απενεργοποιήσουν τα πάνελ συνομιλίας και συμμετεχόντων. 

Επιστροφή στη συνάντηση των βασικών ομάδων

Εάν ο διοργανωτής της σύσκεψης το επιτρέπει (δείτε παραπάνω), οι συμμετέχοντες στις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων μπορούν να επιστρέψουν στην κύρια σύσκεψη όποτε θέλουν, κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιστροφή^(Return) . Προειδοποίηση: Η επιλογή του κουμπιού Αποχώρηση^{(Leave )} θα σας κάνει να βγείτε εντελώς από τη σύσκεψη.

Άλλες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης

Οι χρήστες του Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} είναι σίγουρα ευχαριστημένοι με την πρόσφατη προσθήκη αιθουσών επιλογών στην εμπειρία Teams , αλλά το Teams εξακολουθεί να μην διαθέτει ορισμένες δυνατότητες^{(Teams still lacks some features)} που προσφέρουν άλλες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης. Εάν δεν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε το Teams για διαδικτυακές συσκέψεις, μπορεί να σας ενδιαφέρει η σύγκριση τεσσάρων διαφορετικών εφαρμογών τηλεδιάσκεψης^{(four different video conferencing apps)} . Για περαιτέρω ανάγνωση, ανατρέξτε στα άρθρα μας σχετικά με το Google Meet έναντι του Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} και το Zoom εναντίον του Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Πώς να αλλάξετε το φόντο στο Microsoft Teams

• 4 τρόποι για να εκτελέσετε μια δημοσκόπηση του Microsoft Teams κατά τη διάρκεια των συσκέψεων

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τα Δωμάτια Breakout στο Microsoft Teams

• Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

• Πώς να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt στο Microsoft Excel

• 13 Συμβουλές και κόλπα για το OneNote για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας

• Πώς να εκτυπώσετε σε φάκελο στο Microsoft Word

• Πώς να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη μορφή MLA στο Microsoft Word

• OneDrive για το σχολείο ή την εργασία: 8 συμβουλές για αρχάριους

• Πώς να δημιουργήσετε μια ευχετήρια κάρτα με το MS Word

• Πώς να δημιουργήσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας ενός εγγράφου Word στο OneDrive

• Ποια είναι η πιο πρόσφατη έκδοση του Microsoft Office;

• Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε σχόλια στο Word

• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

• Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Word και Excel

• Οι 40 καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Excel

• Οδηγός βασικών στοιχείων του Microsoft Excel – Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel

• Διορθώστε το Microsoft Outlook αντιμετώπισε πρόβλημα σφάλματος

• Πώς να ομαδοποιήσετε φύλλα εργασίας στο Excel

• Πώς να φτιάξετε ένα φυλλάδιο στο Word